een retool-app vervangen die je bent ontgroeid. het vervangen van een uitgedijde retool-app gebeurt zodra het interne tool waar je opsteam continu in werkt geen tijd meer bespaart, maar juist tijd gaat kosten. het teken is niet de leeftijd van de app. het is de week die een engineer kwijt is aan het ontwarren van een kapotte query die niemand heeft gedocumenteerd, of de factuur per gebruiker die harder groeit dan het team dat de app gebruikt. vervangen betekent dat je de code, de authenticatie en het auditspoor zelf in eigendom hebt, in plaats van ze te huren.
het team had een retool-app. daar liepen hun interne operations op: terugbetalingen, accountwijzigingen, supportescalaties. maar de app deed ook drie dingen die hij aanvankelijk niet deed. hij ging kapot op manieren die maar één engineer begreep. hij rekende per gebruiker af, ook voor mensen die maar één scherm openden. en elke reparatie betekende het bewerken van een configuratie die niemand wilde beheren. de app faalde niet. het team groeide eroverheen.
#hoe weet ik of het tijd is om van retool af te stappen?
er is geen gebruikersaantal dat dit bepaalt. we letten op vier signalen. hoeveel engineeruren per week gaan in het draaiend houden van de app. hoeveel betaalde gebruikersplekken horen bij mensen die maar één scherm bekijken. hoeveel wijzigingen worden doorgevoerd zonder auditspoor dat iemand vertrouwt. en hoe lang een nieuwe opsmedewerker erover doet voordat hij een engineer niet meer nodig heeft om een wijziging voor hem te maken. als drie van deze vier de verkeerde kant op bewegen, is het tool de bottleneck, niet het team.
wanneer moet je een retool-app vervangen door een zelf beheerd intern tool?
vervang de app zodra het onderhoud meer engineeringtijd kost dan het bespaart, zodra de prijs per gebruiker harder groeit dan het team dat de app gebruikt, of zodra wijzigingen zonder auditspoor worden doorgevoerd. herbouw de één of twee workflows die de app zijn ontgroeid als een zelf beheerd tool met authenticatie, rollen en logboeken. laat de rest staan tot het pijn doet.
#hoe zag het vervangen er in de praktijk uit?
we deden dit voor een b2b-saas-productteam van ongeveer 40 mensen. hun retool-app was uitgegroeid tot tientallen queries en een rechtenstructuur die met de hand bij elkaar werd gehouden. we hebben niet alles in één keer herbouwd. we leverden een zelf beheerd intern opstool met drie dingen die er vanaf dag één in zaten, niet er later aan vastgeplakt. het opsteam werkte binnen twee weken na de overstap volledig op het nieuwe tool.
- inloggen, zodat toegang op één plek wordt verleend en ingetrokken (authenticatie)
- rolgebaseerde toegang, zodat een supportmedewerker en een beheerder verschillende schermen zien (rbac)
- een auditlog die vastlegt wie wat heeft veranderd, en wanneer
#waarom kregen engineers een dag per week terug?
de retool-app kostte het team ongeveer één engineerdag per week. die tijd ging op aan kapotte queries, handmatig afgehandelde toegangsverzoeken en wijzigingen die een engineer nodig hadden omdat het opsteam ze niet veilig zelf kon maken. het zelf beheerde tool verplaatste dat werk naar het opsteam. engineers kregen ongeveer een dag per week terug. we publiceren deze build-in-public-cijfers in het journal.
het onderwerp en de cijfers hier zijn geanonimiseerd conform de afspraak met de klant. de teruggewonnen dag per week en de adoptie binnen twee weken zijn de eigen gerapporteerde cijfers van de klant, geen prognoses.
#is dit niet gewoon een grotere versie van vendor lock-in?
we are
wij brengen de workflows in kaart die retool zijn ontgroeid en herbouwen ze als een intern tool dat jij bezit, met authenticatie, rollen en auditlogs als onderdeel van de build, en we leveren je de codebase vanaf dag één.
we aren't
wij zijn niet nog een abonnement per gebruiker dat je voor altijd huurt, en we zijn ook geen op-maat-herbouw van twee kwartalen die een werkende app inruilt voor een lege lei.
het verschil waar het team het meest om gaf, was eigenaarschap. het retool-abonnement dat ze verlieten, rekende per gebruiker af en hield de code op het platform van iemand anders. het tool dat wij bouwden werd geleverd als een repository die zij vanaf dag één bezitten. geen prijs per gebruiker. geen platform waar je uitgesloten van kunt raken. zo bouwt de divisie platforms interne opstools.
de week dat we stopten met het oude app lappen, kreeg ik mijn engineers terug. daar ging het om.
als je team een retool-app blijft lappen die niemand wil beheren, is de oplossing niet nog een patch. het is het zelf bezitten van het tool, de authenticatie en het auditspoor. we brengen via een kort consultancytraject in kaart welke workflows het verplaatsen waard zijn en welke je met rust laat, en bouwen dan alleen het deel dat de oude app is ontgroeid. vertel ons wat je aan het bouwen bent.