能。AI 可以把需求沟通记录、买方的邮件和你已批准的方案内容整理成初稿,用客户自己的话重述他们的问题,并把你的方案与之对应起来。销售代表修改草稿,商务条款由一位指定人员审批。AI 绝不编造范围或条款。
要点速览
- 写方案书慢,慢的不是模板,而是重述买方的处境并把你的方案与之对应。
- 好的草稿只来自两个来源:买方说过的话,以及公司已经批准的内容。
- 商务条款、折扣和法律措辞由人负责,由一位指定负责人填写或审批。
- 草稿中的每一条陈述都应能追溯到某条沟通记录、某封邮件或某个已批准的内容模块。
- 衡量销售代表重写了多少,以及有多少方案书带着无人批准的陈述发了出去。
为什么写方案书要花这么长时间?
客户经理结束了一次不错的需求沟通,承诺周五前给出方案书,然后打开上个季度为一家类似客户写的 Word 文件。接下来几个小时都花在查找替换、重写问题陈述、寻找买方所问集成的最新案例,以及和售前工程师核对范围部分上。
结果往往是一份读起来像是写给上一位客户的方案书。买方是会察觉的。Gartner,2025 年 6 月 对 B2B 买方的调查发现,73% 的买方会主动避开推介内容与自己无关的供应商,69% 表示供应商网站上的信息与其销售人员所说的不一致。
#AI 能起草什么,哪些必须由人决定?
AI 擅长组装。它可以阅读沟通记录和邮件,提炼买方的目标、限制条件和点名提到的相关方,并用他们的语言写出现状部分。然后它可以从你的内容库中选取已批准的模块,例如范围说明、交付方法和安全问题答复,并根据买方的需求加以调整。
有三件事由人负责。销售代表决定提出什么方案、按什么顺序。一位指定负责人(通常是销售经理或交易审批部门)填写或审批商务条款。法务或安全团队审查任何非标准条款。AI 会把这些部分标记出来留给人处理,而不是自行猜测。
如何防止草稿编造内容?
限制它获取内容的来源。草稿只能使用买方自己的话和公司已批准的模块。每一句话都链接回其来源,销售代表点一下就能核对。AI 找不到来源的内容会被标记出来,而不是被填补。
这也是模型提供方自己的建议。Anthropic,2024 年 12 月 建议从行之有效的最简单方法入手:一套固定的步骤序列,而不是一个开放式的智能体。对方案书来说,就是读取记录、选取已批准的模块、起草、标出缺口、交给销售代表。
给团队的方案书操作手册
- 收集最近十份赢单的方案书,标出几乎原样复用的部分;这些就成为已批准的模块。
- 写一份简短的需求沟通记录模板,让每次沟通都记下目标、限制条件、相关方和决策流程。
- 维护一份需要批准后才能写进方案书的陈述清单:集成、认证、交付承诺。
- 定下规则:商务条款只能由一位指定负责人填写或审批,绝不由 AI 起草。
- 每份方案书完成后,记下销售代表不得不重写的内容,并反馈到内容模块中。
什么情况下模板或方案书工具就够了?
如果你的方案书篇幅短、方案很少变化,一份好的 Word 或 Google Docs 模板,再加上用于润色问题陈述的 ChatGPT 团队版,可能就够了。当很多人都要写方案书、内容库也维护得很好时,带内容库的方案书软件会有帮助。
当方案书篇幅长、范围因客户而异、记录和邮件分散在 CRM 和各人收件箱里,而买方使用阿拉伯语和英语书写时,定制工作流程才值得。对于正式的问卷,请参阅我们另一篇关于 从答案库起草 RFP 回复 的文章。
#Stennir 能在哪里发挥作用?
Stennir 从 AI 咨询 评估开始,把方案书起草与你的其他销售工作流程进行排序,并给出成本、回报测算和托管区域。无论之后是否与 Stennir 一起搭建,这份报告都归你所有。如果方案书排在首位,AI 落地实施 会把起草环节搭建进你的 CRM 和文档工具,由销售代表修改、指定负责人审批条款,每一项操作都有记录。你为完成的工作付费。
We are
Stennir 根据你的需求沟通记录和已批准的内容生成方案书草稿,范围决策和商务条款留给你的团队。
We aren't
Stennir 不是方案书软件供应商,它生成的草稿也绝不会设定或更改你的商务条款。
销售负责人下一步该做什么?
为接下来的三份方案书计时,从沟通结束到发出,并标出哪些部分是从零重写的。这能说明起草在哪里帮得上忙。另见 面向销售团队的 AI,然后 做免费的就绪度评估 或 预约一次 30 分钟的通话。
常见问题
开始时需要我们提供什么?
Stennir 需要一批近期的方案书(赢单和丢单的都要)、你的需求沟通记录模板(如果有的话)、团队视为已批准的内容,以及一位负责方案书质量的销售负责人。我们还需要知道目前由谁审批商务条款,因为这一步会原封不动地保留。
AI 会在方案书里写入数字或折扣吗?
不会。商务部分会被标记出来,由指定负责人填写或审批。草稿涵盖买方的处境、你的范围和方法,以及已批准的支持性内容。任何商务措辞都遵循你现有的审批规则,每一处修改都有记录。
它能用阿拉伯语写方案书吗?
能。Stennir 完全支持阿拉伯语和英语。草稿可以沿用需求沟通或买方邮件所用的语言,已批准的内容模块也可以保留两种语言版本,这样阿拉伯语版本只需审核一次,而不必为每份方案书重新翻译。
可能会出什么问题?
风险包括:草稿夸大了你能提供的内容、引用了错误的范围模块,或者误读了买方的限制条件。正因如此,内容只来自已批准的模块和买方的原话,每一句都链接到来源,并且在发出任何内容之前都由销售代表修改。
