Traktuj listę PBC od audytora jak przebieg pracy, a nie jak skrzynkę odbiorczą. AI może podzielić listę według właścicieli, znaleźć dokumenty, które już macie, przygotować szkic każdej odpowiedzi i pilnować, co jest opóźnione. Lider finansów sprawdza każdy plik i każde wyjaśnienie przed przesłaniem, więc do audytora nie trafia nic, czego zespół nie zweryfikował.
#Najważniejsze wnioski
- Większość problemów z PBC wynika z niejasnych próśb, rozproszonych dokumentów i braku właściciela przy każdej pozycji, a nie z długości listy.
- AI przydaje się do czytania każdej prośby, przypisania jej właściwemu właścicielowi i folderowi oraz przygotowania notatki przewodniej.
- Człowiek sprawdza każde zestawienie, próbkę i wyjaśnienie przed przesłaniem; audytor opiera się na tym, co mu wysyłacie.
- Dobrze prowadzony wspólny tracker i jeden koordynator audytu rozwiązują dużą część problemu bez żadnej AI.
- Mierz pozycje dostarczone przy pierwszej prośbie, pozycje odesłane przez audytora i pytania, które trzeba było zadać o niejasne prośby.
#Jak wygląda sezon PBC z perspektywy kontrolera finansowego?
Audytor przysyła listę próśb, często kilkaset wierszy w Excelu lub w swoim portalu: zwiększenia środków trwałych, próbka faktur, potwierdzenia sald bankowych, umowy, raporty płacowe, protokoły zarządu. Kontroler dzieli ją ręcznie, wysyła maile do właścicieli w zobowiązaniach, płacach, skarbie i dziale prawnym i prowadzi tracker, który w porze lunchu jest już nieaktualny.
Wiele pozycji jest trudnych do odczytania. Jedna brzmi „dokumentacja do próbki 14”, inna dotyczy zestawienia, które istnieje pod inną nazwą. Raport branżowy Suralink za Business Wire, sierpień 2025 wykazał, że 82% klientów uznało prośby firm audytorskich za niejasne lub czasochłonne, a 62% zgłosiło pięć lub więcej nieporozumień na jedno zlecenie.
#Które zadania w przygotowaniu do audytu może przejąć AI?
- Przeczytać każdą prośbę i zapisać ją prostymi słowami, z prawdopodobnym typem dokumentu i właścicielem.
- Przeszukać wspólny dysk, eksporty z ERP i archiwum poczty pod kątem dokumentów, które już odpowiadają na prośbę, i przedstawić ich listę właścicielowi do potwierdzenia.
- Przygotować notatkę przewodnią do każdej pozycji, w tym co jest załączone i jakiego okresu dotyczy.
- Aktualizować tracker na podstawie przesłanych plików i odpowiedzi oraz przypominać właścicielom o pozycjach, których jeszcze nie zaczęli.
- Oznaczać prośby powtarzające się z ubiegłorocznej listy, żeby zespół korzystał ze sprawdzonej pracy zamiast zaczynać od zera.
W rękach ludzi zostaje: ocena, o co naprawdę chodzi w danej pozycji, każda liczba w zestawieniu, wyjaśnienia kierownictwa i wszystko, co dotyczy szacunków, rezerw lub sporów. To są oświadczenia składane audytorowi.
#Jak wygląda praktyczny plan działania na PBC?
- Wyznacz jednego koordynatora audytu, który odpowiada za listę i tracker.
- Poproś audytora o listę wcześnie i uzgodnij znaczenie każdej niejasnej pozycji, zanim zacznie się praca.
- Przypisz każdej pozycji jednego właściciela z imienia i nazwiska, a nie „finanse”.
- Utrzymuj strukturę folderów zgodną z numeracją listy i przechowuj obok ubiegłoroczne odpowiedzi.
- Wysyłaj pozycje w uzgodnionych partiach, a nie pojedynczo.
- Po audycie przejrzyj pytania uzupełniające audytora i usuń źródło najczęstszych z nich przed kolejnym zamknięciem roku.
To zwykły nadzór człowieka, ta sama idea, którą opisują ramy zarządzania ryzykiem AI NIST, styczeń 2023: wskaż osobę odpowiedzialną za każdy wynik i prowadź zapis tego, co zatwierdziła.
#Kiedy wystarczy tracker i koordynator audytu?
Jeśli lista jest krótka, co roku przychodzi ten sam audytor, a całość prowadzi jeden doświadczony kontroler, wystarczą wspólny tracker w Excelu lub SharePoincie i jasny właściciel każdej pozycji. Śledzenie może też zapewniać portal samego audytora. AI zaczyna się opłacać, gdy lista jest długa, obejmuje kilka spółek, jest po arabsku i angielsku albo gdy co roku wracają te same pytania, bo nic nie jest wykorzystywane ponownie.
#Jak Stennir prowadzi przygotowanie do audytu z AI?
Audyt w ramach doradztwa AI Stennir analizuje wasze zamknięcie roku obok zamknięcia miesiąca i wskazuje, gdzie AI oszczędza najwięcej pracy. Jeśli wybór pada na przygotowanie do audytu, wdrożenia AI budują przebieg pracy na waszym wspólnym dysku, eksportach z ERP i liście audytora, hostowany tam, gdzie wymagają wasze zasady. Lider finansów zatwierdza każde przesłanie, a każde działanie trafia do dziennika.
Szkolenia z AI w ramach Programu operatora AI uczą następnie właścicieli w zobowiązaniach, płacach i skarbie korzystać z tego przy własnych pozycjach.
We are
Stennir buduje przebieg pracy PBC w waszych własnych plikach i narzędziach, a lider finansów zatwierdza wszystko, co trafia do audytora.
We aren't
Stennir nie jest firmą audytorską, nie wydaje opinii z badania i niczego nie wysyła do waszego audytora samodzielnie.
#Co powinien teraz zrobić kontroler finansowy?
Weź ubiegłoroczną listę PBC i zaznacz pozycje, na które odpowiedziałeś dokumentem, który już mieliście. Ten odsetek to część, którą AI może dla was znaleźć. Więcej przeczytasz na stronie AI dla finansów i w tekście przykład z praktyki: przegląd umów z pełną ścieżką audytu, a potem wypełnij bezpłatną ocenę gotowości albo umów 30-minutową rozmowę.
#Najczęstsze pytania
Czy audytor zaakceptuje dokumenty, które pomogła znaleźć AI?
Audytor ocenia dokumenty, a nie sposób, w jaki je znaleźliście. AI tylko lokalizuje i porządkuje pliki, które już macie, a osoba z zespołu sprawdza każdy z nich przed przesłaniem. Mimo to warto powiedzieć partnerowi audytu, jak działa przebieg pracy, żeby jego zespół wiedział, kogo pytać.
Czy AI może przygotowywać zestawienia do audytu?
Może przygotować szkic zestawienia z eksportów ERP, na przykład tabelę ruchu środków trwałych, i pokazać, skąd pochodzi każda kwota. Człowiek sprawdza każdą liczbę z księgą i ją zatwierdza. AI nie szacuje rezerw, nie dokonuje ocen ani nie wymyśla kwot, żeby zestawienie się bilansowało.
Czego potrzebujecie od nas na start?
Ubiegłorocznej listy PBC z waszymi odpowiedziami, dostępu do folderów z dokumentacją audytową, kilku eksportów z ERP i nazwiska koordynatora audytu. Właściciele w poszczególnych zespołach wyjaśniają, gdzie zwykle są ich dokumenty, co decyduje o tym, gdzie wyszukiwanie zaczyna się najpierw.
Gdzie zostają nasze dokumenty audytowe?
Na waszym własnym dysku i kontach, w regionie hostingu, którego wymagają wasze zasady. Stennir nie kopiuje umów, list płac ani protokołów zarządu do własnych systemów. Dostęp jest ograniczony do folderów, które udostępnicie, każde działanie trafia do dziennika, a konta, dane i wyłącznik zostają u was.
