学校グループは、入学業務と保護者対応にAIをどう使うか

学校グループがAIを使うのは、主に入学事務と保護者からの問い合わせ窓口です。入学の問い合わせに答え、出願書類がそろっているかを確認し、WhatsAppで届く保護者のメッセージにアラビア語と英語で返信し、時間割や出欠のお知らせを下書きします。慎重な扱いが必要なものは名前のある教職員が承認し、教員も同じツールのトレーニングを受けます。

要点

• 最初の業務フローとして最適なのは、入学業務、保護者対応、お知らせといった事務作業です。
• 保護者のメッセージはアラビア語と英語で、しばしば混在して届くため、AIは両方に対応する必要があります。
• 書類の確認では不足しているものを示しますが、各出願の判断は引き続き人が行います。
• 児童生徒の安全、苦情、特別な支援などの慎重な扱いが必要な話題は、そのまま教職員に回します。
• 同じツールで教職員をトレーニングすることで、導入後に利用が止まるのを防げます。

#学校グループは、入学業務でAIをどう使っていますか

入学担当のチームは、毎学期同じ質問に答えています。定員、入学要件、必要書類、見学についてです。AIは、御社自身の入学方針をもとに返信を下書きし、見学を予約し、成績表、パスポート、予防接種記録などの不足がないか各出願を確認できます。書類を確認して判断するのは入学担当者で、AIは準備をするだけです。

複数の学校を持つグループでは、すべての返信が同じ承認済みの情報源に基づくため、キャンパス間で回答の一貫性も保てます。

#WhatsAppで保護者のメッセージに対応するAIエージェントはありますか

あります。ただし、慎重に構築すべきものです。保護者はアラビア語、英語、あるいは一つのメッセージの中で両方を使って書き、同じ言葉での返信を期待します。アシスタントは、学期の日程、制服、送迎、欠席連絡といった定型の質問に答え、慎重な扱いが必要なものは、保護者に同じ説明を繰り返させることなく教職員に引き継ぎます。

すべての返信が記録されるため、学校は何を伝えたかを正確に確認できます。LLMアプリケーション向けOWASPトップ10は、LLMアプリケーションの第一のリスクとしてプロンプトインジェクションを挙げています。そのため、アシスタントは学校が承認した内容からのみ答え、言葉巧みに記録を変更させられることがないようにしています。

#AIは、どんなお知らせや教職員の作業に役立ちますか

• 時間割の変更や出欠のお知らせを下書きし、教職員が承認して送信します。
• 教員のメモから、両言語の週刊の保護者向けニュースレターを組み立てます。
• 保護者からの意見をテーマ別にまとめ、経営陣向けに要約します。
• 評価基準がある場合の採点支援です。評価基準に基づく採点の実例をご覧ください。

どれも、最終的な文面は教員か事務職員が承認します。授業での活用については教育向けのAIをご覧ください。

なぜ学校にとって教職員のトレーニングが重要なのですか

ツールは、教職員が使って初めて役に立つからです。多くの教員はすでに自分でAIを使っています。Microsoft・LinkedIn Work Trend Index(2024年5月)では、AI利用者の78%が自分で用意したツールを職場に持ち込んでいました。入学担当、受付、教員向けの役割別の短いセッションで、児童生徒のデータに関する明確なルールを定め、それぞれのグループにツールがどこで役立つかを示します。

学校グループのオペレーション責任者は次に何をすればよいですか

AIコンサルティングの診断では、グループ内の学校全体から業務フローを五つ選び、それぞれにコストと回収の根拠を付けて優先順位を付け、範囲とホスティングのリージョンを明記した構築案を一つ推奨します。Stennirと一緒に構築するかどうかにかかわらず、報告書は御社のものです。無料の準備度診断を受けるか、30分の通話を予約してください。

よくある質問