Damit Sie keine Kündigungsfristen bei Lieferantenverträgen mehr verpassen, bauen Sie aus den unterschriebenen Verträgen ein Verlängerungsregister auf: Enddatum, Klausel zur automatischen Verlängerung, Kündigungsfrist, Form der Kündigung und eine namentlich benannte verantwortliche Person für jeden Vertrag. KI kann den Bestand unterschriebener Verträge in dieses Register einlesen und die Klausel zitieren; ein Mensch prüft jedes Datum, und Erinnerungen gehen rechtzeitig vor Ablauf der Frist an die verantwortliche Person.
#Das Wichtigste in Kürze
- Verlängerungen werden verpasst, weil das Kündigungsdatum zählt, nicht das Enddatum, und dieses steht in einer Klausel, die niemand erneut liest.
- Die Lösung ist ein Register, das aus den unterschriebenen Dokumenten aufgebaut wird, mit einer namentlich benannten verantwortlichen Person pro Vertrag.
- KI ist für den Bestand nützlich: alte Verträge auf Arabisch und Englisch lesen und die Klausel hinter jedem Datum zitieren.
- Die Entscheidung, zu verlängern, nachzuverhandeln oder auszusteigen, bleibt bei einem Menschen, ebenso das Versenden der Kündigung.
- Bei einigen Dutzend Verträgen genügen eine gemeinsame Tabelle mit zwei Verantwortlichen und Kalendererinnerungen.
#Warum rutschen Lieferantenverlängerungen über die Kündigungsfrist?
Die Verträge liegen auf einem gemeinsamen Laufwerk, in SharePoint, im Posteingang einer Person und in einem Aktenschrank. Die Übersicht ist eine Excel-Tabelle, die eine Warengruppenmanagerin angelegt hat und nur sie pflegt. Sie enthält Enddaten, doch die Verlängerungsklausel besagt, dass die Kündigung dem Lieferanten eine bestimmte Zeit vor dem Ende zugehen muss, per Einschreiben an eine bestimmte Adresse. Das Enddatum wirkt entspannt; die Kündigungsfrist ist bereits verstrichen.
Dann wechselt die verantwortliche Person die Rolle, die Tabelle veraltet, und das erste Warnzeichen ist eine Rechnung für eine weitere Laufzeit. Das ist nicht selten. In einer ContractWorks-Umfrage unter Unternehmensjuristen, über die Bdaily, Mai 2021 berichtete, arbeiteten 56 % für ein Unternehmen, das eine automatische Verlängerung verpasst hatte, und 46 % hatten im Vorjahr eine verpasst.
Laut derselben Untersuchung, über die Legal Futures, 2021 berichtete, sagten 71 %, ihr Unternehmen kümmere sich nach der Unterzeichnung nicht ausreichend um die Verwaltung von Verträgen.
#Was sollte ein Verlängerungsregister enthalten?
- Lieferant, Vertragsbezeichnung und den Link zur unterschriebenen Fassung, nicht zu einem Entwurf.
- Beginn, Enddatum und ob sich der Vertrag automatisch verlängert.
- Die Kündigungsfrist und das Datum, an dem die Kündigung zugegangen sein muss, aus der Klausel ermittelt.
- Die Form der Kündigung: Einschreiben, E-Mail an eine bestimmte Adresse, Portal.
- Klauseln zur ordentlichen Kündigung, zu Eskalation oder Indexierung sowie Mindestmengen.
- Die verantwortliche Person und eine Vertretung, jeweils namentlich.
- Den Klauselverweis für jedes Datum, damit es jeder prüfen kann.
Das Register ist nur so gut wie seine Erinnerungen. Schicken Sie der verantwortlichen Person rechtzeitig vor der Kündigungsfrist ein Prüfpaket: wozu der Vertrag Sie verpflichtet, offene Punkte mit dem Lieferanten, Lieferleistung und ob der Bedarf noch besteht. Die Entscheidung fällt dann mit den Fakten vor Augen, nicht unter Termindruck.
#Was kann KI tun, und was bleibt bei einem Menschen?
KI übernimmt das Lesen. Bei einem Bestand unterschriebener Verträge, oft gescannt, manche auf Arabisch, manche zweisprachig, extrahiert sie die Daten, die Verlängerungsklausel und die Kündigungsbedingungen in das Register und zitiert die Klausel, auf die sie sich gestützt hat. Wo ein Vertrag mehrdeutig ist, etwa wenn die Frist ab einem Jahrestag statt ab dem Enddatum läuft, markiert sie den Vertrag, statt zu raten.
Ein Mensch prüft jedes extrahierte Datum gegen die zitierte Klausel, bevor es ins Register gelangt. Die Entscheidung über Verlängerung, Nachverhandlung oder Ausstieg bleibt bei der verantwortlichen Person, ebenso das Versenden der Kündigung. KI kann das Kündigungsschreiben in der Sprache des Vertrags entwerfen; ein Mensch unterschreibt und versendet es. Jede Extraktion, Korrektur und Entscheidung wird protokolliert.
#Wann reichen eine Tabelle oder Ihr CLM-Werkzeug?
Haben Sie einige Dutzend Lieferantenverträge, genügen eine gemeinsame Tabelle mit den oben genannten Feldern, zwei namentlich benannte Verantwortliche und Kalendererinnerungen zum Kündigungsdatum, nicht zum Enddatum. Die Disziplin zählt mehr als das Werkzeug. Gehen Sie die Tabelle in jeder Quartalsabschlussbesprechung mit einer benannten teilnehmenden Person durch.
Nutzen Sie bereits ein Werkzeug für das Vertragslebenszyklusmanagement, etwa das Vertragsmodul in SAP Ariba, Coupa oder Icertis, liegt die Lücke meist im Bestand: alte Verträge, die nie richtig erfasst wurden. Das ist eine einmalige Lese- und Prüfaufgabe, und genau dort zahlt sich KI-Unterstützung am meisten aus.
#Wie setzt Stennir das um?
Stennir begegnet dem Thema meist im Rahmen einer breiteren Betrachtung. Die KI-Beratung führt den AI Opportunity Audit durch, der fünf Arbeitsabläufe priorisiert, jeweils mit Kosten- und Amortisationsbetrachtung, und einen Bau empfiehlt. Fällt die Wahl auf die Verfolgung von Verlängerungen, baut die KI-Umsetzung die Extraktion in Ihr Register oder CLM ein, in Ihren Konten, wobei ein Mensch jedes Datum freigibt und Erinnerungen an namentlich benannte Verantwortliche gehen.
Verträge auf Arabisch und Englisch werden vollständig unterstützt, weitere Sprachen auf Anfrage. Nach dem Start prüft der betreute KI-Betrieb die Extraktionsqualität bei neuen Verträgen, mit einer namentlich benannten verantwortlichen Person bei Stennir. Denselben Ansatz für Klauselzitate und Prüfpfad zeigt das ausgearbeitete Beispiel zur Vertragsprüfung.
We are
Stennir baut das Register und das Lesen Ihrer unterschriebenen Verträge, wobei ein Mensch jedes Datum prüft und jede Verlängerungsentscheidung verantwortet.
We aren't
Stennir ist keine Kanzlei, erteilt keine Rechtsberatung und versendet keine Kündigungen oder verlängert Verträge in Ihrem Namen.
#Was sollte eine Einkaufsleitung als Nächstes tun?
Nehmen Sie Ihre zehn größten Lieferantenverträge und prüfen Sie bei jedem, ob Sie das Kündigungsdatum kennen und wer verantwortlich ist. Können Sie das nicht schnell beantworten, beginnen Sie mit dem Register. Verwandte Arbeitsabläufe finden Sie unter KI für Operations; machen Sie dann die kostenlose Bereitschaftsprüfung oder buchen Sie ein 30-minütiges Gespräch.
#Häufige Fragen
Was brauchen Sie von uns, um das Register aufzubauen?
Zugriff auf die unterschriebenen Verträge dort, wo sie heute liegen, eine Liste der Personen, die Lieferantenbeziehungen verantworten, und eine Person, die extrahierte Daten freigibt. Wir brauchen außerdem Ihre Regeln für Kündigungen: wer sie versenden darf, auf welchem Weg und wer unterschreibt. Der Bau läuft in Ihren Konten und Ihrem Dokumentenspeicher.
Kann sie alte gescannte Verträge auf Arabisch lesen?
Ja. Stennir baut die Extraktion für arabische, englische und zweisprachige Verträge, auch für gescannte Kopien. Ist ein Scan schlecht oder eine Klausel mehrdeutig, wird der Vertrag für einen Menschen markiert, statt zu raten. Andere Sprachen werden auf Anfrage unterstützt und vor dem Einsatz an Ihren eigenen Dokumenten getestet.
Was kann schiefgehen?
Ein falsch gelesenes Datum, ein Nebenschreiben, das die Laufzeit ändert, oder ein Nachtrag, der anderswo abgelegt ist. Deshalb zitiert jedes Datum seine Klausel, ein Mensch gibt es frei, und Nachträge werden mit dem Original verknüpft. Das Register listet außerdem Verträge ohne verantwortliche Person auf, was oft das eigentliche Risiko ist.
Wo bleiben unsere Verträge?
Dort, wo Ihre Vorgaben es verlangen. Das Hosting wird vor dem Bau schriftlich vereinbart: in Ihrer Cloud, in Ihrem Land oder in Ihrem bestehenden Dokumentensystem. Die Verträge, das Register und die Protokolle bleiben in Ihren Konten, Sie behalten den Ausschalter und entscheiden, was ein Modellanbieter speichern darf.
