Sim, com um contabilista a rever o resultado. A IA consegue ler extratos bancários em PDF e digitalizados, em árabe e em inglês, extrair cada movimento, sugerir uma conta com base na forma como movimentos semelhantes desse cliente foram classificados antes e assinalar aquilo de que não tem certeza. O contabilista aprova a classificação antes de qualquer lançamento no Xero, QuickBooks, Zoho Books ou Odoo.
#Pontos principais
- O trabalho que consome um gabinete de contabilidade é ler extratos, não registar lançamentos.
- A IA pode extrair movimentos e sugerir contas; um contabilista aprova cada sugestão antes do lançamento.
- Teste com extratos dos próprios clientes, incluindo os em árabe e os digitalizados, e conte as falhas.
- As ligações bancárias diretas resolvem a maior parte do problema onde existem; a IA conta nos extratos que chegam em PDF e em fotografia.
- Meça os movimentos revistos por hora e as correções por extrato, antes e depois.
#Como é a semana de um contabilista?
Um gabinete com dezenas de pequenos clientes recebe extratos em cada fim de mês por e-mail, WhatsApp e carregamentos no portal. Alguns bancos oferecem ligação direta, muitos clientes enviam PDF e alguns enviam fotografias tiradas com o telemóvel. O contabilista volta a digitar ou importa cada um, classifica as transações de memória e pergunta ao cliente pelos movimentos que ninguém reconhece.
Os extratos em árabe acrescentam um passo. As descrições misturam árabe e inglês, as datas podem seguir formatos diferentes e os valores estão em colunas que uma ferramenta de importação genérica lê mal. É aí que ainda acontece a maior parte da redigitação.
#O que pode a IA fazer com um extrato bancário?
- Ler PDF digitais e digitalizações, em árabe e em inglês, e devolver cada movimento com data, descrição, valor e saldo.
- Verificar se o saldo inicial mais os movimentos é igual ao saldo final, e parar se não for.
- Sugerir uma conta e um código de imposto com base na forma como movimentos semelhantes do mesmo cliente foram classificados antes.
- Agrupar os movimentos desconhecidos numa única lista de perguntas ao cliente, em vez de mensagens separadas.
- Detetar duplicados entre um PDF e uma ligação bancária para o mesmo período.
A verificação do saldo é o mais importante. Se os movimentos extraídos não somam o saldo final, o extrato volta para uma pessoa antes de mais nada. Essa regra apanha a maior parte dos erros de extração. Tratámos o teste campo a campo em a IA consegue ler faturas em árabe?.
#Como testar antes de confiar?
- Reúna um conjunto de teste com extratos dos próprios clientes: PDF limpos, digitalizações, fotografias, árabe e inglês, vários bancos.
- Peça a um contabilista que os classifique à mão, como gabarito.
- Corra a IA sobre o mesmo conjunto e compare movimento a movimento: movimentos em falta, valores errados, contas erradas.
- Decida que tipos de erro são aceitáveis com revisão e quais param o fluxo de trabalho.
- Repita regularmente com extratos novos; os formatos dos bancos mudam.
Note que a Gartner previa que 30% dos projetos de IA generativa fossem abandonados APós a prova de conceito, apontando a má qualidade dos dados entre as razões (Gartner, julho de 2024). Um conjunto de teste com os próprios clientes é a forma de não entrar nessa estatística.
#Quando basta uma ligação bancária ou uma ferramenta de importação?
Se a maioria dos clientes trabalha com bancos para os quais o software de contabilidade tem ligação direta, essa ligação e as regras bancárias do próprio software fazem a maior parte da classificação. Um conversor padrão de extrato para CSV serve para PDF digitais limpos em inglês. A IA compensa quando uma parte real dos extratos é digitalizada, fotografada ou em árabe, e quando a classificação depende de conhecer o histórico de cada cliente.
#Onde entra a Stennir?
A Stennir começa pela consultoria em IA, para confirmar que a leitura de extratos é o fluxo de trabalho com retorno mais rápido; para alguns gabinetes são os recibos, a preparação do IVA ou as perguntas dos clientes. Se for, a implementação de IA constrói-o com utilizadores reais sobre os extratos dos clientes, em árabe e em inglês, alojado onde as regras exigem, com cada sugestão aprovada por um contabilista e registada.
Os extratos só entram em ferramentas aprovadas pelo gabinete: o ICAEW alertou que dados de clientes num prompt de IA pública muito provavelmente violam a confidencialidade (ICAEW, fevereiro de 2024). As operações de IA geridas acompanham depois as mudanças de formato dos bancos. A formação em IA ensina a equipa a rever sugestões com rapidez sem aprovar em piloto automático. Para o passo seguinte à extração, veja IA para reconciliação bancária.
We are
A Stennir constrói a leitura de extratos e as sugestões de classificação que um contabilista aprova antes de qualquer lançamento.
We aren't
A Stennir não é um software de contabilidade nem um fornecedor de ligações bancárias, e não regista lançamentos sem aprovação de uma pessoa.
#O que deve fazer a seguir o dono de um gabinete?
Conte quantos extratos do mês passado chegaram como digitalizações, fotografias ou PDF em árabe. Se for uma parte significativa, monte um pequeno conjunto de teste. Veja mais em IA para equipas financeiras, e depois faça a avaliação de prontidão gratuita ou agende uma conversa de 30 minutos.
#Perguntas frequentes
Com que software de contabilidade funciona?
Os movimentos extraídos e aprovados podem ser enviados para o Xero, QuickBooks, Zoho Books, Odoo ou outros programas através da sua importação ou API, ou exportados num ficheiro para importar. O caminho certo depende do software e da configuração dos clientes, e a Stennir confirma-o durante a auditoria, antes de construir o que quer que seja.
Qual é a precisão em extratos em árabe?
Depende do banco, da qualidade da digitalização e do formato, e é por isso que o conjunto de teste vem primeiro. A Stennir mede a precisão nos extratos em árabe e em inglês dos próprios clientes, movimento a movimento, e a verificação do saldo trava qualquer extrato que não bata certo antes de chegar a um contabilista.
O que pode correr mal?
Um valor mal lido, um movimento em falta numa digitalização de várias páginas ou uma sugestão de conta aprovada sem leitura. Os controlos são a verificação do saldo, um alerta de confiança nos movimentos duvidosos e um ecrã de revisão que mostra o original ao lado de cada sugestão. As correções alimentam as sugestões futuras para esse cliente.
Onde ficam os dados dos nossos clientes?
Na região que as regras do gabinete e os contratos com os clientes exigem, acordada antes de processar qualquer extrato. O gabinete é dono das contas, dos dados e do botão de desligar, cada aprovação fica registada e os extratos nunca são usados para treinar um modelo público.
