لكي تتوقف عن تفويت مواعيد إشعار تجديد عقود الموردين، ابنِ سجلاً واحداً للتجديدات من العقود الموقّعة: تاريخ الانتهاء، وبند التجديد التلقائي، ومهلة الإشعار، وطريقة الإشعار، ومسؤولاً محدداً لكل عقد. يستطيع الذكاء الاصطناعي قراءة العقود الموقّعة المتراكمة وإدخالها في هذا السجل مع الاستشهاد بالبند؛ ويتحقق شخص من كل تاريخ، وتذهب التنبيهات إلى المسؤول قبل موعد الإشعار بوقت كافٍ.
أبرز النقاط
- تفوت التجديدات لأن تاريخ الإشعار، لا تاريخ الانتهاء، هو المهم، وهو موجود في بند لا يعيد أحد قراءته.
- العلاج سجل مبني من المستندات الموقّعة، مع مسؤول واحد محدد لكل عقد.
- الذكاء الاصطناعي مفيد للعقود المتراكمة: قراءة العقود القديمة بالعربية والإنجليزية والاستشهاد بالبند خلف كل تاريخ.
- قرار التجديد أو إعادة التفاوض أو الخروج يبقى مع شخص، وكذلك إرسال الإشعار.
- مع بضع عشرات من العقود، يكفي جدول بيانات مشترك بمسؤولَين وتذكيرات في التقويم.
لماذا تتجاوز تجديدات الموردين موعد الإشعار؟
العقود موزعة بين مجلد مشترك، وSharePoint، وصندوق بريد أحدهم، وخزانة ملفات. وأداة المتابعة جدول Excel بنته مديرة فئة مشتريات واحدة ولا يحدّثه غيرها. يحتوي على تواريخ الانتهاء، لكن بند التجديد التلقائي ينص على أن الإشعار يجب أن يصل إلى المورد قبل الانتهاء بمدة محددة، بخطاب مسجّل إلى عنوان محدد. يبدو تاريخ الانتهاء مريحاً؛ بينما يكون تاريخ الإشعار قد مضى بالفعل.
ثم يتغير دور المسؤولة، ويتقادم الجدول، وتكون أول علامة على المشكلة فاتورة لمدة جديدة. وهذا ليس نادراً. ففي استطلاع أجرته ContractWorks بين محامين داخليين ونشرته Bdaily، مايو 2021، قال 56% إنهم يعملون في شركة فاتها تجديد تلقائي، وقال 46% إن ذلك حدث في العام السابق.
ووجد البحث نفسه، الذي غطته Legal Futures، 2021، أن 71% قالوا إن شركاتهم لا تركز بما يكفي على إدارة العقود بعد توقيعها.
ماذا يجب أن يتضمن سجل التجديدات؟
- المورد، وعنوان العقد، ورابط النسخة الموقّعة لا المسودة.
- تاريخ البدء، وتاريخ الانتهاء، وهل يتجدد العقد تلقائياً.
- مهلة الإشعار والتاريخ الذي يجب أن يُستلم فيه الإشعار، محسوباً من البند.
- طريقة الإشعار: بريد مسجّل، أو بريد إلكتروني إلى عنوان محدد، أو بوابة.
- بنود الإنهاء للملاءمة، أو التصعيد، أو ربط الأسعار بالمؤشرات، والحد الأدنى للكميات.
- مسؤول العقد ومسؤول احتياطي، بالاسم.
- مرجع البند لكل تاريخ، حتى يتحقق منه أي شخص.
السجل جيد بقدر جودة تنبيهاته. أرسل إلى المسؤول حزمة مراجعة قبل تاريخ الإشعار بوقت كافٍ: ما يُلزمك به العقد، والمسائل المفتوحة مع المورد، وأداء التوريد، وهل لا تزال الحاجة قائمة. عندها يُتخذ القرار والحقائق أمام المسؤول، لا تحت ضغط الموعد النهائي.
ماذا يستطيع الذكاء الاصطناعي أن يفعل، وما الذي يبقى مع شخص؟
الذكاء الاصطناعي يتولى القراءة. فمع العقود الموقّعة المتراكمة، وكثير منها ممسوح ضوئياً، وبعضها بالعربية، وبعضها ثنائي اللغة، يستخرج التواريخ وبند التجديد وشروط الإشعار إلى السجل، ويقتبس البند الذي اعتمد عليه. وحين يكون العقد غامضاً، مثل إشعار يُحسب من ذكرى سنوية بدلاً من تاريخ الانتهاء، ينبّه إلى العقد بدلاً من التخمين.
ويتحقق شخص من كل تاريخ مستخرج مقابل البند المقتبس قبل أن يدخل السجل. ويبقى قرار التجديد أو إعادة التفاوض أو الخروج مع المسؤول، وكذلك إرسال الإشعار. ويستطيع الذكاء الاصطناعي صياغة خطاب الإشعار بلغة العقد؛ ويوقّعه شخص ويرسله. وتُسجَّل كل عملية استخراج وتصحيح وقرار.
متى يكفي جدول البيانات أو أداة إدارة دورة حياة العقود لديك؟
إذا كان لديك بضع عشرات من عقود الموردين، فيكفي جدول بيانات مشترك بالحقول أعلاه، ومسؤولان محددان، وتذكيرات في التقويم على تاريخ الإشعار لا تاريخ الانتهاء. الانضباط أهم من الأداة. راجعه في كل اجتماع نهاية ربع سنة مع حاضر محدد بالاسم.
وإذا كنت تستخدم أصلاً أداة لإدارة دورة حياة العقود، مثل وحدة العقود في SAP Ariba أو Coupa أو Icertis، فالفجوة عادةً هي العقود المتراكمة: عقود قديمة لم تُدخل كما ينبغي قط. وهذه مهمة قراءة وتحقق لمرة واحدة، وهنا تؤتي مساعدة الذكاء الاصطناعي أكبر ثمارها.
#كيف تنفّذ Stennir ذلك؟
تقابل Stennir هذا عادةً ضمن مراجعة أوسع. يُجري فريق استشارات الذكاء الاصطناعي تدقيق فرص الذكاء الاصطناعي، الذي يرتّب خمسة مسارات عمل، لكل منها حالة تكلفة واسترداد، ويوصي ببناء واحد. وحين يقع الاختيار على متابعة التجديدات، يبني تنفيذ الذكاء الاصطناعي الاستخراج داخل سجلك أو أداة إدارة العقود لديك، في حساباتك، مع شخص يعتمد كل تاريخ وتنبيهات تذهب إلى مسؤولين محددين.
العقود العربية والإنجليزية مدعومة بالكامل، واللغات الأخرى عند الطلب. وبعد الإطلاق، يتحقق التشغيل المُدار للذكاء الاصطناعي من جودة الاستخراج على العقود الجديدة، مع مسؤول محدد من جانب Stennir. ويظهر النهج نفسه في الاستشهاد بالبنود وسجل التدقيق في المثال العملي لمراجعة العقود.
We are
تبني Stennir السجل وقراءة عقودك الموقّعة، مع شخص يتحقق من كل تاريخ ويملك كل قرار تجديد.
We aren't
Stennir ليست مكتب محاماة، ولا تقدّم استشارات قانونية، ولا ترسل الإشعارات أو تجدد العقود نيابة عنك.
ماذا يفعل رئيس المشتريات بعد ذلك؟
اسحب أكبر عشرة عقود موردين لديك، وتحقق لكل منها هل تعرف تاريخ الإشعار ومن المسؤول عنه. إذا لم تستطع الإجابة بسرعة، فابدأ السجل. اطّلع على الذكاء الاصطناعي للعمليات لمسارات العمل ذات الصلة، ثم أجرِ تقييم الجاهزية المجاني أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة.
أسئلة شائعة
ماذا تحتاجون منا لبناء السجل؟
صلاحية الوصول إلى العقود الموقّعة حيث تُحفظ اليوم، وقائمة بالأشخاص المسؤولين عن العلاقات مع الموردين، وشخصاً واحداً يعتمد التواريخ المستخرجة. ونحتاج أيضاً إلى قواعدكم للإشعار: من يجوز له إرساله، وكيف، ومن يوقّعه. ويعمل البناء داخل حساباتكم ومستودع مستنداتكم.
هل يقرأ العقود القديمة الممسوحة ضوئياً بالعربية؟
نعم. تبني Stennir الاستخراج للعقود العربية والإنجليزية وثنائية اللغة، بما في ذلك النسخ الممسوحة. وحين يكون المسح رديئاً أو البند غامضاً، يُنبَّه شخص إلى العقد بدلاً من التخمين. واللغات الأخرى مدعومة عند الطلب وتُختبر على مستنداتكم قبل الاستخدام.
ما الذي قد يسوء؟
تاريخ يُقرأ خطأً، أو خطاب جانبي يغيّر المدة، أو ملحق تعديل محفوظ في مكان آخر. ولهذا يستشهد كل تاريخ ببنده، ويعتمده شخص، وتُربط التعديلات بالعقد الأصلي. ويدرج السجل أيضاً العقود التي لا مسؤول لها، وهي كثيراً ما تكون الخطر الحقيقي.
أين تبقى عقودنا؟
حيث تقتضي قواعدكم. يُتفق على الاستضافة كتابةً قبل البناء، في سحابتكم أو بلدكم أو نظام المستندات القائم لديكم. وتبقى العقود والسجل والسجلات في حساباتكم، وتحتفظون بمفتاح الإيقاف وتقررون ما يجوز لأي مزوّد نموذج الاحتفاظ به.
