AI do odpowiedzi na rfp. AI do odpowiedzi na rfp to proces typu szkic-i-przegląd, który tworzy pierwszą wersję oferty na podstawie twojej istniejącej biblioteki odpowiedzi. System czyta ankietę kupującego, dopasowuje do każdego pytania twoją najlepszą wcześniejszą odpowiedź, dostosowuje ją do tej konkretnej transakcji i przekazuje osobie prowadzącej ofertę pełny szkic w twoim stylu. Ta osoba edytuje i podpisuje. Nic nie trafia do kupującego automatycznie.
Twój bid lead dostaje w piątek rfp ze 180 pytaniami o bezpieczeństwo i usługi, termin mija w środę. Odpowiedzi w większości istnieją. Są rozsiane po zwycięskiej ofercie z ubiegłego kwartału, pliku PDF soc 2 i trzech transakcjach w CRM. Ponowne ich znalezienie, wklejenie i dostosowanie tonu każdej do tego kupującego to część, która pożera dni, których nie miałeś.
#Co właściwie robi proces rfp typu szkic-i-przegląd?
Zajmuje się składaniem, nie zatwierdzaniem. Gdy przychodzi rfp, proces analizuje każde pytanie, wyszukuje najbliższe dopasowanie z twojej biblioteki odpowiedzi, przepisuje je pod branżę i wielkość transakcji tego kupującego i wypełnia cały dokument odpowiedzi od początku do końca. Osoba prowadząca ofertę otwiera gotowy szkic zamiast pustego szablonu ze 180 pustymi polami. Poprawia dwie odpowiedzi, które są błędne, doprecyzowuje streszczenie dla kierownictwa i wysyła dokument pod własnym nazwiskiem.
Czym AI do odpowiedzi na rfp różni się od narzędzia, które po prostu przeszukuje twoją bibliotekę odpowiedzi?
Narzędzie wyszukujące znajduje wcześniejszą odpowiedź i czeka, aż człowiek wklei ją i przepisze, pytanie po pytaniu. Proces typu szkic-i-przegląd najpierw składa całą odpowiedź, dostosowaną do tego kupującego, a potem przekazuje ją osobie prowadzącej ofertę do edycji i podpisu. Godziny pisania szkiców znikają z obciążenia twojego zespołu. Zatwierdzenie przez człowieka pozostaje.
Ten podział to cały zamysł. Odpowiedź w rfp, która zawyża certyfikat albo podaje złe SLA, to błąd, który wyłapie dział zakupów kupującego, i kosztuje cię transakcję. Dlatego proces tworzy szkic, a człowiek decyduje. Etap przeglądu nie jest obciążeniem, które trzeba znosić. To on nie dopuszcza błędnej liczby do podpisanej oferty.
#Na co ucieka czas przy długim rfp?
Dla ilustracji załóżmy firmę usługową B2B, nie klienta, w której rfp na 200 pytań zajmuje trzy dni robocze dwóm osobom. Pipeline piszący szkice na podstawie wygranych ofert, dokumentacji bezpieczeństwa i jednostronicowych kart produktów przenosi większość tego czasu pisania do etapu przeglądu. Oszczędność pojawia się przy długich ofertach technicznych, nie przy krótkich.
Krótkie rfp rzadko są problemem. 20-pytaniowy kwestionariusz wstępny to już godzina. Hamulcem jest 200-wierszowa oferta dotycząca bezpieczeństwa i wdrożenia, w której odpowiedź siedzi w propozycji z 2024 roku i trzeba ją przerobić tonem pod kupującego z branży ochrony zdrowia. Przygotuj ten pierwszy szkic, a zespół może przestać wybierać, które oferty pominąć, i odpowiadać na więcej z nich tymi samymi ludźmi.
Wzorzec, którego warto szukać we własnym zespole: duże kwestionariusze są odrzucane, bo nikt nie ma jak ich obsadzić. Gotowy szkic zmienia tę decyzję.
#Czy nie robią tego już loopio i responsive?
We are
Budujemy proces, który składa pełną odpowiedź z twojej własnej biblioteki odpowiedzi, dostosowaną do tego kupującego, dzięki czemu osoba prowadząca ofertę otwiera gotowy szkic i go edytuje.
We aren't
Nie dostarczamy kolejnej przeszukiwalnej biblioteki odpowiedzi, która znajduje właściwą wcześniejszą odpowiedź, a i tak zostawia człowiekowi złożenie, przestylizowanie i ręczne wklejenie wszystkich 200 odpowiedzi.
Loopio i responsive, dawniej rfpio, przechowują przeszukiwalną bibliotekę odpowiedzi i to realna wartość. Ale nadal potrzebują człowieka, który złoży każdą odpowiedź, dostosuje ją do kupującego i dopasuje ton pytanie po pytaniu. Godziny pisania szkiców zostają w twoim zespole. Proces, który budujemy, usuwa ten etap składania. Nie usuwa człowieka, który podpisuje.
#Kto jest właścicielem procesu rfp po jego zbudowaniu?
- Kod należy do ciebie. Nasza praca w ramach wdrożenia AI przekazuje pipeline i repozytorium, a nie narzędzie, które wynajmujesz w nieskończoność.
- szkolenie w ramach współpracy, dzięki któremu twój zespół ds. Ofert samodzielnie go obsługuje, dostraja ton i dodaje nowe odpowiedzi po każdej wygranej, bez konieczności dzwonienia do nas ponownie.
- System działa za twoją osobą prowadzącą ofertę, więc gdy zmieni się certyfikat albo SLA, człowiek aktualizuje źródłową odpowiedź, a każdy przyszły szkic ją uwzględni.
Przekazanie ma znaczenie, bo twoja biblioteka odpowiedzi to żywy zbiór. Każda wygrana oferta dodaje lepszą odpowiedź, a proces uczy się na wersjach, które twój zespół faktycznie wysyła. To ten sam kształt szkic-i-przegląd, który stoi za naszymi wdrożeniami dla sprzedaży i wsparcia, gdzie model tworzy szkic w stylu przedstawiciela, a człowiek pilnuje uczciwości liczb. Nic nie trafia do kupującego nieprzeczytane.
Jeśli twój zespół odrzuca oferty, bo nie ma ludzi do obsługi ankiet, a zatrudnienie kolejnego autora ofert to jedyna opcja, jaka ci została, powinniśmy to rozpisać, zanim opublikujesz ogłoszenie o pracę. umów 30-minutową rozmowę wstępną. Przyjrzymy się twojej bibliotece odpowiedzi, ostatnim trzem rfp i temu, czy proces szkic-i-przegląd to właściwe rozwiązanie, zanim ktokolwiek napisze linijkę kodu.
