Trate a lista PBC do auditor como um fluxo de trabalho, não como uma caixa de correio. A IA pode dividir a lista por responsável, encontrar os documentos que a empresa já tem, redigir cada resposta e acompanhar o que está atrasado. Um responsável financeiro revê cada ficheiro e cada explicação antes do envio, para que nada chegue ao auditor sem ter sido verificado pela equipa.
#Pontos principais
- A maior parte da dificuldade com a lista PBC vem de pedidos pouco claros, documentos dispersos e itens sem responsável, não do tamanho da lista.
- A IA é útil para ler cada pedido, associá-lo ao responsável e à pasta certos e redigir a nota de envio.
- Uma pessoa verifica cada mapa, amostra e explicação antes do envio; o auditor confia no que a empresa entrega.
- Um registo partilhado bem mantido e um único interlocutor com a auditoria resolvem boa parte disto sem IA.
- Meça os itens entregues ao primeiro pedido, os itens devolvidos pelo auditor e as perguntas que foi preciso fazer sobre pedidos pouco claros.
#Como é a época de PBC para um controller?
O auditor envia uma lista de pedidos, muitas vezes algumas centenas de linhas em Excel ou no seu portal: adições ao ativo fixo, uma amostra de faturas, confirmações bancárias, contratos, relatórios de processamento salarial, atas do conselho de administração. O controller divide-a à mão, envia e-mails aos responsáveis de contas a pagar, salários, tesouraria e jurídico, e mantém um registo que à hora de almoço já está desatualizado.
Muitos itens são difíceis de interpretar. Um diz 'suporte da amostra 14', outro pede um mapa que existe com outro nome. Um relatório setorial da Suralink via Business Wire, agosto de 2025 concluiu que 82% dos clientes consideravam os pedidos das firmas de auditoria pouco claros ou morosos, e 62% referiam cinco ou mais falhas de comunicação por trabalho de auditoria.
#Que tarefas de preparação da auditoria pode a IA assumir?
- Ler cada pedido e reescrevê-lo em linguagem simples, com o tipo de documento e o responsável prováveis.
- Procurar no drive partilhado, nas exportações do ERP e no arquivo de e-mail documentos que já respondem ao pedido, e listá-los para o responsável confirmar.
- Redigir uma nota de envio para cada item, indicando o que segue em anexo e a que período se refere.
- Manter o registo atualizado a partir dos envios e das respostas, e lembrar os responsáveis dos itens ainda por iniciar.
- Assinalar pedidos que repetem a lista do ano anterior, para que a equipa reutilize trabalho já verificado em vez de recomeçAR.
Fica com as pessoas: o juízo sobre o que um item realmente pede, cada número de um mapa, as explicações da gestão e tudo o que diga respeito a estimativas, provisões ou litígios. Essas são declarações feitas ao auditor.
#Como é um guia prático para a lista PBC?
- Nomeie um interlocutor com a auditoria, responsável pela lista e pelo registo.
- Peça a lista cedo ao auditor e acorde o significado de cada item pouco claro antes de começAR.
- Atribua a cada item um responsável com nome, não 'finanças'.
- Mantenha uma estrutura de pastas que siga a numeração da lista, com as respostas do ano anterior ao lado.
- Envie os itens em lotes acordados, em vez de um a um.
- Reveja depois as perguntas de seguimento do auditor e corrija a origem das mais frequentes antes do próximo fecho de ano.
Trata-se de supervisão humana comum, a mesma ideia que o NIST AI Risk Management Framework, janeiro de 2023 estabelece: nomear a pessoa responsável por cada resultado e guardar registo do que aprovou.
#Quando bastam um registo e um interlocutor com a auditoria?
Se a lista é curta, o mesmo auditor regressa todos os anos e um controller experiente a gere, um registo partilhado em Excel ou SharePoint e um responsável claro por item são suficientes. O próprio portal do auditor pode também fazer o acompanhamento. A IA justifica-se quando a lista é longa, abrange várias entidades, está em árabe e em inglês, ou quando as mesmas perguntas voltam todos os anos porque nada é reutilizado.
#Como conduz a Stennir a preparação da auditoria com IA?
A auditoria de consultoria em IA da Stennir analisa o fecho de ano ao lado do fecho mensal e ordena onde a IA poupa mais trabalho. Se a preparação da auditoria for a escolha, a implementação de IA constrói o fluxo de trabalho sobre o drive partilhado, as exportações do ERP e a lista do auditor, alojado onde as regras da empresa exigem, com um responsável financeiro a aprovar cada envio e cada ação registada.
A formação em IA, através do AI Operator Program, ensina depois os responsáveis de contas a pagar, salários e tesouraria a usá-lo nos seus próprios itens.
We are
A Stennir constrói o fluxo de trabalho PBC dentro dos ficheiros e ferramentas da própria empresa, com um responsável financeiro a aprovar tudo o que segue para o auditor.
We aren't
A Stennir não é uma firma de auditoria, não emite opinião de auditoria e não envia nada ao auditor por iniciativa própria.
#O que deve fazer a seguir um controller?
Pegue na lista PBC do ano passado e assinale os itens a que respondeu com um documento que já existia. Essa proporção é o que a IA pode encontrar pela equipa. Leia mais em IA para finanças e em exemplo prático: revisão de contratos com um registo de auditoria completo, e depois faça a avaliação de prontidão gratuita ou agende uma conversa de 30 minutos.
#Perguntas frequentes
O auditor aceita documentos que a IA ajudou a encontrar?
O auditor avalia os documentos, não a forma como foram encontrados. A IA apenas localiza e organiza ficheiros que a empresa já tem, e uma pessoa da equipa verifica cada um antes do envio. Ainda assim, vale a pena explicar ao sóCIO de auditoria como funciona o fluxo de trabalho, para que a equipa dele saiba a quem perguntar.
A IA pode preparar mapas de auditoria?
Pode redigir um mapa a partir das exportações do ERP, como a movimentação do ativo fixo, e mostrar a origem de cada valor. Uma pessoa confronta cada número com a contabilidade e valida-o. A IA não estima provisões, não faz juízos nem inventa valores para fazer um mapa bater certo.
O que precisam de nós para começAR?
A lista PBC do ano passado com as respostas da empresa, acesso às pastas onde ficam os ficheiros de auditoria, algumas exportações do ERP e o nome do interlocutor com a auditoria. Os responsáveis de cada equipa explicam onde costumam estar os seus documentos, o que define onde a pesquisa começa.
Onde ficam os nossos ficheiros de auditoria?
No drive e nas contas da própria empresa, na região de alojamento que as regras exigem. A Stennir não copia contratos, dados salariais ou atas do conselho para os seus próprios sistemas. O acesso limita-se às pastas autorizadas, cada ação fica registada, e a empresa mantém as contas, os dados e o botão de desligar.
