Les recruteurs saisissent leurs notes d'entretien dans l'ATS sans les retaper en laissant l'IA transformer l'enregistrement d'un appel ou des notes prises à la volée en un brouillon calé sur les champs de la grille d'évaluation du poste. Le recruteur lit le brouillon, le corrige et le classe. Le candidat est informé de l'enregistrement, et aucune note n'arrive chez un client ou un manager recruteur sans avoir été vérifiée.
#À retenir
- Les notes après entretien comptent parmi les tâches administratives les plus lourdes de la semaine d'un recruteur, et l'essentiel de cet effort consiste à retaper, pas à réfléchir.
- L'IA rédige la note dans les champs de grille que votre ATS possède déjà ; le recruteur la vérifie et la classe.
- Le brouillon laisse un champ vide quand l'appel ne l'a pas abordé, au lieu de deviner.
- Les candidats sont informés de l'enregistrement, et les enregistrements ne sont conservés que le temps permis par votre politique.
- Si votre ATS ou votre outil de visioconférence propose déjà une prise de notes adaptée à votre grille, utilisez-la avant de construire quoi que ce soit.
#À quoi ressemble le problème des notes dans la semaine d'un recruteur ?
Un recruteur en cabinet ou dans une équipe talent interne mène ses appels de présélection sur Microsoft Teams, Zoom ou par téléphone, griffonne dans un carnet ou un fichier Word, puis tape plus tard un résumé dans Bullhorn, Greenhouse, Workable ou Zoho Recruit. Le jeudi, les notes du lundi sont maigres, et le manager recruteur redemande deux fois les mêmes informations.
Une enquête de Totaljobs auprès de responsables du recrutement britanniques chiffre le travail manuel à 17,7 heures par poste à pourvoir, le traitement des notes après entretien figurant parmi les postes les plus lourds (Totaljobs, août 2025). La perte n'est pas seulement du temps : des notes saisies tard perdent les mots du candidat, et le recruteur suivant sur le poste repart d'une page blanche.
#Que doit contenir une bonne note d'entretien ?
- Les champs de la grille d'évaluation du poste, comme les compétences, l'expérience et la motivation, chacun étayé par des éléments de la conversation.
- Les faits sur lesquels un client agira : prétentions salariales telles que le candidat les a formulées, préavis, localisation, droit de travailler et langues.
- Des citations exactes pour tout ce qui est sensible ou susceptible d'être contesté, avec un horodatage de l'enregistrement.
- Les questions encore ouvertes que le recruteur doit poser, pour que l'appel suivant reprenne là où celui-ci s'est arrêté.
- L'appréciation du recruteur lui-même, dans un champ distinct que l'IA ne remplit jamais.
#Comment le workflow se déroule-t-il, étape par étape ?
- Informer le candidat : l'invitation et le début de l'appel indiquent qu'il est enregistré pour la prise de notes, et proposent une prise de notes manuscrite à la place.
- Capter : enregistrez l'appel dans Teams ou Zoom, ou dictez un mémo vocal juste après.
- Rédiger : l'IA transcrit en arabe, en anglais ou dans les deux, remplit les champs de la grille et signale comme manquant tout ce qu'elle n'a pas trouvé.
- Vérifier : le recruteur lit le brouillon à côté de la transcription, corrige les erreurs et rédige sa propre appréciation.
- Classer : la note approuvée est versée dans la fiche de l'ATS via son API, avec le nom de la personne qui l'a approuvée.
- Faire le ménage : l'enregistrement est supprimé ou conservé selon votre règle de conservation.
La règle la plus importante se trouve à l'étape trois : un champ vide vaut mieux qu'un champ inventé. Un modèle à qui l'on demande de remplir « préavis » produira une réponse plausible si on ne lui dit pas de laisser des blancs, et cette mauvaise réponse finit sous les yeux d'un client.
#Qu'est-ce qui doit rester entre les mains du recruteur ?
L'appréciation. Le candidat correspond-il au client, son parcours est-il cohérent, faut-il le présenter : ces décisions relèvent du recruteur et expliquent pourquoi les clients font confiance au cabinet. La production de l'IA s'arrête à un résumé provisoire de ce qui a été dit.
Le cadre de gestion des risques de l'IA du NIST, janvier 2023 considère la supervision humaine et la responsabilité comme des éléments de la gestion du risque lié à l'IA. En recrutement, cela signifie que chaque note indique qui l'a approuvée, afin qu'une question ultérieure d'un candidat ou d'un client puisse trouver sa réponse dans le dossier.
#Quand une prise de notes intégrée suffit-elle ?
Si votre ATS ou votre outil de visioconférence propose déjà des notes par IA, que vos entretiens se font en anglais et que le résultat correspond à votre grille, activez-la, rédigez une courte règle de vérification et arrêtez-vous là. Beaucoup d'équipes n'ont besoin de rien de plus.
Un workflow sur mesure se justifie quand les appels mélangent arabe et anglais, quand les champs de la grille varient selon le client, quand les notes doivent arriver sur un portail client dans un format précis, ou quand les données des candidats doivent rester dans une région d'hébergement donnée.
#Quel est le rôle de Stennir ?
Stennir commence par le conseil en IA quand vous ne savez pas quelle tâche administrative traiter en premier : l'AI Opportunity Audit classe cinq workflows, et les notes d'entretien en font souvent partie. La mise en œuvre de l'IA intègre ensuite le workflow de notes à votre ATS, avec un recruteur qui approuve chaque note, hébergé là où vos règles l'exigent.
La formation à l'IA apprend aux recruteurs à vérifier rapidement les brouillons et à repérer les erreurs typiques des transcriptions, comme les noms, les chiffres et les noms d'entreprise mal compris.
We are
Stennir construit le workflow rédiger, vérifier, classer dans l'ATS que vous utilisez déjà, avec un recruteur qui approuve chaque note.
We aren't
Stennir ne vend pas d'application de prise de notes, et ne note ni ne classe les candidats.
#Que doit faire ensuite un responsable du recrutement ?
Choisissez une famille de postes et comparez cinq notes saisies comme d'habitude avec cinq brouillons d'IA vérifiés par le même recruteur : ce qui manquait, ce qui était faux, le temps de vérification. Lisez l'IA pour les opérations et des comptes rendus de réunion qui deviennent des actions suivies. Ensuite, faites l'évaluation de maturité gratuite ou réservez un appel de 30 minutes.
#Questions fréquentes
Faut-il informer les candidats que l'appel est enregistré ?
Oui. Informez-les dans l'invitation puis au début de l'appel, et proposez une prise de notes manuscrite à la place. Les règles de consentement dépendent de l'endroit où vous et le candidat vous trouvez, y compris les lois sur la protection des données des Émirats arabes unis et de l'Arabie saoudite ; validez donc la formulation exacte avec votre conseil juridique avant de commencer à enregistrer.
Cela fonctionne-t-il pour des entretiens en arabe ?
C'est possible, mais testez d'abord sur vos propres appels. Le dialecte du Golfe, les noms et les chiffres sont les points où les transcriptions échouent le plus. Faites passer une série d'appels enregistrés avec consentement, en arabe et en arabe mêlé d'anglais, comparez les brouillons avec ce qui a été dit, et n'activez que les langues qui réussissent le test.
De quoi avez-vous besoin de notre part pour commencer ?
Un responsable du recrutement qui porte le résultat, vos modèles de grille d'évaluation, un accès à l'ATS via son API ou un environnement de test, quelques enregistrements types obtenus avec consentement et votre règle de conservation. Stennir doit aussi savoir qui reçoit les notes, clients ou managers recruteurs, et dans quel format ils les attendent.
Qu'est-ce qui pourrait mal tourner ?
Le brouillon peut mal comprendre un nom, un chiffre ou une durée de préavis, ou remplir un champ par supposition. Les garde-fous sont une règle qui impose de laisser le champ vide en cas de doute, une vérification par le recruteur face à la transcription avant classement, et un journal indiquant qui a approuvé chaque note.
