Behandeln Sie die PBC-Liste des Abschlussprüfers als Arbeitsablauf, nicht als Posteingang. KI kann die Liste nach Zuständigen aufteilen, Unterlagen finden, die Sie bereits haben, jede Antwort entwerfen und verfolgen, was überfällig ist. Eine Finanzleitung prüft jede Datei und jede Erläuterung vor dem Hochladen, sodass nichts beim Prüfer ankommt, was Ihr Team nicht kontrolliert hat.
#Das Wichtigste in Kürze
- Der meiste PBC-Ärger entsteht durch unklare Anfragen, verstreute Unterlagen und fehlende Zuständigkeit für einzelne Positionen, nicht durch die Länge der Liste.
- KI hilft dabei, jede Anfrage zu lesen, sie der richtigen Person und dem richtigen Ordner zuzuordnen und das Begleitschreiben zu entwerfen.
- Ein Mensch prüft jede Aufstellung, jede Stichprobe und jede Erläuterung vor dem Hochladen; der Prüfer verlässt sich auf das, was Sie senden.
- Eine gut gepflegte gemeinsame Übersicht und eine zentrale Ansprechperson für die Prüfung lösen vieles davon auch ohne KI.
- Messen Sie, wie viele Positionen auf erste Anfrage geliefert werden, wie viele der Prüfer zurückschickt und wie oft Sie bei unklaren Anfragen nachfragen mussten.
#Wie sieht die PBC-Phase für einen Controller aus?
Der Prüfer schickt eine Anforderungsliste, oft einige hundert Zeilen in Excel oder in seinem Portal: Anlagenzugänge, eine Stichprobe von Rechnungen, Bankbestätigungen, Verträge, Lohnberichte, Protokolle des Aufsichtsgremiums. Der Controller teilt sie von Hand auf, schreibt E-Mails an Kreditorenbuchhaltung, Lohnabrechnung, Treasury und Rechtsabteilung und führt eine Übersicht, die schon mittags veraltet ist.
Viele Positionen sind schwer verständlich. Eine lautet „Belege für Stichprobe 14“, eine andere verlangt eine Aufstellung, die unter einem anderen Namen existiert. Ein Branchenbericht von Suralink via Business Wire, August 2025 ergab, dass 82 % der Mandanten die Anfragen von Prüfungsgesellschaften als unklar oder zeitraubend empfanden und 62 % von fünf oder mehr Missverständnissen pro Prüfung berichteten.
#Welche Aufgaben der Prüfungsvorbereitung kann KI übernehmen?
- Jede Anfrage lesen und in einfachen Worten neu formulieren, mit der wahrscheinlichen Dokumentart und der zuständigen Person.
- Ihr gemeinsames Laufwerk, ERP-Exporte und das E-Mail-Archiv nach Unterlagen durchsuchen, die die Anfrage bereits beantworten, und sie der zuständigen Person zur Bestätigung auflisten.
- Für jede Position ein Begleitschreiben entwerfen, mit Angabe der Anlagen und des abgedeckten Zeitraums.
- Die Übersicht anhand von Uploads und Antworten aktuell halten und Zuständige an noch nicht begonnene Positionen erinnern.
- Anfragen markieren, die sich aus der Vorjahresliste wiederholen, damit das Team geprüfte Arbeit wiederverwendet, statt neu anzufangen.
Bei Menschen bleiben: die Einschätzung, was eine Position wirklich verlangt, jede Zahl in einer Aufstellung, die Erläuterungen des Managements und alles zu Schätzungen, Rückstellungen oder Streitfällen. Das sind Erklärungen gegenüber Ihrem Prüfer.
#Wie sieht ein praxistaugliches PBC-Vorgehen aus?
- Benennen Sie eine Ansprechperson für die Prüfung, die Liste und Übersicht verantwortet.
- Bitten Sie den Prüfer früh um die Liste und klären Sie vor Arbeitsbeginn, was jede unklare Position bedeutet.
- Geben Sie jeder Position eine namentlich benannte zuständige Person, nicht „Finanzen“.
- Halten Sie eine Ordnerstruktur, die der Nummerierung der Liste folgt, und legen Sie die Antworten des Vorjahres daneben ab.
- Senden Sie Positionen in vereinbarten Paketen statt einzeln.
- Werten Sie die Rückfragen des Prüfers anschließend aus und beheben Sie die Ursache der häufigsten vor dem nächsten Jahresabschluss.
Das ist gewöhnliche menschliche Aufsicht, derselbe Gedanke, den das NIST AI Risk Management Framework, Januar 2023 formuliert: Benennen Sie für jedes Ergebnis die verantwortliche Person und halten Sie fest, was sie freigegeben hat.
#Wann reichen eine Übersicht und eine Ansprechperson für die Prüfung?
Ist Ihre Liste kurz, kommt jedes Jahr derselbe Prüfer und führt ein erfahrener Controller den Prozess, dann genügen eine gemeinsame Übersicht in Excel oder SharePoint und eine klare zuständige Person pro Position. Auch das Portal des Prüfers übernimmt womöglich die Nachverfolgung. KI lohnt sich, wenn die Liste lang ist, sich über mehrere Gesellschaften erstreckt, auf Arabisch und Englisch vorliegt oder wenn jedes Jahr dieselben Fragen zurückkommen, weil nichts wiederverwendet wird.
#Wie setzt Stennir die Prüfungsvorbereitung mit KI um?
Das Audit der KI-Beratung von Stennir betrachtet Ihren Jahresabschluss zusammen mit dem Monatsabschluss und priorisiert, wo KI am meisten Arbeit spart. Fällt die Wahl auf die Prüfungsvorbereitung, baut die KI-Umsetzung den Arbeitsablauf über Ihrem gemeinsamen Laufwerk, Ihren ERP-Exporten und der Liste des Prüfers, gehostet dort, wo Ihre Regeln es verlangen. Eine Finanzleitung gibt jeden Upload frei, und jede Aktion wird protokolliert.
Das KI-Training im Rahmen des KI-Operator-Programm schult anschließend die Zuständigen in Kreditorenbuchhaltung, Lohnabrechnung und Treasury darin, den Ablauf für ihre eigenen Positionen zu nutzen.
We are
Stennir baut den PBC-Ablauf in Ihren eigenen Dateien und Werkzeugen, wobei eine Finanzleitung alles freigibt, was an den Prüfer geht.
We aren't
Stennir ist keine Prüfungsgesellschaft, erteilt kein Prüfungsurteil und sendet nichts eigenständig an Ihren Prüfer.
#Was sollte ein Controller als Nächstes tun?
Nehmen Sie die PBC-Liste des Vorjahres und markieren Sie, welche Positionen Sie mit einem bereits vorhandenen Dokument beantwortet haben. Dieser Anteil ist das, was KI für Sie finden kann. Mehr dazu unter KI für Finanzen und in Praxisbeispiel: Vertragsprüfung mit vollständigem Prüfpfad. Dann machen Sie die kostenlose Bereitschaftsprüfung oder buchen Sie ein 30-minütiges Gespräch.
#Häufige Fragen
Akzeptiert unser Prüfer Unterlagen, die mit Hilfe von KI gefunden wurden?
Der Prüfer beurteilt die Unterlagen, nicht den Weg, auf dem Sie sie gefunden haben. Die KI findet und ordnet nur Dateien, die Sie bereits haben, und eine Person in Ihrem Team prüft jede vor dem Hochladen. Es lohnt sich trotzdem, Ihrem Prüfungspartner zu erklären, wie der Ablauf funktioniert, damit sein Team weiß, wen es fragen kann.
Kann die KI Prüfungsaufstellungen vorbereiten?
Sie kann aus Ihren ERP-Exporten eine Aufstellung entwerfen, etwa einen Anlagenspiegel, und zeigen, woher jede Zahl stammt. Ein Mensch gleicht jede Zahl mit dem Hauptbuch ab und zeichnet sie ab. Die KI schätzt keine Rückstellungen, trifft keine Ermessensentscheidungen und erfindet keine Zahlen, damit eine Aufstellung aufgeht.
Was brauchen Sie von uns für den Start?
Die PBC-Liste des Vorjahres mit Ihren Antworten, Zugriff auf die Ordner mit den Prüfungsunterlagen, einige ERP-Exporte und den Namen der Ansprechperson für die Prüfung. Die Zuständigen in den einzelnen Teams erklären, wo ihre Unterlagen üblicherweise liegen. Daran richtet sich aus, wo die Suche zuerst ansetzt.
Wo bleiben unsere Prüfungsunterlagen?
In Ihrem eigenen Laufwerk und Ihren eigenen Konten, in der Hosting-Region, die Ihre Regeln vorschreiben. Stennir kopiert keine Verträge, Lohndaten oder Gremienprotokolle in eigene Systeme. Der Zugriff ist auf die freigegebenen Ordner beschränkt, jede Aktion wird protokolliert, und Konten, Daten und Ausschalter bleiben bei Ihnen.
