KI-Schulung für Finanzteams: Was vor dem Monatsabschluss?

Bringen Sie Finanzteams vor dem Monatsabschluss vier Dinge bei: Hilfe bei Excel-Formeln und Datenaufbereitung, Kommentare zu Abweichungen aus bereits geprüften Zahlen entwerfen, Abstimmungsdifferenzen erklären und ausgelesene Rechnungsfelder prüfen. Eine Regel gilt für alles: KI wird nie zur Quelle einer Zahl. Jeder Wert lässt sich auf das ERP oder die Arbeitsmappe zurückführen.

#Das Wichtigste in Kürze

• Finanzteams profitieren von KI am meisten beim Schreiben und Vorbereiten rund um die Zahlen, nicht bei den Zahlen selbst.
• Die sichere Reihenfolge lautet: Excel-Hilfe, Abweichungskommentare, Unterstützung bei Abstimmungen, dann Auslesen von Rechnungen und Kontoauszügen.
• Jeder Wert in einem KI-Entwurf muss sich auf das ERP, die Bankdatei oder die Arbeitsmappe zurückführen lassen.
• Unveröffentlichte Ergebnisse, Gehaltsdaten und Bankverbindungen bleiben aus jedem Werkzeug heraus, das dafür nicht freigegeben ist.
• Für einfache Excel-Hilfe reicht ein kostenloser Kurs; rollenspezifisches Training lohnt sich, wenn sich Abschlussarbeit und Kontrollen ändern.

#Wie sieht der Monatsabschluss eines Finanzteams mit KI aus?

Die Arbeit läuft über Excel, ein ERP wie SAP, Odoo oder Oracle, Bankportale und ein gemeinsames Postfach. Analysten exportieren das Kreditorenbuch, laden Lieferantenkontoauszüge herunter und gleichen sie ab, klären Differenzen in der Bankabstimmung, buchen Abgrenzungen und schreiben Abweichungskommentare für das Management-Reporting. Anfragen der Wirtschaftsprüfer kommen noch dazu. Ein Großteil des Aufwands besteht darin, Zahlen vorzubereiten und zu erklären, nicht darin, sie zu berechnen.

KI hilft bei dieser Vorbereitung: eine Verweisformel schreiben, einen Export bereinigen, den Absatz entwerfen, der erklärt, warum sich die Reisekosten verändert haben, oder einen E-Mail-Verlauf mit einem Lieferanten zusammenfassen. Schief geht es, wenn ein Modell rechnet, ohne dass jemand das Ergebnis prüft, eine Summe rundet oder einen Grund für eine Abweichung erfindet, den niemand bestätigt hat. Vertraulichkeit ist das andere Risiko: Gehaltsdaten und unveröffentlichte Ergebnisse, die in ein privates Konto kopiert werden.

#Was sollten Finanzteams zuerst lernen, und in welcher Reihenfolge?

1. Excel und Datenaufbereitung: Formeln, Power-Query-Schritte und das Bereinigen von ERP-Exporten, abgeglichen mit einer bekannten Summe.
2. Abweichungskommentare: die Erklärung aus einer Tabelle entwerfen, die der Analyst erstellt und geprüft hat, und sie dann bearbeiten.
3. Unterstützung bei Abstimmungen: wahrscheinliche Ursachen einer Differenz und die zu suchenden Belege beschreiben, ohne etwas zu buchen.
4. Auslesen von Rechnungen und Kontoauszügen: Felder aus Rechnungen und Lieferantenkontoauszügen übernehmen, wobei eine Person jedes Feld prüft, bevor es ins ERP gelangt.
5. Später: Entwürfe zu Richtlinien- und Prüfungsfragen sowie Zusammenfassungen langer Verträge für das Controlling.

Der Einstieg mit Excel schafft Vertrauen, weil sich die Antwort sofort testen lässt: Die Formel funktioniert oder nicht. Kommentare folgen, weil die Zahlen dann bereits feststehen. Das Auslesen kommt zuletzt, denn die Genauigkeit bei echten Rechnungen, auch arabischen, ist erst dann gut genug, wenn ein menschlicher Prüfschritt fester Bestandteil der Routine ist.

#Welche echten Aufgaben sollte die Schulung nutzen?

Nutzen Sie den Abschluss des Vormonats. Jeder Analyst bringt einen Export mit, den er von Hand bereinigt hat, eine Abweichung, die er erklären musste, eine Abstimmungsdifferenz und einen kleinen Stapel Rechnungen. Jede Aufgabe wird mit freigegebenen Werkzeugen erneut erledigt und mit dem verglichen, was abgegeben wurde. Der Vergleich zeigt dem Team, wo KI Aufwand spart und wo sie Prüfung braucht.

#Was sollte eine Finanzleitung vorher und nachher messen?

• Wie lange Kommentare und Abstimmungen laut Analysten dauern, erhoben mit einer kurzen Umfrage vorher und nachher.
• Die Anzahl offener Abstimmungsposten bei jedem Abschluss.
• Prüfanmerkungen zu Kommentaren und ausgelesenen Feldern: was das Controlling korrigieren musste.
• Die Nutzung des freigegebenen Werkzeugs nach Rolle, laut dessen Protokollen.

Korrekturen zu messen ist ebenso wichtig, wie Geschwindigkeit zu messen. Das NIST AI Risk Management Framework, Januar 2023 behandelt menschliche Aufsicht und klare Verantwortlichkeit als Teil des Umgangs mit KI-Risiken, und im Finanzbereich ist diese Aufsicht die Prüfung, die es bereits gibt. Training sollte diese Prüfung erleichtern, nicht abschaffen.

#Welche Regeln gelten für den sicheren Umgang mit Finanzdaten?

• KI entwirft Texte und Formeln; das ERP und die Arbeitsmappe enthalten die Zahlen.
• Unveröffentlichte Ergebnisse, Gehaltsdaten, Bankverbindungen und Steuerunterlagen bleiben ausschließlich in freigegebenen Werkzeugen.
• Nichts, was KI ausgelesen hat, wird ins ERP gebucht, ohne dass eine namentlich benannte Person es geprüft hat.
• Bewahren Sie Arbeitsmappe, Prompt und endgültigen Entwurf zusammen auf, damit Prüfer die Spur nachvollziehen können.
• Personenbezogene Daten von Mitarbeitenden fallen unter das Datenschutzrecht, etwa das Datenschutzgesetz der VAE.

#Wann reicht ein Workshop oder ein kostenloser Kurs?

Möchte Ihr Team nur Hilfe beim Schreiben von Formeln und beim Aufräumen von Exporten in einem freigegebenen Werkzeug wie Copilot in Excel, decken ein kostenloser Kurs des Anbieters und eine interne Sitzung mit Ihrem stärksten Analysten das ab. Das ist eine echte Option, und viele Finanzteams sollten dort beginnen.

Rollenspezifisches Training brauchen Sie, wenn KI den Abschluss selbst berührt: Kommentare im Management-Reporting, Belege für Abstimmungen oder Rechnungsdaten auf dem Weg ins ERP. Das verändert Kontrollen und Prüfschritte, also muss das Training abdecken, wer was prüft, an Ihren eigenen Dateien und mit gemessenen Ergebnissen.

#Wie Stennir das umsetzt

Stennir führt Finanztrainings als Gruppe im KI-Operator-Programm durch, das Teil des Angebots KI-Training ist. Die Trainer haben in der Finanzpraxis gearbeitet und nutzen Ihre eigenen Exporte, Abweichungen und Rechnungen, auf Arabisch und Englisch. Nutzung und Korrekturquoten werden vorher und nachher gemessen, und die Gruppe endet mit einem Nutzungsbericht für CFO oder Controlling.

#Was sollte eine Finanzleitung als Nächstes tun?

Listen Sie die Abschlussaufgaben auf, bei denen Ihr Team den meisten Aufwand mit Erklären statt mit Rechnen hat; das sind Ihre ersten Trainingsfälle. Lesen Sie dann die Seite KI für Finanzen und das Praxisbeispiel zur Abstimmung beim Monatsabschluss. Wenn Sie so weit sind, machen Sie die kostenlose Bereitschaftsprüfung oder buchen Sie ein 30-Minuten-Gespräch.

#Häufige Fragen