Choisissez le processus qui se répète souvent, suit des règles écrites, coûte peu quand il tourne mal, a ses données à portée de main et un seul responsable nommé. Vérifiez ensuite que ce n'est pas un travail qu'une personne doit garder. Si un candidat échoue à l'un de ces six tests, laissez-le pour plus tard et choisissez-en un autre.
#à retenir
- Un bon premier processus se répète assez souvent pour que le gain se voie dans les chiffres.
- Des règles écrites comptent plus que des outils astucieux, car l'ia ne peut suivre que ce que l'équipe sait décrire.
- Commencez là où une erreur est peu coûteuse à repérer et à corriger.
- Un premier processus demande des données que vous détenez déjà et une personne qui valide le résultat.
- Notez par écrit le travail que l'ia ne doit pas toucher avant de commencer, pas après le premier problème.
#Quel processus automatiser en premier avec l'ia ?
Commencez par un seul processus, pas un programme. Notez chaque candidat selon la fréquence à laquelle il se répète, son degré de variation, ce que coûte une erreur et si vous détenez les données. Choisissez ensuite le meilleur, un seul. C'est la méthode de travail de Stennir, pas une référence publiée.
Cherchez un travail répété souvent, coûteux, sujet aux erreurs et documentable. Un travail ponctuel convient mal : s'il arrive deux fois par an, le gain est trop faible pour se remarquer, aussi astucieux que soit l'outil.
#à quelle fréquence le travail doit-il se répéter ?
Assez souvent pour qu'on voie un changement. Une tâche qui arrive des dizaines de fois par jour donne un avant et un après nets. Choisissez celle qui a du volume.
Le volume donne aussi une base de référence. Comptez combien d'éléments l'équipe traite aujourd'hui, combien demandent une reprise et combien de temps une personne passe sur chacun. Sans cette base, personne ne pourra dire plus tard si l'automatisation a aidé. Notez les chiffres avant que quoi que ce soit ne change.
#Le processus suit-il des règles que nous pouvons écrire ?
Si deux personnes expérimentées de votre équipe traitent le même élément différemment, le processus n'est pas prêt. La variabilité est le premier critère à noter, et le travail que l'on peut documenter est le deuxième.
Un test rapide aide. Demandez à une personne d'expliquer les étapes à une nouvelle recrue en une page. Si la page a besoin de l'expression « ça dépend » dans chaque paragraphe, mettez d'abord de l'ordre dans le processus. Stennir fait ce travail de mise en ordre dans le conseil en ia, avant tout début de construction.
#Que coûte une erreur, et qui la repère ?
Choisissez un processus où un mauvais résultat est peu coûteux à trouver et à corriger. Rédiger une première réponse, trier des documents entrants ou préparer une synthèse pour relecture conviennent. Débloquer un paiement ou répondre à un régulateur, non. Le coût de l'erreur est un critère de notation à part entière.
Nommez la personne qui approuve ce que l'ia produit. Une seule personne, par son nom, avec le pouvoir de le rejeter. Une étape de relecture sans responsable devient un tampon automatique, et le premier mauvais résultat atteint un client.
#Avons-nous les données, et l'ia peut-elle les lire ?
Vérifiez que les documents, les enregistrements ou les e-mails dont le processus a besoin existent déjà et sont accessibles. Les données historiques sont aussi un critère de notation. Pour les entreprises aux Émirats arabes unis et en Arabie saoudite, ajoutez une question. Les documents sont-ils en arabe, en anglais ou les deux ? L'arabe et l'anglais sont pleinement pris en charge, les autres langues sur demande.
L'hébergement est un second contrôle. L'hébergement est flexible : là où vos règles l'exigent, dans le pays, le cloud ou le système qui convient. Réglez cela tôt avec votre responsable conformité. Le glossaire explique les termes.
Pour les Émirats arabes unis, la loi fédérale sur la protection des données, décret-loi n° 45 de 2021, est résumée sur le portail du gouvernement des émirats ; l'arabie saoudite a sa propre loi sur la protection des données personnelles, dont votre responsable conformité doit confirmer l'application. Cet article n'affirme rien sur le plan juridique. Pour le volet risque de la notation d'un processus, le cadre de gestion des risques de l'ia du nist, publié en janvier 2023, est une référence neutre.
#Quel travail refuser d'automatiser ?
Toute liste de premiers processus a besoin d'une seconde liste. écrivez ce que l'ia ne doit pas toucher. Tout ce qui demande un jugement sur une personne, comme les décisions d'embauche, les sanctions disciplinaires ou les dérogations à la politique, reste à une personne. Tout ce qui déplace de l'argent ou part vers un régulateur reste aussi à une personne.
We are
Stennir est un partenaire de conseil en ia qui vous aide à choisir un processus, à fixer les limites et à mesurer le résultat par rapport à votre propre base de référence.
We aren't
Stennir n'est pas un vendeur d'outils qui note vos processus avec une formule fixe puis vous vend l'outil qui correspond à la note.
Pour une vue détaillée par équipe, voyez l'ia pour les opérations. Si le processus s'avère bien adapté, la construction relève de la mise en œuvre de l'ia, où vous payez un travail terminé.
#Que doit faire ensuite un responsable des opérations ?
Listez cinq à dix processus candidats. Notez chacun sur les six tests de cet article et gardez le meilleur. Puis écrivez le responsable, la base de référence et le travail que l'ia ne doit pas toucher. Le service de conseil en ia de Stennir aide précisément à cette étape, et l'évaluation de maturité est un moyen gratuit de commencer seul. Quand vous voulez un second avis, réservez un appel de 30 minutes.
#Questions fréquentes
Que faut-il avoir documenté avant de commencer ?
Les étapes du processus en langage simple, les règles pour les exceptions, un échantillon d'éléments réels avec le bon résultat, ainsi que le volume actuel et le nombre de reprises. Une page suffit. Si l'équipe ne sait pas l'écrire, le processus doit être remis en ordre avant d'ajouter la moindre ia.
Quel travail doit rester à une personne ?
Les décisions sur des personnes, comme l'embauche ou la discipline, les dérogations à la politique, tout ce qui déplace de l'argent et tout ce qui est envoyé à un régulateur. L'ia peut préparer un brouillon ou une synthèse pour cela. Une personne nommée le lit, décide et signe. La limite est écrite avant le début du travail.
Qui valide ce que l'ia produit ?
Une personne nommée dans l'équipe qui possède le processus, en général le responsable des opérations ou un délégué. Elle a le pouvoir de rejeter un résultat et le contexte pour repérer une erreur. Une boîte partagée ou un comité n'est pas un responsable. Nommez la personne et son suppléant.
Est-ce que ça fonctionne quand nos documents sont en arabe ?
Oui. L'arabe et l'anglais sont pleinement pris en charge, les autres langues sur demande. Testez-le sur un échantillon de vos vrais documents, y compris des scans et des pages multilingues, avant de vous engager. La qualité dépend du type de document, donc mesurez-la par rapport aux bonnes réponses que votre équipe détient déjà.
Qu'est-ce qui peut mal tourner avec une première automatisation, et comment est-ce détecté ?
L'ia peut mal lire un document, appliquer une règle au mauvais cas ou manquer une exception. C'est détecté par un relecteur nommé, par un échantillon de résultats vérifiés par rapport à des réponses connues, et par une base de référence que vous avez notée avant le lancement. Les problèmes apparaissent tôt dans les chiffres, tant que le processus reste petit.
