Dit artikel. Een illustratief uitgewerkt voorbeeld, geen klantresultaat. De professionele dienstverlener met meerdere entiteiten en zijn cijfers zijn aannames. Een ai-assistent matcht bank-naar-grootboekregels, een persoon beoordeelt de uitzonderingen en niets wordt geboekt zonder goedkeuring.
Stel je ter illustratie een financial controller voor bij een dienstverlener met meerdere entiteiten. Twee mensen draaien de afsluiting. Elke maand gaan de eerste werkdagen op aan het afstemmen van bankafschriften met het grootboek, entiteit voor entiteit, voordat iemand naar een afwijking kan kijken. Het grootste deel van die tijd is regels met de hand matchen. Dit is een aangenomen team, geen echt.
Het ontwerp is een reconciliatie-assistent die de bank-naar-grootboekregels waar hij zeker van is automatisch matcht en de rest aan een mens voorlegt. Niets wordt geboekt zonder goedkeuring en het volledige audittrail blijft bewaard. Dit artikel laat zien wat er zou veranderen voor het financeteam. Het patroon sluit aan op de reconciliatie-use case op /ai-for/finance en op workflowautomatisering onder AI implementation.
#Wat zou er veranderen voor het afsluitteam van twee mensen?
Het handmatige afstemmen verdwijnt. Niemand scrolt meer door twee afschriften naast elkaar op zoek naar de regel die niet klopt. De assistent leest de bankfeed en het grootboek van elke entiteit, matcht wat hij kan en geeft een korte lijst uitzonderingen terug. De twee mensen die vroeger het grootste deel van de afsluiting aan matchen besteedden, beoordelen nu de uitzonderingen en lezen de afwijkingen. Hoeveel tijd dat vrijmaakt is het getal om op je eigen afsluiting te meten.
Hoe werkt AI voor de maandafsluiting in de praktijk?
Een ai-assistent leest de bankfeed en het grootboek van elke entiteit, matcht automatisch de regels waar hij zeker van is en legt de rest voor aan een persoon ter beoordeling. Niets wordt geboekt zonder menselijke goedkeuring en een volledig audittrail blijft bewaard. Het team besteedt de vrijgekomen tijd aan afwijkingsanalyse, niet aan afstemmen.
#Geeft een mens nog steeds akkoord voordat er iets wordt geboekt?
Ja. Elke boeking wordt door een persoon goedgekeurd. De assistent matcht en stelt voor. Hij boekt niet zelf. De regels die hij niet met zekerheid kan matchen zijn de regels waar een mens eerst naar kijkt, want daar zit het echte oordeel. Het audittrail legt vast wat automatisch is gematcht, wat een persoon heeft gewijzigd en wie heeft goedgekeurd. Een auditor kan elke regel terugvoeren naar de bron.
- De assistent matcht automatisch de bank-naar-grootboekregels waar hij zeker van is, per entiteit
- De overige regels worden als uitzondering gemarkeerd voor beoordeling door een persoon
- Niets wordt geboekt zonder menselijke goedkeuring; het volledige audittrail blijft bewaard
- De afsluitduur, vooraf en achteraf gemeten, is het getal om te volgen
- De vrijgekomen tijd gaat naar afwijkingsanalyse
We are
We ontwerpen voor een meetbaar resultaat, afsluitdagen, waarbij een persoon elke boeking goedkeurt en een volledig audittrail bewaard blijft.
We aren't
We verkopen geen autonome afsluitbot die journaalposten zelf boekt en je controller vraagt hem te vertrouwen.
#Waarom een uitgewerkt voorbeeld, en waarom afsluitdagen als maatstaf?
We hebben geen klantresultaat over de afsluiting om te publiceren en gaan er geen verzinnen. Het team en de cijfers hier zijn aannames, zodat je de logica kunt testen op je eigen afsluiting. De meeste finance-artikelen gaan over betaaltijd, zoals het factuurverwerkingspatroon in het journal. Afsluitdagen zijn een andere maatstaf voor ander werk: een controller wiens afsluiting de eerste week van de maand opeet, wil de afsluitdagen zien bewegen.
Als je een afsluiting draait en de eerste week van elke maand verdwijnt in afstemmen, is dit de vorm van probleem waar dit bij past. We laten je liever een eerlijk uitgewerkt voorbeeld zien dan een pitch. vertel ons wat je bouwt en we vertellen je of afsluitdagen de juiste maatstaf zijn om als eerste te bewegen.
