Para dejar de perder los plazos de preaviso de renovación con proveedores, crea un único registro de renovaciones a partir de los contratos firmados: fecha de fin, cláusula de renovación automática, plazo de preaviso, forma de notificación y un responsable con nombre para cada uno. La IA puede volcar en ese registro los contratos firmados acumulados y citar la cláusula; una persona comprueba cada fecha, y los avisos llegan al responsable con suficiente antelación respecto al plazo de preaviso.
#Claves
- Las renovaciones se escapan porque la fecha que importa es la de preaviso, no la de fin, y está en una cláusula que nadie relee.
- La solución es un registro construido a partir de los documentos firmados, con un responsable con nombre por contrato.
- La IA es útil con los contratos acumulados: lee contratos antiguos en árabe e inglés y cita la cláusula que respalda cada fecha.
- Decidir si se renueva, se renegocia o se sale sigue en manos de una persona, igual que enviar el preaviso.
- Con unas pocas decenas de contratos, basta con una hoja de cálculo compartida con dos responsables y recordatorios en el calendario.
#¿Por qué se pasan las renovaciones de proveedores de la fecha de preaviso?
Los contratos están en una unidad compartida, en SharePoint, en la bandeja de alguien y en un archivador. El seguimiento es una hoja de Excel que montó una responsable de categoría y que solo ella actualiza. Recoge las fechas de fin, pero la cláusula de renovación automática dice que el preaviso debe llegar al proveedor con un plazo determinado antes del fin, por carta certificada a una dirección concreta. La fecha de fin parece holgada; la de preaviso ya ha pasado.
Después, la responsable cambia de puesto, la hoja se queda desactualizada y la primera señal del problema es una factura por otro periodo. No es algo raro. En una encuesta de ContractWorks a abogados internos publicada por Bdaily, mayo de 2021, el 56 % trabajaba en una empresa que había dejado pasar una renovación automática, y el 46 % lo había hecho en el año anterior.
El mismo estudio, recogido por Legal Futures, 2021, concluyó que el 71 % decía que su empresa no se centraba lo suficiente en gestionar los contratos después de firmarlos.
#¿Qué debe contener un registro de renovaciones?
- Proveedor, título del contrato y enlace a la copia firmada, no a un borrador.
- Fecha de inicio, fecha de fin y si el contrato se renueva automáticamente.
- El plazo de preaviso y la fecha en que debe recibirse el preaviso, calculada a partir de la cláusula.
- La forma de notificación: correo certificado, correo electrónico a una dirección concreta, portal.
- Cláusulas de resolución por conveniencia, de revisión o de indexación de precios, y volúmenes mínimos.
- El responsable del contrato y un suplente, con nombre.
- La referencia de la cláusula de cada fecha, para que cualquiera pueda comprobarla.
El registro vale lo que valen sus avisos. Envía al responsable un dosier de revisión con bastante antelación a la fecha de preaviso: a qué te compromete el contrato, las incidencias abiertas con el proveedor, el rendimiento en las entregas y si la necesidad sigue existiendo. Así la decisión se toma con los datos delante, no bajo la presión del plazo.
#¿Qué puede hacer la IA y qué queda en manos de una persona?
La IA hace la lectura. Con un volumen de contratos firmados acumulados, a menudo escaneados, algunos en árabe y otros bilingües, extrae las fechas, la cláusula de renovación y las condiciones de preaviso al registro, y cita la cláusula en la que se ha basado. Cuando un contrato es ambiguo, por ejemplo si el preaviso se cuenta desde un aniversario y no desde la fecha de fin, lo señala en lugar de adivinar.
Una persona comprueba cada fecha extraída frente a la cláusula citada antes de que entre en el registro. La decisión de renovar, renegociar o salir sigue siendo del responsable, igual que enviar el preaviso. La IA puede redactar la carta de preaviso en el idioma del contrato; una persona la firma y la envía. Cada extracción, corrección y decisión queda registrada.
#¿Cuándo basta con una hoja de cálculo o con tu herramienta de CLM?
Si tienes unas pocas decenas de contratos con proveedores, basta con una hoja de cálculo compartida con los campos anteriores, dos responsables con nombre y recordatorios en el calendario en la fecha de preaviso, no en la de fin. La disciplina importa más que la herramienta. Revísala en cada reunión de cierre de trimestre con un asistente designado.
Si ya usas una herramienta de gestión del ciclo de vida de contratos, como el módulo de contratos de SAP Ariba, Coupa o Icertis, la carencia suele estar en los contratos acumulados: contratos antiguos que nunca se dieron de alta bien. Es un trabajo puntual de lectura y comprobación, y es donde más compensa la ayuda de la IA.
#¿Cómo lo hace Stennir?
Stennir suele encontrarse con esto dentro de una revisión más amplia. La consultoría de IA realiza la auditoría de oportunidades de IA, que prioriza cinco flujos de trabajo, cada uno con su coste y su caso de retorno, y recomienda una construcción. Cuando el elegido es el seguimiento de renovaciones, la implementación de IA integra la extracción en tu registro o tu CLM, en tus cuentas, con una persona que aprueba cada fecha y avisos dirigidos a responsables con nombre.
Los contratos en árabe e inglés están plenamente soportados, y otros idiomas bajo petición. Tras la puesta en producción, las operaciones de IA gestionadas comprueban la calidad de la extracción en los contratos nuevos, con un responsable designado por parte de Stennir. El mismo enfoque de citar cláusulas y mantener un rastro de auditoría se muestra en el ejemplo práctico de revisión de contratos.
We are
Stennir construye el registro y la lectura de tus contratos firmados, con una persona que comprueba cada fecha y es responsable de cada decisión de renovación.
We aren't
Stennir no es un despacho de abogados, no da asesoramiento jurídico y no envía preavisos ni renueva contratos en tu nombre.
#¿Qué debería hacer ahora un director de compras?
Toma tus diez mayores contratos con proveedores y comprueba, en cada uno, si conoces la fecha de preaviso y quién es el responsable. Si no puedes responder rápido, empieza el registro. Consulta IA para operaciones para ver flujos de trabajo relacionados y después haz la evaluación de preparación gratuita o reserva una llamada de 30 minutos.
#Preguntas frecuentes
¿Qué necesitáis de nosotros para construir el registro?
Acceso a los contratos firmados allí donde estén hoy, una lista de las personas responsables de las relaciones con proveedores y una persona que apruebe las fechas extraídas. También necesitamos tus reglas de preaviso: quién puede enviarlo, cómo y quién firma. La construcción se hace en tus cuentas y en tu repositorio de documentos.
¿Puede leer contratos antiguos escaneados en árabe?
Sí. Stennir construye la extracción para contratos en árabe, en inglés y bilingües, incluidas las copias escaneadas. Cuando un escaneo es de mala calidad o una cláusula es ambigua, el contrato se señala para que lo revise una persona en lugar de adivinar. Otros idiomas se soportan bajo petición y se prueban con tus propios documentos antes de usarlos.
¿Qué podría salir mal?
Una fecha mal leída, una carta complementaria que cambia la duración o una adenda guardada en otro sitio. Por eso cada fecha cita su cláusula, una persona la aprueba y las adendas se vinculan al original. El registro también lista los contratos sin responsable, que a menudo son el riesgo real.
¿Dónde se quedan nuestros contratos?
Donde lo exijan tus normas. El alojamiento se acuerda por escrito antes de construir: en tu nube, en tu país o en tu sistema documental actual. Los contratos, el registro y los registros de actividad se quedan en tus cuentas, y tú conservas el interruptor de apagado y decides qué puede conservar cualquier proveedor de modelos.
