Daj biznesowi jedno wejście dla próśb do działu prawnego, a potem pozwól AI wykonać część biurową: przeczytać każdą prośbę, poprosić o brakujące dokumenty, sklasyfikować ją według rodzaju i ryzyka, skierować do właściwej osoby i wysyłać aktualizacje statusu z rejestru spraw. Prawnicy zachowują każdą poradę i każde zatwierdzenie.
#Najważniejsze wnioski
- Większość problemów z przyjmowaniem spraw ma charakter biurowy: brak kontekstu, niewłaściwa osoba, brak statusu. Ta część dobrze nadaje się dla AI.
- Zanim dodasz AI, zacznij od jednego wejścia i krótkiego formularza; rozproszone kanały pokonają każde narzędzie.
- AI powinno klasyfikować, prosić o brakujące informacje i przygotowywać szkice aktualizacji statusu, nigdy nie udzielać osobie zgłaszającej porad prawnych.
- Mierz, ile próśb przychodzi kompletnych, ile jest przekierowywanych i jak często ludzie dopytują dział prawny o status.
- Małemu zespołowi przy niewielkim wolumenie wystarczy wspólna skrzynka z formularzem i rejestrem.
#Jak wygląda przyjmowanie spraw w wewnętrznym dziale prawnym?
Prośby przychodzą e-mailem, na czacie w Teams, przez WhatsApp, w rozmowie na korytarzu i jako przekazany wątek bez załącznika. „Możesz rzucić okiem na tę umowę” okazuje się oznaczać odnowienie, nowego dostawcę, pytanie o udostępnianie danych i termin, który minął wczoraj. Prawnik w pierwszej odpowiedzi prosi o podpisaną wersję, nazwę drugiej strony, przedział wartości i osobę odpowiedzialną za transakcję.
Potem biznes znowu pyta, na jakim etapie jest sprawa. Nikt nie potrafi odpowiedzieć bez otwierania pięciu wątków. Praca, która wymaga prawnika, czeka za pracą polegającą na ustaleniu, czego właściwie dotyczy prośba.
#Dlaczego zespoły biznesowe omijają dział prawny?
Gdy kolejka jest powolna i nieprzejrzysta, ludzie szukają skrótów: podpisują dokumenty drugiej strony albo wklejają umowę do publicznego chatbota. 78% użytkowników AI w pracy korzysta z własnych narzędzi AI zamiast firmowych (Work Trend Index Microsoftu i LinkedIna, maj 2024). Jasne wejście z widocznym statusem jest też mechanizmem ochrony poufności, bo usuwa powód, by omijać dział prawny.
#Jak zorganizować jedno wejście do działu prawnego, zanim pojawi się AI?
- Wybierz jeden kanał: formularz, skrzynkę lub aplikację w Teams. Wszystko inne jest tam przekierowywane.
- Określ rodzaje próśb: NDA, nowa umowa, odnowienie, spór, sprawy pracownicze, ochrona danych, kwestie regulacyjne, inne.
- Spisz minimum informacji dla każdego rodzaju: druga strona, dokument, przedział wartości, termin, osoba odpowiedzialna po stronie biznesu.
- Uzgodnij kierowanie spraw: które rodzaje obsługuje specjalista ds. Umów, które trafiają do prawnika, a które do kancelarii zewnętrznej.
- Prowadź jeden rejestr spraw z właścicielem i statusem dla każdej prośby, nawet jeśli to arkusz kalkulacyjny.
#Co AI powinno robić przy przyjmowaniu spraw prawnych, a czego nie?
AI przydaje się na brzegach kolejki. Może przeczytać prośbę napisaną swobodnym tekstem i jej załączniki, wybrać rodzaj prośby, sprawdzić minimum informacji i poprosić osobę zgłaszającą o to, czego brakuje, prostym językiem po arabsku lub angielsku. Może zaproponować, dokąd skierować sprawę, z uzasadnieniem, i przygotować na podstawie rejestru spraw cotygodniową aktualizację statusu dla każdej osoby odpowiedzialnej po stronie biznesu.
Nie powinno mówić osobie zgłaszającej, czy klauzula jest do przyjęcia, czy może podpisać ani co mówi prawo. Te odpowiedzi przechodzą przez prawnika. Nie powinno też samodzielnie zmieniać statusu sprawy; robi to jej właściciel. Wytyczne Anthropic dotyczące budowania z modelami zalecają zaczynać od najprostszego, z góry zdefiniowanego przebiegu pracy i dodawać autonomię tylko wtedy, gdy jest potrzebna (Anthropic, grudzień 2024). Przyjmowanie spraw jest tu dobrym przykładem.
#Kiedy wystarczy formularz i rejestr?
Jeśli mały dział prawny obsługuje umiarkowaną liczbę próśb z kilku jednostek biznesowych, formularz, wspólna skrzynka i rejestr w systemie zgłoszeń rozwiążą większość problemu. Kolejnym krokiem jest oprogramowanie do zarządzania sprawami z wbudowanym przyjmowaniem zgłoszeń. Własna warstwa AI ma sens, gdy prośby przychodzą po arabsku i angielsku, wieloma kanałami, z wielu podmiotów, a te same brakujące szczegóły powodują większość korespondencji tam i z powrotem.
#Gdzie w przyjmowaniu spraw prawnych miejsce dla Stennir?
Audyt w ramach doradztwa AI w Stennir mapuje, skąd przychodzą prośby do działu prawnego, jak są kierowane i gdzie utykają, oraz porównuje przyjmowanie spraw z innymi przebiegami pracy prawnej, takimi jak segregacja NDA. Jeśli przyjmowanie spraw ma pierwszeństwo, wdrożenia AI budują klasyfikator, pytania uzupełniające i szkice statusów na twoich kontach, połączone z twoją skrzynką i rejestrem spraw, ze wskazanym właścicielem zatwierdzającym zmiany.
Szkolenia z AI obejmują zarówno stronę biznesową, jak i prawną: jak zgłosić prośbę, co dołączyć i dlaczego umowy nie trafiają do publicznych chatbotów.
We are
Stennir buduje biurową warstwę przyjmowania spraw prawnych wokół twoich zasad kierowania, po arabsku i angielsku, a każdą odpowiedź merytoryczną zachowują twoi prawnicy.
We aren't
Stennir nie świadczy usług prawnych i nie odpowiada na pytania prawne twoich zespołów biznesowych.
#Co powinien zrobić szef działu prawnego w następnej kolejności?
Policz prośby z ostatniego kwartału według kanałów i według liczby wymienionych wiadomości, zanim zaczęła się praca. Ta liczba pokaże, czy twoim prawdziwym wąskim gardłem jest przyjmowanie spraw, czy przegląd. Zobacz, jak zespoły compliance i prawne korzystają z AI, na stronie AI dla compliance, wypełnij bezpłatną ocenę gotowości albo umów 30-minutową rozmowę.
#Najczęstsze pytania
Czy AI może odpowiadać na proste pytania prawne z biznesu?
Nie zalecamy tego. Nawet proste pytania zależą od faktów, które osoba zgłaszająca może pominąć, a błędna odpowiedź wygląda na wiarygodną. AI może wskazać zatwierdzoną politykę lub wzór przygotowany przez waszych prawników, a wszystko inne skierować do człowieka. Porady zostają u waszych prawników.
Co zostaje u nas, jeśli Stennir zbuduje przyjmowanie spraw prawnych?
Wszystko: konta, rejestr spraw, zasady kierowania, dane i wyłącznik. Przebieg pracy działa w waszym środowisku, z hostingiem tam, gdzie wymagają tego wasze zasady. Wasz zespół zatwierdza zmiany w kierowaniu i szablonach, a każda klasyfikacja i wiadomość trafia do dziennika, więc widać, dlaczego prośba trafiła tam, gdzie trafiła.
Czy przyjmowanie spraw prawnych z AI działa po arabsku?
Tak. Prośby po arabsku, angielsku lub w mieszance obu języków są klasyfikowane w ten sam sposób, a pytania uzupełniające wracają w języku osoby zgłaszającej. Stennir testuje klasyfikację na próbce waszych prawdziwych próśb w obu językach przed wdrożeniem, bo arabski biznesowy z regionu Zatoki i arabski formalny czyta się inaczej.
Co może pójść nie tak przy przyjmowaniu spraw prawnych z AI?
Prośba może zostać źle sklasyfikowana, pilny termin może umknąć w długim wątku, a wiadomość uzupełniająca może brzmieć jak porada. Projekt kieruje wszystko, co niepewne, do człowieka, wprost wyodrębnia terminy do potwierdzenia przez właściciela i korzysta z szablonów wiadomości zatwierdzonych przez waszych prawników.
