はい。AIは、ヒアリングの通話メモ、買い手からのメール、承認済みの提案書コンテンツをもとに、顧客の課題を顧客自身の言葉で言い直し、それに御社の提供内容を対応させた最初の下書きを作れます。営業担当者が下書きを編集し、商談条件は名前のある担当者が承認します。AIが範囲や条件を作り出すことはありません。
要点
- 提案書で時間がかかるのはテンプレートではなく、買い手の状況を言い直し、それに提供内容を合わせる部分です。
- よい下書きは二つの出典だけから作られます。買い手が言ったことと、会社がすでに承認したコンテンツです。
- 商談条件、値引き、法務上の文言は人に残し、名前のある担当者が記入または承認します。
- 下書きのすべての記述は、通話メモ、メール、承認済みのコンテンツブロックのいずれかにさかのぼれるべきです。
- 営業担当者がどれだけ書き直しているか、誰も承認していない記述を含んだ提案書がどれだけ送られているかを測ってください。
なぜ提案書の作成にこれほど時間がかかるのですか
アカウントエグゼクティブは手応えのあるヒアリングを終え、金曜日までに提案書を送ると約束し、似た顧客向けに作った前四半期のWordファイルを開きます。その後の数時間は、検索と置換、課題の記述の書き直し、買い手が尋ねた連携についての最新の事例探し、プリセールスエンジニアとの範囲の確認に消えていきます。
その結果、前の顧客向けのように読める提案書になることがよくあります。買い手はそれに気づきます。B2Bの買い手を対象としたGartner(2025年6月)の調査では、73%が的外れな働きかけをしてくるサプライヤーを積極的に避けており、69%がサプライヤーのウェブサイトと営業担当者の説明の間に食い違いがあったと答えました。
#AIは何を下書きでき、人は何を決めなければなりませんか
AIは組み立てが得意です。通話メモとメールを読み、買い手の目標、制約、名前の挙がった関係者を抜き出し、状況の項目を買い手の言葉で書けます。さらに、範囲の説明、進め方、セキュリティに関する回答など、御社のコンテンツライブラリから承認済みのブロックを選び、買い手が尋ねたことに合わせられます。
人が持ち続けるものは三つです。何をどの順番で提案するかは営業担当者が決めます。商談条件は、営業マネージャーや案件審査の担当など、名前のある担当者が記入または承認します。標準外の条項は法務やセキュリティが確認します。AIはこれらの項目を推測で埋めず、人が対応すべき箇所として印をつけたままにします。
下書きが事実を作り出さないようにするには、どうすればよいですか
コンテンツを取ってこられる範囲を限定します。下書きに使えるのは、買い手自身の言葉と、会社が承認したブロックだけです。すべての文が出典にリンクしているため、営業担当者はワンクリックで確認できます。AIが出典を示せないものは、埋めずに印をつけます。
これはモデル提供元自身の助言に沿ったものです。Anthropic(2024年12月)は、うまくいく最もシンプルな方法から始めることを勧めています。自由に動くエージェントではなく、決まった手順の連なりです。提案書であれば、メモを読む、承認済みのブロックを選ぶ、下書きする、不足に印をつける、営業担当者に渡す、という流れです。
チームのための提案書の運用手順
- 受注した直近10件の提案書を集め、ほぼそのまま再利用されていた項目に印をつけます。それが承認済みのブロックになります。
- どの通話でも目標、制約、関係者、意思決定の流れを記録できるよう、短いヒアリングメモのテンプレートを書きます。
- 提案書に載せる前に承認が必要な記述の一覧を用意します。連携、認証、提供に関する約束です。
- 商談条件は名前のある一人の担当者が記入または承認し、決して下書きさせないというルールを決めます。
- 提案書を出すたびに、営業担当者が書き直さなければならなかった点を記録し、ブロックに反映させます。
テンプレートや提案書ツールで十分なのはどんなときですか
提案書が短く、提供内容がめったに変わらないなら、WordやGoogle ドキュメントのよいテンプレートと、課題の記述を整えるためのChatGPTのチームプランで十分かもしれません。コンテンツライブラリを備えた提案書ソフトウェアは、多くの人が提案書を書き、ライブラリがよく整備されている場合に役立ちます。
独自の業務フローに価値があるのは、提案書が長く、範囲が顧客ごとに異なり、メモやメールがCRMと複数の受信箱に散らばり、買い手がアラビア語と英語で書いてくる場合です。正式な質問票については、回答ライブラリを使ったRFPへの回答についての別の記事をご覧ください。
#Stennirはどこで役に立ちますか
StennirはAIコンサルティングの診断から始め、提案書の下書きを御社の他の営業の業務フローと比べて順位づけします。それぞれにコスト、回収の見通し、ホスティング地域を示します。報告書は、Stennirと構築するかどうかにかかわらず御社のものです。提案書が最上位になれば、AI導入で御社のCRMと文書ツールに下書きの工程を組み込みます。営業担当者が編集し、名前のある担当者が条件を承認し、すべての操作が記録されます。お支払いは完成した成果物に対してです。
We are
Stennirは、ヒアリングのメモと承認済みのコンテンツから提案書の下書きを作り、範囲の判断と商談条件は御社の担当者に委ねます。
We aren't
Stennirは提案書ソフトウェアのベンダーではなく、その下書きが御社の商談条件を決めたり変えたりすることはありません。
営業の責任者は次に何をすればよいですか
次の3件の提案書について、通話から送付までの時間を測り、一から書き直した項目に印をつけてください。下書きがどこで役立つかが分かります。営業向けのAIをご覧のうえ、無料の準備度診断を受けるか、30分の通話を予約してください。
よくある質問
始めるにあたって、こちらから何が必要ですか。
Stennirに必要なのは、受注と失注の両方を含む最近の提案書一式、ヒアリングメモのテンプレートがあればそれ、チームが承認済みとして扱っているコンテンツ、そして提案書の品質に責任を持つ営業の責任者です。現在、誰が商談条件を承認しているかも教えてください。その工程はそのままの場所に残るからです。
AIが提案書に金額や値引きを入れることはありますか。
いいえ。商談条件の項目は、名前のある担当者が記入または承認するよう印をつけたまま残します。下書きが扱うのは、買い手の状況、御社の範囲と進め方、承認済みの補足コンテンツです。商談条件に関する文言はすべて既存の承認ルールに従い、すべての変更が記録されます。
アラビア語で提案書を書けますか。
はい。Stennirはアラビア語と英語に完全に対応しています。下書きはヒアリングの通話や買い手のメールの言語に合わせられ、承認済みのコンテンツブロックを両方の言語で用意しておけば、アラビア語版は提案書ごとに改めて翻訳するのではなく、一度確認するだけで済みます。
どんな問題が起こり得ますか。
提供内容を誇張した下書き、誤った範囲のブロックの引用、買い手の制約の読み違えといったリスクがあります。そのため、コンテンツは承認済みのブロックと買い手の言葉だけから取り、すべての文を出典にリンクさせ、何かを送る前に営業担当者が編集します。
