Elige el proceso que se repite a menudo, sigue reglas escritas, cuesta poco cuando sale mal, tiene sus datos a mano y tiene un único responsable con nombre. Después comprueba que no sea un trabajo que deba conservar una persona. Si un candidato falla cualquiera de esas seis pruebas, déjalo para más adelante y elige otro.
#Claves
- Un buen primer proceso se repite lo bastante como para que el ahorro se vea en las cifras.
- Las reglas escritas importan más que las herramientas ingeniosas, porque la ia solo puede seguir lo que el equipo sabe describir.
- Empieza donde un error es barato de detectar y barato de corregir.
- Un primer proceso necesita datos que ya tienes y una persona que apruebe el resultado.
- Anota antes de empezar el trabajo que la ia no puede tocar, no después del primer problema.
#Qué proceso deberíamos automatizar primero con ia?
Empieza por un proceso, no por un programa. Puntúa cada candidato según con qué frecuencia se repite, cuánto varía, qué cuesta un error y si tienes los datos. Después elige el mejor. Este es el método de trabajo de Stennir, no una referencia publicada.
Busca trabajo que se repita a menudo, sea costoso, propenso a errores y documentable. El trabajo puntual encaja mal: si la tarea ocurre dos veces al año, el ahorro es demasiado pequeño para notarse, por ingeniosa que sea la herramienta.
#Con qué frecuencia tiene que repetirse el trabajo?
Lo bastante a menudo como para que se note un cambio. Una tarea que llega decenas de veces al día te da un antes y un después claros. Elige la que tenga volumen.
El volumen también te da una línea base. Cuenta cuántos elementos gestiona hoy el equipo, cuántos necesitan repetirse y cuánto tiempo dedica una persona a cada uno. Sin esa línea base, nadie podrá decir después si la automatización ayudó. Anota las cifras antes de que cambie nada.
#Sigue el proceso reglas que podemos escribir?
Si dos personas con experiencia de tu equipo gestionan el mismo elemento de forma distinta, el proceso no está listo. La variabilidad es lo primero que hay que puntuar, y el trabajo que puedes documentar es lo segundo.
Ayuda una prueba rápida. Pide a una persona que explique los pasos a un recién llegado en una página. Si la página necesita la expresión "depende" en cada párrafo, ordena primero el proceso. Stennir hace este ordenado dentro de la consultoría de ia, antes de que empiece cualquier construcción.
#Cuánto cuesta un error y quién lo detecta?
Elige un proceso en el que un resultado equivocado sea barato de encontrar y barato de corregir. Redactar una primera respuesta, clasificar documentos entrantes o preparar un resumen para revisión encajan. Liberar un pago o responder a un regulador, no. El coste del error es un factor de puntuación por sí mismo.
Nombra a la persona que aprueba lo que produce la ia. Una persona, con nombre, con autoridad para rechazarlo. Un paso de revisión sin responsable se convierte en un sello de goma, y el primer resultado malo llega a un cliente.
#Tenemos los datos y puede leerlos la ia?
Comprueba que los documentos, registros o correos que necesita el proceso ya existen y son accesibles. Los datos históricos también son un factor de puntuación. Para las empresas de los emiratos árabes unidos y Arabia saudí, añade una pregunta. Los documentos están en árabe, en inglés o en ambos? El árabe y el inglés están plenamente soportados, y otros idiomas bajo petición.
El alojamiento es una segunda comprobación. El alojamiento es flexible: donde lo exijan tus normas, en el país, la nube o el sistema que corresponda. Acuérdalo pronto con tu responsable de cumplimiento. El glosario explica los términos.
Para los emiratos árabes unidos, la ley federal de protección de datos, decreto-ley n.º 45 de 2021, se resume en el portal del gobierno de los eau; Arabia saudí tiene su propia ley de protección de datos personales, que tu responsable de cumplimiento debería confirmar si es aplicable. Este artículo no hace ninguna afirmación legal. Para el lado del riesgo al puntuar un proceso, el marco de gestión de riesgos de ia del nist, publicado en enero de 2023, es una referencia neutral.
#Qué trabajo deberíamos negarnos a automatizar?
Toda lista de primeros procesos necesita una segunda lista. Anota lo que la ia no puede tocar. Todo lo que requiera un juicio sobre una persona, como decisiones de contratación, medidas disciplinarias o excepciones a la política, se queda con una persona. Todo lo que mueva dinero o vaya a un regulador también se queda con una persona.
We are
Stennir es un socio de consultoría de ia que te ayuda a elegir un proceso, fijar los límites y medir el resultado frente a tu propia línea base.
We aren't
Stennir no es un proveedor de herramientas que puntúa tus procesos con una fórmula fija y luego te vende la herramienta que encaja con la puntuación.
Para una vista práctica por equipo, consulta ia para operaciones. Si el proceso resulta ser una buena opción, la construcción es la implementación de ia, donde pagas por trabajo terminado.
#Qué debería hacer a continuación un responsable de operaciones?
Haz una lista de cinco a diez procesos candidatos. Puntúa cada uno con las seis pruebas de este artículo y quédate con el mejor. Después anota el responsable, la línea base y el trabajo que la ia no puede tocar. El servicio de consultoría de ia de Stennir ayuda justo con este paso, y la evaluación de preparación es una forma gratuita de empezar por tu cuenta. Cuando quieras una segunda opinión, reserva una llamada de 30 minutos.
#Preguntas frecuentes
Qué necesitamos tener documentado antes de empezar?
Los pasos del proceso en lenguaje llano, las reglas para las excepciones, una muestra de elementos reales con el resultado correcto, y el volumen actual y el número de repeticiones de trabajo. Una página basta. Si el equipo no puede escribirlo, el proceso necesita ordenarse antes de añadir ninguna ia.
Qué trabajo debería quedarse con una persona?
Las decisiones sobre personas, como contratar o sancionar, las excepciones a la política, todo lo que mueva dinero y todo lo que se envíe a un regulador. La ia puede preparar un borrador o un resumen para estos casos. Una persona con nombre lo lee, decide y firma. La línea se escribe antes de que empiece el trabajo.
Quién aprueba lo que produce la ia?
Una persona con nombre del equipo que es dueño del proceso, normalmente el responsable de operaciones o alguien en quien delegue. Tiene autoridad para rechazar el resultado y el contexto para detectar un error. Una bandeja compartida o un comité no es un responsable. Nombra a la persona y a su suplente.
Funciona cuando nuestros documentos están en árabe?
Sí. El árabe y el inglés están plenamente soportados, y otros idiomas bajo petición. Pruébalo con una muestra de tus documentos reales, incluidos escaneos y páginas en varios idiomas, antes de comprometerte. La calidad depende del tipo de documento, así que mídela frente a las respuestas correctas que tu equipo ya tiene.
Qué puede salir mal en una primera automatización y cómo se detecta?
La ia puede leer mal un documento, aplicar una regla al caso equivocado o pasar por alto una excepción. Se detecta con un revisor con nombre, una muestra de resultados comprobada frente a respuestas conocidas y una línea base que anotaste antes del lanzamiento. Los problemas aparecen pronto en las cifras, mientras el proceso aún es pequeño.
