Sí, como un lector de alerta temprana, con tu equipo de contratos decidiendo. La IA puede leer órdenes de obra, actas de reuniones, respuestas a RFI y cartas del cliente, señalar hechos que pueden ser una modificación o un retraso, controlar el plazo de aviso que fija tu contrato y redactar el aviso y el registro de soporte. Tu responsable de contratos decide si se notifica, y nada se envía sin su firma.
#Ideas clave
- La mayoría de las modificaciones perdidas empiezan como una instrucción que nadie reconoció como cambio, no como un argumento débil.
- La IA puede vigilar los documentos donde se esconden los cambios: órdenes de obra, actas, respuestas a RFI, correos y revisiones de planos.
- Cada alerta debe enlazar con el documento de origen y con la cláusula del contrato que fija el requisito de aviso.
- La decisión de notificar y la valoración económica siguen en manos de tu responsable de contratos y tu aparejador o quantity surveyor.
- Merece la pena establecer un registro de avisos ordenado y una revisión semanal antes de introducir cualquier IA.
#¿Por qué se les pasan a los contratistas los avisos de modificaciones y reclamaciones?
Los cambios rara vez llegan etiquetados como cambios. La respuesta de un ingeniero a una RFI añade un detalle, un plano revisado desplaza el trazado de una instalación, un representante del cliente pide algo en una reunión de coordinación, una aprobación tardía detiene a un gremio.
Cada uno puede ser una modificación o un hecho que causa retraso. El equipo de obra está ocupado construyendo y el equipo de contratos se entera más tarde. El marco de gestión de riesgos de IA del NIST, enero de 2023 dice lo mismo para cualquier resultado de la IA: una persona designada sigue respondiendo de la decisión, así que la IA señala y una persona del equipo de contratos decide.
Los plazos importan en la mayoría de los modelos de contrato estándar. Con el libro rojo FIDIC de 2017, el aviso de reclamación debe darse dentro de un plazo fijo desde que la parte tuvo conocimiento, o debió tenerlo, del hecho, como explica la ICC, marzo de 2020.
#¿Qué puede vigilar la IA en los documentos de tu proyecto?
- Órdenes y respuestas a RFI que añaden, eliminan o cambian alcance respecto a los planos y el pliego del contrato.
- Revisiones de planos cuyos cambios afectan a trabajo ya ejecutado, comprado o programado.
- Actas de reuniones y correos que recogen una petición, un retraso en una aprobación o restricciones de acceso.
- Partes diarios que mencionan esperas, interferencias o trabajo fuera de secuencia.
- Plazos: el periodo de aviso de tus condiciones particulares, contado desde la fecha del documento de origen.
Para cada alerta, la IA redacta un registro breve: qué ocurrió, qué documentos lo demuestran, qué cláusula puede aplicarse y cuándo vencería el aviso. El responsable de contratos lo confirma o lo descarta.
#¿Qué debe decidir siempre una persona?
Si un hecho es o no un cambio, si se notifica, la redacción de cualquier cosa que se envíe al cliente o al ingeniero y la valoración. Esas decisiones conllevan un juicio comercial y de relación que un modelo no tiene. El trabajo de la IA es asegurarse de que la pregunta llega a la persona adecuada cuando todavía hay tiempo para actuar.
Es el mismo enfoque que una revisión de contratos con trazabilidad completa: la IA lee y señala, una persona designada decide y cada paso queda registrado.
#¿Cuándo basta con un registro y una lista de comprobación?
En un único proyecto con un responsable de contratos experimentado que asiste a todas las reuniones, un registro de avisos en Excel, una revisión semanal de órdenes y actas y una plantilla de aviso estándar pueden cubrir la mayor parte del riesgo. Un asistente de IA generalista puede ayudar a resumir una carta larga.
Deja de bastar con varios proyectos, cuando crece el volumen documental, la correspondencia es bilingüe y el equipo de contratos no puede leerlo todo. Entonces, un flujo de trabajo que lee cada documento entrante y mantiene el registro al día se gana su sitio con los avisos que detecta.
#¿Qué papel tiene Stennir?
El servicio de consultoría de IA de Stennir empieza con la Auditoría de oportunidades de IA: analiza por dónde entran los cambios en tus proyectos y prioriza cinco flujos de trabajo, cada uno con un análisis de coste y retorno, incluido si el seguimiento de avisos es la primera construcción adecuada. El informe es tuyo tanto si construyes con Stennir como si no.
Si sigues adelante, la implementación de IA construye el flujo de lectura y alertas sobre tu sistema de control documental y tu correo, con el responsable de contratos aprobando cada aviso. Pagas por trabajo terminado. La formación en IA enseña al personal de obra y comercial a registrar los hechos de forma que puedan encontrarse.
We are
Stennir construye un flujo de trabajo que lee los documentos de tu proyecto, señala posibles cambios y redacta avisos para que los apruebe tu responsable de contratos.
We aren't
Stennir no es una consultora de reclamaciones ni un despacho de abogados, y la IA no decide derechos ni envía avisos.
#¿Qué debería hacer ahora un responsable de contratos?
Toma un proyecto terminado, enumera las modificaciones y reclamaciones que planteaste tarde o no llegaste a plantear y rastrea qué documento mostró primero cada una. Esa lista es tu conjunto de prueba. Consulta IA para operaciones, haz la evaluación de preparación gratuita o reserva una llamada de 30 minutos.
#Preguntas frecuentes
¿Qué necesitáis de nosotros?
El contrato y las condiciones particulares de un proyecto, tu registro de avisos, una muestra de órdenes, actas y correspondencia, y el responsable de contratos que aprobaría las alertas. Stennir analiza por dónde entran los cambios en tus proyectos y acuerda qué decisiones quedan siempre en manos de tu equipo comercial.
¿Lee correspondencia en árabe?
Sí. El árabe y el inglés están totalmente soportados, incluidas cartas y actas bilingües. Cuando un contrato establece que prevalece el texto árabe, la alerta muestra la redacción en árabe junto a cualquier traducción, para que tu responsable de contratos lea el original antes de decidir. Otros idiomas están disponibles bajo petición.
¿Da la IA asesoramiento jurídico sobre derechos?
No. Señala hechos, enlaza documentos de origen y redacta documentación a partir de tus plantillas. Los derechos, la estrategia de avisos y todo lo que requiera juicio jurídico siguen en manos de tu responsable de contratos y tus abogados. El flujo de trabajo se asegura de que vean el hecho cuando aún hay tiempo para actuar.
¿Qué podría salir mal?
Un hecho que se pasa por alto porque estaba en una nota manuscrita, una falsa alerta que hace perder tiempo a un revisor o un plazo erróneo porque se interpretaron mal las condiciones particulares. Por eso los plazos los confirma una persona, cada alerta enlaza con su fuente y nada se envía sin la firma del responsable de contratos.
