为业务部门的法务请求设一个统一入口,然后让 AI 处理事务性工作:阅读每项请求,索要缺失的文件,按类型和风险分类,分派给合适的人,并根据事项台账发送进展更新。每一条法律意见和每一次审批仍由律师负责。
要点速览
- 需求受理的痛点大多是事务性的:缺少背景信息、找错了人、不知道进展。这部分很适合交给 AI。
- 在引入任何 AI 之前,先设一个统一入口和一张简短的表单;渠道分散会让任何工具失效。
- AI 应负责分类、索要缺失信息和起草进展更新,绝不向请求人提供法律意见。
- 衡量有多少请求到达时信息完整、有多少被重新分派,以及业务部门向法务追问进展的频率。
- 对于业务量不大的小团队,一个共享邮箱加一张表单和一个跟踪表就够了。
企业法务团队的需求受理是什么样子?
请求来自邮件、Teams 聊天、WhatsApp、走廊里的一句话,以及一封没有附件的转发邮件。「你能看一下这份合同吗」实际上可能涉及一次续约、一家新供应商、一个数据共享问题,以及一个昨天就已经过去的截止日期。律师的第一封回复,往往是在索要签署版本、对方名称、金额区间以及这笔交易由谁负责。
然后业务部门又一次来问进展如何。不打开五个邮件往来,谁也说不清楚。真正需要律师处理的工作,排在弄清请求到底是什么的工作之后。
为什么业务团队会绕开法务?
当队列缓慢又不透明时,人们就会找捷径:直接签署对方提供的文本,或者把合同粘贴到公共聊天机器人里。在工作中使用 AI 的人当中,78% 使用的是自带的 AI 工具,而不是公司提供的工具(微软与领英《工作趋势指数》,2024 年 5 月)。一个清晰、进展可见的统一入口,本身也是一项保密控制措施,因为它消除了绕开法务的理由。
#在引入 AI 之前,如何建立法务统一入口?
- 选定一个渠道:一张表单、一个邮箱或一个 Teams 应用。其他渠道的请求一律引导到这里。
- 定义请求类型:保密协议、新合同、续约、争议、劳动用工、数据保护、监管事务、其他。
- 写明每种类型所需的最少信息:对方、文件、金额区间、截止日期、业务负责人。
- 商定分派规则:哪些类型由合同经理处理,哪些交给律师,哪些交给外部律师。
- 保留一份事项台账,每项请求都有负责人和状态,哪怕只是一张电子表格。
#在法务需求受理中,AI 应该做什么,不应该做什么?
AI 在队列的两端最有用。它可以阅读一段自由文本的请求及其附件,判断请求类型,检查最少信息是否齐全,并用平实的阿拉伯语或英语向请求人索要缺失的内容。它可以建议分派对象并说明理由,还可以根据事项台账为每位业务负责人起草每周进展更新。
它不应告诉请求人某个条款是否可以接受、能不能签,或者法律是怎么规定的。这些答案都要经过律师。它也不应自行更改事项状态;状态由负责人更改。Anthropic 关于基于模型进行搭建的指导是:从最简单的预定义工作流程开始,只在必要时增加自主性(Anthropic,2024 年 12 月)。需求受理就是一个好例子。
什么情况下表单加跟踪表就够用了?
如果一个小型法务团队只处理来自少数几个业务部门的适量请求,那么一张表单、一个共享邮箱,再加上工单工具中的一个跟踪表,就能解决大部分问题。下一步是带有内置受理功能的事项管理软件。当请求以阿拉伯语和英语、通过多个渠道、来自众多法人主体,并且同样几项缺失信息造成了大部分来回沟通时,定制的 AI 层才有价值。
#Stennir 在法务需求受理中扮演什么角色?
Stennir 的 AI 咨询 审计会梳理法务请求从哪里来、如何分派、在哪里卡住,并把需求受理与 保密协议分流 等其他法务工作流程放在一起排序。如果需求受理排在首位,AI 落地实施 就在你自己的账号中搭建分类器、追问消息和进展更新草稿,接入你的邮箱和事项台账,任何变更都由一位指定负责人审批。
AI 培训 同时覆盖业务部门和法务部门:如何提出请求、需要附上什么,以及为什么合同不能放进公共聊天机器人。
We are
Stennir 围绕你的分派规则,用阿拉伯语和英语搭建法务需求受理的事务性环节,每一个答复都由你的律师负责。
We aren't
Stennir 不是法律服务机构,也不回答你的业务团队提出的法律问题。
法务负责人接下来该做什么?
统计上个季度的请求,按渠道以及开始处理前来回了多少次分别计数。这个数字会显示你真正的瓶颈是在受理还是在审阅。在 面向合规团队的 AI 了解合规和法务团队如何使用 AI,做免费的就绪度评估 或 预约一次 30 分钟的通话。
常见问题
AI 能回答业务部门提出的简单法律问题吗?
我们不建议这样做。即使是简单的问题,也取决于请求人可能遗漏的事实,而一个错误的答案看起来却很权威。AI 可以把人们引导到你的律师编写的经批准政策或模板,其他一切都转给人处理。法律意见始终由你的律师给出。
如果由 Stennir 搭建法务需求受理,哪些东西归我们所有?
所有东西:账号、事项台账、分派规则、数据和关闭开关。工作流程在你的环境中运行,托管位置按你的规则要求设定。分派规则和模板的变更由你的团队审批,每一次分类和每一条消息都有记录,所以你能看到某项请求为什么被分派到那里。
用 AI 处理法务需求受理支持阿拉伯语吗?
支持。阿拉伯语、英语或混合语言的请求都以同样的方式分类,追问消息也用请求人的语言发回。在推广之前,Stennir 会用你两种语言的真实请求样本测试分类效果,因为海湾地区的商务阿拉伯语与标准阿拉伯语读起来并不一样。
用 AI 处理法务需求受理可能出什么问题?
请求可能被错误分类,紧急的截止日期可能淹没在冗长的邮件往来中,或者一条追问消息听起来像是法律意见。设计上会把任何不确定的内容转给人,把截止日期明确提取出来交由负责人确认,并使用经你的律师批准的消息模板。
