Extraction de baux. Un exemple illustratif, pas un résultat client : l'entreprise et ses chiffres sont des hypothèses. L'extraction de baux consiste à tirer d'un bail commercial les clauses qui comptent (loyer de base, clauses d'indexation, options de renouvellement, dates clés) et à les placer là où votre équipe peut agir avant qu'elles ne s'éteignent. À la main sur tout un portefeuille, c'est lent : les dates sont ratées et l'argent reste sur la table.
Imaginez, pour l'exemple, un gestionnaire immobilier commercial avec un portefeuille de 1 000 baux au format PDF à extraire. Cette taille est une hypothèse. Le travail consiste à lire chaque bail pour le loyer, les hausses, les options de renouvellement et les dates clés, puis à les comparer à ce que l'entreprise facture réellement. Rien ici n'est un résultat client mesuré.
#Combien de temps d'analyste la revue d'un portefeuille de baux demande-t-elle ?
Supposons 40 minutes par bail à la main : 1 000 baux représentent environ 670 heures de lecture de PDF, l'essentiel de l'année de travail d'une personne. Si un pipeline d'extraction ramenait la première lecture à environ 6 minutes, le même portefeuille prendrait environ 100 heures. Ce sont des hypothèses pour l'exemple ; une vraie équipe chronométrerait d'abord un échantillon de ses propres baux. Les heures rendues iraient aux hausses et aux renouvellements que l'équipe n'avait pas le temps de suivre.
Qu'est-ce que l'ia pour l'extraction de baux ?
L'ia pour l'extraction de baux lit un bail commercial et en tire les champs sur lesquels agit une équipe immobilière : loyer de base, clauses d'indexation, options de renouvellement et dates clés. Chaque champ renvoie à la clause source pour qu'un humain puisse la vérifier. Le gain, c'est la première lecture à froid, qu'une équipe peut chronométrer avant et après.
#Comment l'ia peut-elle repérer les hausses de loyer qu'une équipe rate ?
Une hausse est une augmentation de loyer programmée dans le bail. Ratez la date et vous continuez à facturer le tarif de l'an dernier. Le pipeline lit chaque bail, en tire chaque clause de hausse avec sa date d'effet, puis la compare à ce que l'entreprise facture réellement dans son système. Les écarts sont ce qu'il y a à récupérer.
- Le loyer de base et chaque indexation programmée, avec sa date d'effet
- Les options de renouvellement et de prolongation, avec le délai de préavis pour les exercer
- Les dates clés : prise d'effet, expiration et clauses de résiliation anticipée
- Le texte de la clause d'où provient chaque champ, pour qu'un humain puisse le vérifier en un clic
Sur un portefeuille comme celui-ci, un pipeline ferait typiquement ressortir un ensemble de hausses jamais appliquées, ainsi que des options de renouvellement dont le préavis est sur le point d'expirer. C'est de l'argent déjà dû, qui dort dans les dossiers de l'entreprise. Le montant dépend du portefeuille, et cet exemple n'en avance aucun.
#Quelque chose met-il à jour notre système de gestion immobilière sans qu'une personne vérifie ?
Non. Conçu dans le cadre de l'implémentation de l'ia, le flux va de la réception des PDF à l'extraction des champs, puis à la validation par règles, puis à une file d'approbation humaine. Chaque champ extrait arrive devant un analyste avec la clause source à côté. Rien n'est enregistré dans le système de gestion immobilière (une plateforme de type Yardi ou AppFolio) tant qu'une personne n'a pas levé l'exception. C'est la forme de notre traitement de documents pour les équipes opérations.
We are
Stennir construit le flux d'extraction et d'approbation autour de votre système de gestion immobilière existant et remet à vos analystes une file d'exceptions à traiter.
We aren't
Stennir n'est pas un service d'externalisation à qui l'on envoie des PDF par e-mail en attendant, ni un modèle qui inscrit des changements de loyer dans votre comptabilité sans contrôle.
Scénario illustratif : un responsable des opérations découvre que trois locataires paient encore le loyer de l'an dernier parce que les hausses figuraient dans les baux depuis le début.
Cette page est un exemple illustratif. Aucun client, aucune entreprise ni aucun chiffre ne se cache derrière, et les nombres sont des hypothèses choisies pour montrer le calcul.
Si vous avez sous la main quelques centaines de baux et le sentiment tenace que certaines dates ont glissé, c'est le type de travail que nous prenons. Dites-nous ce que vous construisez et nous le cadrerons avec vous.
