Pour catégoriser les dépenses quand les lignes de bons de commande et de factures sont vagues, convenez d'abord d'une courte liste de catégories, nettoyez les noms de fournisseurs et appliquez des règles simples pour les fournisseurs qui ne vendent qu'une seule chose. Laissez ensuite l'IA proposer une catégorie pour les lignes restantes, avec un indice de confiance. Un responsable de catégorie relit les lignes à faible confiance, et chaque correction devient une règle.
#À retenir
- La liste de catégories compte davantage que l'outil : gardez-la courte et confiez-la à un responsable.
- Le nettoyage des noms de fournisseurs et quelques règles simples catégorisent une grande partie des données avant toute IA.
- L'IA est efficace sur la longue traîne : lignes en texte libre, libellés mêlant arabe et anglais, et nouveaux fournisseurs.
- Une personne relit les propositions à faible confiance, et les corrections reviennent sous forme de règles.
- Mesurez la part des lignes restées en « autres » et la précision sur un échantillon vérifié.
#Pourquoi les dépenses sont-elles si difficiles à catégoriser ?
L'analyste achats exporte les lignes de bons de commande et de factures depuis SAP, Oracle ou Odoo vers Excel. Les libellés indiquent « articles selon devis », « divers », « prestations réalisées » ou une simple référence. Le même fournisseur apparaît sous quatre orthographes, dont une en arabe. La moitié des lignes ont été créées après réception de la facture, avec le libellé que le demandeur a bien voulu saisir. La plus grosse catégorie du rapport est « autres ».
Le responsable de catégorie ne peut donc pas répondre à des questions simples : combien de fournisseurs utilisons-nous pour le nettoyage, quelles entités achètent du matériel informatique hors accord-cadre ? L'analyste passe des jours à corriger le fichier à chaque nouvelle demande.
Ce travail manuel est courant : dans l'enquête de Procurement Tactics et Suplari sur la préparation à l'IA, consultée en novembre 2026, 72,1 % des équipes achats qualifiaient leur charge de travail manuelle d'élevée ou de très élevée, les données étant encore transférées à la main entre ERP, outils de sourcing, de gestion des contrats et de reporting.
#Que faut-il corriger avant d'utiliser l'IA ?
- Convenez d'une liste de catégories à deux ou trois niveaux qui reflète la façon dont vos responsables de catégorie achètent réellement. Nommez un responsable par catégorie.
- Décidez si vous avez besoin d'une nomenclature standard. C'est souvent le cas des organismes publics : les définitions des données de dépenses du Cabinet Office britannique, consultées en novembre 2026 demandent un codage des dépenses selon UNSPSC ou CPV. La plupart des entreprises de taille moyenne peuvent faire la correspondance plus tard.
- Regroupez chaque fournisseur sous une fiche unique, en intégrant ses orthographes arabe et anglaise.
- Rédigez des règles pour les fournisseurs qui ne vendent qu'une chose : le prestataire de nettoyage relève toujours des services généraux.
- Listez ce qui reste. C'est la longue traîne sur laquelle l'IA doit travailler.
C'est sur la liste de catégories que beaucoup d'équipes se trompent. Coupa, consulté en novembre 2026 estime que les organisations consacrent souvent trop peu de temps et de réflexion à leur nomenclature, et qu'une catégorie « autres » volumineuse fragilise l'analyse des dépenses.
#Que fait l'IA de la longue traîne ?
Pour chaque ligne restante, l'IA lit le libellé, le fournisseur, le compte général, le texte du bon de commande ou de la facture associés, et propose une catégorie avec un indice de confiance et une courte justification. Elle traite les libellés mêlant arabe et anglais, les références qu'elle peut retrouver dans votre fichier articles et les nouveaux fournisseurs sans historique.
Les propositions à forte confiance sont appliquées et contrôlées par sondage. Celles à faible confiance vont au responsable de catégorie, qui les accepte ou les corrige. Chaque correction devient une règle ou un exemple, de sorte que la même ligne n'est jamais relue deux fois. La personne est responsable de la catégorie ; l'IA propose.
#Quand un outil d'analyse des dépenses ou un meilleur formulaire de commande suffit-il ?
Si l'essentiel des dépenses passe déjà par des catalogues et des contrats dotés de codes de catégorie, corrigez le formulaire de demande d'achat pour que les demandeurs choisissent une catégorie, et n'autorisez plus les commandes en texte libre pour les articles du catalogue. Si vous disposez déjà d'un module d'analyse des dépenses dans votre suite achats, utilisez sa classification et consacrez vos efforts à la liste de catégories et au nettoyage des fournisseurs.
L'IA est utile lorsque les commandes en texte libre et a posteriori sont fréquentes, que les libellés mélangent les langues et que l'analyste refait le même nettoyage pour chaque rapport.
#Comment Stennir s'y prend-il ?
Stennir identifie souvent la catégorisation des dépenses lors du conseil en IA : l'audit des opportunités IA classe cinq workflows, chacun avec un coût et une analyse de retour sur investissement, et recommande un premier chantier. Si la catégorisation l'emporte, la mise en œuvre de l'IA construit les règles, les propositions de l'IA et la file de relecture dans vos comptes, les responsables de catégorie approuvant les lignes à faible confiance et chaque modification étant journalisée.
L'arabe et l'anglais sont entièrement pris en charge, les autres langues sur demande. Les opérations IA gérées suivent ensuite la part des lignes en « autres » et la précision sur un échantillon vérifié, avec un responsable nommé. La formation à l'IA montre aux responsables de catégorie comment relire et corriger rapidement.
We are
Stennir construit les règles de catégorisation et la file de relecture sur votre propre liste de catégories, les responsables de catégorie approuvant ce dont l'IA n'est pas sûre.
We aren't
Stennir n'est pas une suite d'analyse des dépenses et ne vend pas de nomenclature figée que vous seriez obligé d'adopter.
#Que doit faire ensuite un analyste achats ?
Prenez un export récent, comptez les lignes en « autres » et les différentes orthographes de vos principaux fournisseurs. Si les deux chiffres sont élevés, commencez par la liste de catégories et le nettoyage des fournisseurs. Consultez l'IA pour les opérations et l'IA pour la saisie de données, puis faites l'évaluation de maturité gratuite ou réservez un appel de 30 minutes.
#Questions fréquentes
De quoi avez-vous besoin de notre part ?
Un export des lignes de bons de commande et de factures, votre fichier fournisseurs, votre liste de catégories actuelle ou celle que vous souhaitez, et un responsable de catégorie par domaine capable de relire les propositions. Un accès en lecture à votre ERP suffit pour commencer ; rien n'y est réécrit sans votre approbation.
Est-ce que cela fonctionne avec des libellés en arabe ?
Oui. Stennir construit la catégorisation pour des lignes en arabe, en anglais ou mixtes, et fusionne les orthographes arabe et anglaise d'un même fournisseur selon des règles que vous approuvez. D'autres langues sont prises en charge sur demande, après des tests sur vos propres données. Les lignes peu claires vont au responsable de catégorie plutôt que d'être devinées.
Avons-nous besoin des codes UNSPSC ?
Seulement si une autorité de régulation, une société mère ou un client les exige. La plupart des entreprises de taille moyenne tirent davantage d'une courte liste de catégories que leurs acheteurs reconnaissent. Si vous avez besoin plus tard d'une nomenclature standard, chacune de vos catégories peut y être rattachée une fois pour toutes, sans recatégoriser chaque ligne.
Où restent nos données de dépenses ?
Là où vos règles l'exigent. L'hébergement est convenu par écrit avant la construction : dans votre cloud, dans votre pays ou dans vos systèmes existants. Les données, les règles et les journaux restent dans vos comptes, vous gardez l'interrupteur, et vous décidez de ce que tout fournisseur de modèles peut conserver.
