Un atelier de stratégie IA pour une équipe de direction doit se conclure par quatre éléments écrits : une liste restreinte de workflows qui méritent d'être transformés, un responsable nommé pour chacun, les questions ouvertes sur les données et l'hébergement, et une décision prise dans la salle. S'il se termine par une diapositive de tendances et une liste d'idées, c'était une présentation, pas une séance de travail.
#À retenir
- Un atelier IA avec la direction vaut la peine quand il aboutit à des décisions avec des noms, pas à une liste d'idées.
- Les personnes présentes doivent porter des budgets et des processus : le directeur des opérations, la finance, les responsables des départements les plus chargés et la personne responsable de l'informatique et des données.
- La préparation compte plus que l'ordre du jour : chaque dirigeant apporte les tâches qui consomment le plus d'heures dans son équipe et les outils sur lesquels elles tournent.
- Les livrables sont une liste restreinte et classée de workflows, un responsable pour chacun, les questions ouvertes sur les données et l'hébergement, et une première décision.
- Un atelier seul suffit quand le premier workflow est évident et que quelqu'un en interne peut le faire tourner ; sinon, c'est le début d'un audit.
#Qui doit participer à un atelier IA de direction ?
Les décideurs et les personnes qui savent où le travail se fait. Dans une entreprise de taille intermédiaire à forte composante opérationnelle, cela signifie généralement le directeur des opérations, le responsable financier, deux ou trois chefs de département dont les équipes portent les plus lourdes charges manuelles, et la personne responsable de l'informatique, des données et de la sécurité. Laissez les fournisseurs à l'écart.
#Quelle préparation les dirigeants doivent-ils faire avant l'atelier ?
Demandez à chaque dirigeant de répondre par écrit aux mêmes questions à l'avance, pour que la séance parte de faits plutôt que d'opinions.
- Quelles sont les trois tâches qui prennent le plus d'heures dans votre équipe, et à quelle fréquence se répètent-elles ?
- Sur quels systèmes tournent-elles : SAP, Odoo, Microsoft 365, Excel, Salesforce, HubSpot, Zendesk, WhatsApp ?
- Où le travail attend-il que quelqu'un approuve, vérifie ou ressaisisse quelque chose ?
- Quels outils d'IA votre équipe utilise-t-elle déjà, approuvés ou non ?
- Que ne doit jamais envoyer ou décider un système d'IA sans vérification par une personne ?
Le Work Trend Index de Microsoft et LinkedIn, mai 2024 a constaté que 75 % des travailleurs du savoir utilisent l'IA au travail et que 78 % de ces utilisateurs apportent leurs propres outils. Votre équipe de direction ne part pas de zéro. Elle part d'un usage non encadré.
#À quoi ressemble un exemple d'ordre du jour ?
Un ordre du jour de travail comporte cinq blocs et aucune conférence.
- Les faits : une synthèse d'une page de la préparation, regroupée par département.
- Le filtre : noter chaque workflow selon le volume, le degré auquel il suit des règles, le coût d'une erreur, l'accessibilité des données et la personne qui approuverait les résultats.
- La liste restreinte : réduire à trois à cinq workflows, avec en face de chacun le nom de la personne responsable du processus.
- Les questions ouvertes : où se trouvent les données, quelles règles d'hébergement s'appliquent et qui valide les résultats de l'IA.
- La décision : convenir d'une prochaine étape avec un responsable, comme un audit du workflow en tête ou l'essai d'un outil dont vous disposez déjà.
#Que doit produire l'atelier par écrit ?
Quatre livrables écrits. Une liste restreinte et classée de workflows, avec la raison pour laquelle chacun a été retenu. Un responsable nommé par workflow. Une liste des questions ouvertes sur les données et l'hébergement, par exemple si des données personnelles peuvent quitter le pays ou si un ancien ERP dispose d'une API utilisable. Et une décision que l'équipe de direction a prise, et non reportée.
Les critères de choix du premier workflow figurent dans comment choisir le premier processus à automatiser avec l'IA. Si le conseil d'administration veut ensuite un plan complet, ce que contient une bonne feuille de route IA pour une ETI décrit le document suivant.
#Quand un atelier seul suffit-il ?
Quand le premier workflow est évident, que les données sont accessibles et que quelqu'un dans l'entreprise peut configurer un outil existant ou mener le premier développement. Beaucoup d'équipes repartent avec une étape qui ne nécessite aucun consultant : activer une fonctionnalité qu'elles ont déjà, rédiger une politique d'usage ou former un département.
Il faut aller plus loin quand les dirigeants ne s'accordent pas sur l'ordre, quand personne ne sait dire ce que coûte un workflow aujourd'hui, ou quand les règles d'hébergement sont floues. Gartner prévoyait que 30 % des projets d'IA générative seraient abandonnés après la preuve de concept, une valeur métier peu claire figurant parmi les causes (Gartner, juillet 2024).
#Comment Stennir anime-t-il un atelier de direction ?
Chez Stennir, l'atelier de direction fait partie du conseil en IA. Il s'inscrit généralement dans l'audit des opportunités IA : nous interrogeons d'abord les personnes qui font le travail, puis présentons les workflows classés à votre équipe de direction pour mettre l'ordre à l'épreuve et désigner un responsable pour chacun.
L'audit livre cinq workflows classés, chacun avec un coût et une analyse du retour sur investissement, et un développement recommandé avec son périmètre et sa région d'hébergement. Le rapport vous appartient, que vous construisiez avec Stennir ou non. Si vous allez plus loin, les mêmes personnes font passer le premier workflow en mise en œuvre de l'IA.
We are
Stennir anime une séance de travail avec la direction qui se conclut par une liste restreinte classée, des responsables nommés et une décision.
We aren't
Stennir n'anime pas de séance d'inspiration sur les tendances de l'IA, ni de démonstration commerciale présentée comme une stratégie.
#Que doit faire ensuite un directeur des opérations ?
Envoyez les questions de préparation ci-dessus à votre équipe de direction et lisez les réponses. Pour savoir rapidement où vous en êtes, faites l'évaluation de maturité gratuite. Consultez l'IA pour les opérations pour des workflows types, ou réservez un appel de 30 minutes pour parler d'un atelier.
#Questions fréquentes
De quoi avez-vous besoin de notre part avant un atelier de stratégie IA ?
D'un sponsor capable de prendre des décisions, d'une préparation écrite de chaque dirigeant sur ses tâches les plus lourdes et les systèmes sur lesquels elles tournent, et d'un accès à quelques personnes qui font ce travail au quotidien. Sans préparation, la séance collecte des faits au lieu de décider.
Le PDG doit-il assister à tout l'atelier ?
Pas nécessairement. Le PDG compte surtout au moment de la décision, quand la liste restreinte et les responsables sont arrêtés. Les premiers blocs ont besoin des personnes qui connaissent le travail : opérations, finance, chefs de département et informatique. Un PDG présent à la décision garantit l'honnêteté sur ce qui sera financé.
L'atelier peut-il se dérouler en arabe ?
Oui. Stennir anime les séances en arabe et en anglais, et les livrables écrits peuvent être dans l'une ou l'autre langue, ou les deux. Ce qui compte davantage, c'est que les workflows retenus incluent les documents et messages en arabe que vos équipes traitent réellement, car c'est souvent là que se trouvent les questions de données les plus difficiles.
Qu'est-ce qui peut mal tourner dans un atelier IA avec la direction ?
L'échec courant est une séance qui se termine dans l'enthousiasme et sans responsable. Un autre est une liste restreinte façonnée par celui qui a parlé le plus fort ou par le fournisseur qui a fait sa présentation. Une préparation écrite, un filtre de notation commun et une décision prise dans la salle protègent contre les deux.
