Los reclutadores pasan las notas de entrevista al ATS sin volver a teclearlas cuando la IA convierte la grabación de la llamada o unos apuntes rápidos en un borrador ordenado según los campos del scorecard del puesto. El reclutador lee el borrador, lo corrige y lo archiva. Al candidato se le informa de la grabación, y ninguna nota llega a un cliente o a un responsable de contratación sin revisar.
#Claves
- Las notas posteriores a la entrevista son una de las mayores cargas administrativas de la semana de un reclutador, y casi todo ese esfuerzo es volver a teclear, no pensar.
- La IA redacta la nota en los campos del scorecard que ya tiene tu ATS; el reclutador la revisa y la archiva.
- Si la llamada no cubrió un campo, el borrador lo deja vacío en lugar de adivinar.
- Los candidatos saben que se graba la llamada, y las grabaciones se conservan solo el tiempo que permite tu política.
- Si tu ATS o tu herramienta de videollamada ya tiene un tomador de notas que encaja con tu scorecard, úsalo antes de construir nada.
#¿Cómo es el problema de las notas en la semana de un reclutador?
Un reclutador de una agencia o de un equipo interno de talento hace llamadas de cribado por Microsoft Teams, Zoom o teléfono, apunta en una libreta o en un Word y después teclea un resumen en Bullhorn, Greenhouse, Workable o Zoho Recruit. El jueves, las notas del lunes ya son escasas, y el responsable de contratación pide los mismos datos dos veces.
Una encuesta de Totaljobs a responsables de contratación del Reino Unido cifró el trabajo manual en 17,7 horas manuales por vacante, con el procesamiento de las notas posteriores a la entrevista entre las partidas individuales más grandes (Totaljobs, agosto de 2025). La pérdida no es solo de tiempo: las notas tecleadas tarde pierden las palabras del propio candidato, y el siguiente reclutador del proceso empieza desde una página en blanco.
#¿Qué debe contener una buena nota de entrevista?
- Los campos del scorecard del puesto, como competencias, experiencia y motivación, cada uno con evidencias de la conversación.
- Los datos sobre los que actuará el cliente: expectativa salarial tal como la expresó el candidato, preaviso, ubicación, permiso de trabajo e idiomas.
- Citas literales de todo lo sensible o que pueda discutirse, con la marca de tiempo de la grabación.
- Las preguntas pendientes que el reclutador aún tiene que hacer, para que la siguiente llamada empiece donde terminó esta.
- La valoración propia del reclutador, en un campo aparte que la IA nunca rellena.
#¿Cómo funciona el flujo de trabajo, paso a paso?
- Informar al candidato: la invitación y el inicio de la llamada indican que se graba para tomar notas, y ofrecen notas a mano como alternativa.
- Capturar: graba la llamada en Teams o Zoom, o dicta una nota de voz justo después.
- Redactar: la IA transcribe en árabe, inglés o ambos, rellena los campos del scorecard y marca como pendiente lo que no ha encontrado.
- Revisar: el reclutador lee el borrador junto a la transcripción, corrige los errores y escribe su propia valoración.
- Archivar: la nota aprobada entra en la ficha del ATS a través de su API, con la indicación de quién la aprobó.
- Limpiar: la grabación se borra o se conserva según tu norma de retención.
La regla más importante está en el tercer paso: un campo vacío es mejor que uno inventado. Un modelo al que se le pide rellenar «preaviso» dará una respuesta verosímil salvo que se le indique que deje espacios en blanco, y esa respuesta errónea acaba delante de un cliente.
#¿Qué debe seguir en manos del reclutador?
La valoración. Si el candidato encaja con el cliente, si su historia es coherente, si conviene presentarlo: esas decisiones son trabajo del reclutador y la razón por la que los clientes confían en la agencia. Lo que produce la IA se queda en un borrador que resume lo que se dijo.
El marco de gestión de riesgos de IA del NIST, enero de 2023 trata la supervisión humana y la rendición de cuentas como parte de la gestión del riesgo de la IA. En selección, eso significa que cada nota registra quién la aprobó, de modo que una pregunta posterior de un candidato o un cliente pueda responderse con el registro.
#¿Cuándo basta con un tomador de notas integrado?
Si tu ATS o tu herramienta de videollamada ya ofrece notas con IA, tus entrevistas son en inglés y el resultado encaja con tu scorecard, actívalo, escribe una norma breve de revisión y no vayas más allá. Muchos equipos no necesitan nada más.
Un flujo de trabajo a medida tiene sentido cuando las llamadas mezclan árabe e inglés, cuando los campos del scorecard cambian según el cliente, cuando las notas deben llegar a un portal del cliente con un formato fijo o cuando los datos de los candidatos deben quedarse en una región de alojamiento concreta.
#¿Dónde encaja Stennir?
Stennir empieza con consultoría de IA cuando no tienes claro qué tarea administrativa resolver primero: la auditoría de oportunidades de IA prioriza cinco flujos de trabajo, y las notas de entrevista suelen estar entre ellos. Después, la implementación de IA integra el flujo de notas en tu ATS, con un reclutador que aprueba cada nota y alojado donde exijan tus normas.
La formación en IA enseña a los reclutadores a revisar borradores con rapidez y a detectar los errores típicos de las transcripciones, como nombres, cifras y nombres de empresa mal entendidos.
We are
Stennir integra el flujo de redactar, revisar y archivar en el ATS que ya usas, con un reclutador que aprueba cada nota.
We aren't
Stennir no vende una aplicación para tomar notas, ni puntúa ni clasifica a los candidatos.
#¿Qué debería hacer ahora un responsable de talento?
Elige una familia de puestos y compara cinco notas tecleadas como siempre con cinco borradores de la IA revisados por el mismo reclutador: qué faltaba, qué estaba mal y cuánto costó revisar. Lee IA para operaciones y IA para notas de reunión que se convierten en tareas. Después haz la evaluación de preparación gratuita o reserva una llamada de 30 minutos.
#Preguntas frecuentes
¿Tenemos que decir a los candidatos que la llamada se graba?
Sí. Díselo en la invitación y otra vez al empezar la llamada, y ofrece notas a mano como alternativa. Las normas de consentimiento dependen de dónde estéis tú y el candidato, incluidas las leyes de protección de datos de EAU y Arabia Saudí, así que confirma la redacción exacta con tu asesor jurídico antes de empezar a grabar.
¿Funciona con entrevistas en árabe?
Puede funcionar, pero pruébalo antes con tus propias llamadas. El dialecto del Golfo, los nombres y las cifras son donde más fallan las transcripciones. Usa un conjunto de llamadas con consentimiento en árabe y en árabe e inglés mezclados, compara los borradores con lo que se dijo y activa solo los idiomas que superen la prueba.
¿Qué necesitáis de nosotros para empezar?
Un responsable de talento que se haga cargo del resultado, tus plantillas de scorecard, acceso al ATS mediante su API o un entorno de pruebas, unas cuantas grabaciones de muestra con consentimiento y tu norma de retención. Stennir también necesita saber quién recibe las notas, clientes o responsables de contratación, y en qué formato las esperan.
¿Qué podría salir mal?
El borrador puede entender mal un nombre, una cifra o un preaviso, o rellenar un campo con una suposición. Las defensas son una regla para dejar campos en blanco ante la duda, una revisión del reclutador frente a la transcripción antes de archivar y un registro de quién aprobó cada nota.
