Pour ne plus manquer les dates de préavis de renouvellement de vos fournisseurs, construisez un registre unique des renouvellements à partir des contrats signés : date d'échéance, clause de tacite reconduction, délai de préavis, modalités de notification et responsable nommé pour chacun. L'IA peut reporter l'historique des contrats signés dans ce registre en citant la clause ; une personne vérifie chaque date, et les alertes parviennent au responsable bien avant la date limite de préavis.
#À retenir
- Les renouvellements sont manqués parce que la date qui compte est celle du préavis, pas celle de l'échéance, et qu'elle se trouve dans une clause que personne ne relit.
- La réponse est un registre construit à partir des documents signés, avec un responsable nommé par contrat.
- L'IA est utile pour l'historique : lire d'anciens contrats en arabe et en anglais et citer la clause derrière chaque date.
- La décision de renouveler, renégocier ou sortir reste à une personne, tout comme l'envoi du préavis.
- Avec quelques dizaines de contrats, un tableur partagé avec deux responsables et des rappels d'agenda suffit.
#Pourquoi les renouvellements fournisseurs dépassent-ils la date de préavis ?
Les contrats sont dispersés entre un lecteur partagé, SharePoint, la boîte de réception de quelqu'un et une armoire. Le suivi est une feuille Excel qu'une acheteuse a construite et qu'elle seule met à jour. Elle contient les dates d'échéance, mais la clause de tacite reconduction prévoit que le préavis doit parvenir au fournisseur un certain temps avant l'échéance, par lettre recommandée à une adresse précise. L'échéance paraît confortable ; la date de préavis est déjà passée.
Puis la responsable change de poste, la feuille n'est plus tenue, et le premier signe du problème est une facture pour une nouvelle période. Ce n'est pas rare. Dans une enquête de ContractWorks auprès de juristes d'entreprise rapportée par Bdaily, mai 2021, 56 % travaillaient pour une entreprise qui avait manqué une reconduction automatique, et 46 % en avaient manqué une au cours de l'année précédente.
La même étude, relayée par Legal Futures, 2021, indiquait que 71 % estimaient que leur entreprise ne s'occupait pas assez de la gestion des contrats après leur signature.
#Que doit contenir un registre des renouvellements ?
- Le fournisseur, l'intitulé du contrat et le lien vers l'exemplaire signé, pas un projet.
- La date de début, la date d'échéance et l'existence ou non d'une reconduction automatique.
- Le délai de préavis et la date à laquelle le préavis doit être reçu, calculée à partir de la clause.
- Les modalités de notification : lettre recommandée, e-mail à une adresse précise, portail.
- Les clauses de résiliation pour convenance, de révision ou d'indexation, et les volumes minimums.
- Le responsable du contrat et son suppléant, nommément.
- La référence de la clause pour chaque date, afin que chacun puisse la vérifier.
Le registre ne vaut que par ses alertes. Envoyez au responsable un dossier de revue bien avant la date de préavis : ce à quoi le contrat vous engage, les sujets ouverts avec le fournisseur, la qualité de service et la persistance du besoin. La décision se prend alors avec les faits sous les yeux, pas sous la pression de l'échéance.
#Que peut faire l'IA, et qu'est-ce qui reste à une personne ?
L'IA se charge de la lecture. Pour un historique de contrats signés, souvent scannés, certains en arabe, d'autres bilingues, elle extrait les dates, la clause de reconduction et les conditions de préavis vers le registre, et cite la clause sur laquelle elle s'est appuyée. Quand un contrat est ambigu, par exemple un préavis calculé à partir d'une date anniversaire plutôt que de l'échéance, elle le signale au lieu de deviner.
Une personne vérifie chaque date extraite par rapport à la clause citée avant qu'elle n'entre dans le registre. La décision de renouveler, renégocier ou sortir reste au responsable, tout comme l'envoi du préavis. L'IA peut rédiger la lettre de préavis dans la langue du contrat ; une personne la signe et l'envoie. Chaque extraction, correction et décision est journalisée.
#Quand un tableur ou votre outil de gestion des contrats suffit-il ?
Si vous avez quelques dizaines de contrats fournisseurs, un tableur partagé avec les champs ci-dessus, deux responsables nommés et des rappels d'agenda calés sur la date de préavis, pas sur l'échéance, suffit. La discipline compte plus que l'outil. Passez-le en revue à chaque réunion de fin de trimestre, avec un participant désigné.
Si vous utilisez déjà un outil de gestion du cycle de vie des contrats, comme le module contrats de SAP Ariba, de Coupa ou d'Icertis, le manque est généralement l'historique : d'anciens contrats jamais saisis correctement. C'est un travail ponctuel de lecture et de vérification, et c'est là que l'aide de l'IA est la plus rentable.
#Comment Stennir s'y prend-il ?
Stennir rencontre en général ce sujet dans le cadre d'une revue plus large. Le conseil en IA mène l'AI Opportunity Audit, qui classe cinq workflows, chacun avec son coût et son analyse de retour sur investissement, et recommande un chantier. Quand le suivi des renouvellements est retenu, la mise en œuvre de l'IA intègre l'extraction à votre registre ou à votre outil de gestion des contrats, dans vos comptes, avec une personne qui approuve chaque date et des alertes adressées à des responsables nommés.
Les contrats en arabe et en anglais sont entièrement pris en charge, les autres langues sur demande. Après la mise en production, les opérations IA gérées contrôlent la qualité de l'extraction sur les nouveaux contrats, avec un responsable nommé côté Stennir. La même approche de citation des clauses et de piste d'audit est présentée dans l'exemple concret de revue de contrats.
We are
Stennir construit le registre et la lecture de vos contrats signés, avec une personne qui vérifie chaque date et porte chaque décision de renouvellement.
We aren't
Stennir n'est pas un cabinet d'avocats, ne donne pas d'avis juridique et n'envoie ni préavis ni renouvellement en votre nom.
#Que doit faire ensuite un directeur des achats ?
Prenez vos dix plus gros contrats fournisseurs et vérifiez, pour chacun, si vous connaissez la date de préavis et qui en est responsable. Si vous ne pouvez pas répondre rapidement, lancez le registre. Consultez l'IA pour les opérations pour des workflows connexes, puis faites l'évaluation de maturité gratuite ou réservez un appel de 30 minutes.
#Questions fréquentes
De quoi avez-vous besoin de notre part pour construire le registre ?
Un accès aux contrats signés là où ils sont stockés aujourd'hui, la liste des personnes qui gèrent les relations fournisseurs et une personne qui approuve les dates extraites. Il nous faut aussi vos règles de préavis : qui peut l'envoyer, comment et qui signe. Le développement se fait dans vos comptes et votre espace documentaire.
Peut-elle lire d'anciens contrats scannés en arabe ?
Oui. Stennir construit l'extraction pour des contrats en arabe, en anglais et bilingues, y compris des copies scannées. Quand un scan est de mauvaise qualité ou qu'une clause est ambiguë, le contrat est signalé à une personne plutôt que deviné. D'autres langues sont prises en charge sur demande et testées sur vos propres documents avant usage.
Qu'est-ce qui pourrait mal tourner ?
Une date mal lue, une lettre annexe qui modifie la durée, ou un avenant stocké ailleurs. C'est pourquoi chaque date cite sa clause, une personne l'approuve et les avenants sont reliés au contrat d'origine. Le registre liste aussi les contrats sans responsable, qui constituent souvent le vrai risque.
Où restent nos contrats ?
Là où vos règles l'exigent. L'hébergement est convenu par écrit avant le développement : dans votre cloud, dans votre pays ou dans votre système documentaire existant. Les contrats, le registre et les journaux restent dans vos comptes, et vous gardez l'interrupteur et décidez de ce qu'un fournisseur de modèle peut conserver.
