Un workshop di strategia AI per il management dovrebbe chiudersi con quattro risultati scritti: una rosa di flussi di lavoro che vale la pena cambiare, un responsabile indicato per nome per ciascuno, le questioni aperte su dati e hosting e una decisione presa in sala. Se finisce con una slide sulle tendenze e un elenco di idee, è stato un briefing, non una sessione di lavoro.
#Punti chiave
- Un workshop AI per il management vale la pena quando si chiude con decisioni a cui sono associati dei nomi, non con un elenco di idee.
- In sala dovrebbero esserci le persone responsabili di budget e processi: il COO, la finanza, i responsabili dei reparti più carichi e chi presidia IT e dati.
- Il lavoro preparatorio conta più dell'agenda: ogni dirigente porta le attività che assorbono più ore nel suo team e gli strumenti su cui si svolgono.
- I risultati sono una rosa ordinata di flussi di lavoro, un responsabile per ciascuno, le questioni aperte su dati e hosting e una prima decisione.
- Il solo workshop basta quando il primo flusso di lavoro è ovvio e qualcuno all'interno può gestirlo; altrimenti è l'inizio di un audit.
#Chi dovrebbe partecipare a un workshop AI per il management?
Chi decide e chi sa dove si svolge il lavoro. In un'azienda media ad alta intensità operativa di solito significa il COO o il responsabile operations, il responsabile finanziario, due o tre responsabili di reparto con i carichi manuali più pesanti e chi presidia IT, dati e sicurezza. Lasciate fuori i fornitori.
#Quale lavoro preparatorio dovrebbero fare i dirigenti prima del workshop?
Chiedete a ogni dirigente di rispondere in anticipo e per iscritto alle stesse domande, così la sala parte dai fatti e non dalle opinioni.
- Quali tre attività nel vostro team richiedono più ore, e con quale frequenza si ripetono?
- Su quali sistemi si svolgono: SAP, Odoo, Microsoft 365, Excel, Salesforce, HubSpot, Zendesk, WhatsApp?
- Dove il lavoro resta in attesa che qualcuno approvi, controlli o ridigiti qualcosa?
- Quali strumenti AI usa già il vostro team, approvati o no?
- Che cosa un sistema AI non dovrebbe mai inviare o decidere senza il controllo di una persona?
Il Microsoft e LinkedIn Work Trend Index, maggio 2024 ha rilevato che il 75% dei knowledge worker usa l'AI al lavoro e che il 78% di questi utenti porta con sé i propri strumenti. Il vostro management non parte da zero. Parte da un uso non governato.
#Che aspetto ha un'agenda tipo?
Un'agenda di lavoro ha cinque blocchi e nessun keynote.
- I fatti: una sintesi di una pagina del lavoro preparatorio, raggruppata per reparto.
- Il filtro: dare un punteggio a ogni flusso di lavoro in base a volume, grado di regolarità, costo di un errore, raggiungibilità dei dati e chi approverebbe l'output.
- La rosa: ridurre a tre-cinque flussi di lavoro, con accanto il nome del responsabile di ciascun processo.
- Le questioni aperte: dove si trovano i dati, quali regole di hosting si applicano e chi convalida l'output dell'AI.
- La decisione: concordare un passo successivo con un responsabile, come un audit del primo flusso di lavoro o la prova di uno strumento che avete già.
#Che cosa dovrebbe produrre il workshop su carta?
Quattro risultati scritti. Una rosa ordinata di flussi di lavoro con il motivo per cui ciascuno è stato selezionato. Un responsabile indicato per nome per ogni flusso di lavoro. Un elenco di questioni aperte su dati e hosting, come se i dati personali possano lasciare il paese o se un vecchio ERP abbia un'API utilizzabile. E una decisione che il management ha preso, non rinviato.
I criteri per scegliere il primo flusso di lavoro sono in come scegliere il primo processo da automatizzare con l'AI. Se poi il consiglio vuole un piano completo, che cosa contiene una buona roadmap AI per un'azienda di medie dimensioni descrive il documento successivo.
#Quando basta il solo workshop?
Quando il primo flusso di lavoro è ovvio, i dati sono raggiungibili e qualcuno in azienda può configurare uno strumento esistente o gestire il primo sviluppo. Molti team escono con un passo che non richiede un consulente: attivare una funzione che hanno già, scrivere una policy d'uso o formare un reparto.
Serve di più quando i dirigenti non sono d'accordo sull'ordine, quando nessuno sa dire quanto costa oggi un flusso di lavoro o quando le regole di hosting non sono chiare. Gartner prevedeva che il 30% dei progetti di AI generativa sarebbe stato abbandonato dopo il proof of concept, con un valore di business poco chiaro tra le cause (Gartner, luglio 2024).
#Come conduce Stennir un workshop per il management?
In Stennir il workshop per il management fa parte della consulenza AI. Di solito si inserisce nell'AI Opportunity Audit: prima intervistiamo le persone che svolgono il lavoro, poi portiamo i flussi di lavoro ordinati al vostro management per mettere alla prova l'ordine e concordare un responsabile per ciascuno.
L'audit restituisce cinque flussi di lavoro ordinati, ciascuno con un costo e un'analisi del ritorno, e un primo sviluppo consigliato con perimetro e regione di hosting. Il report è vostro, che sviluppiate con Stennir o no. Se andate avanti, le stesse persone portano il primo flusso di lavoro nell'implementazione AI.
We are
Stennir conduce una sessione di lavoro con il management che si chiude con una rosa ordinata, responsabili indicati per nome e una decisione.
We aren't
Stennir non organizza sessioni d'ispirazione sulle tendenze dell'AI, né demo di fornitori presentate come strategia.
#Che cosa dovrebbe fare adesso un COO?
Inviate al vostro management le domande preparatorie qui sopra e leggete le risposte. Per capire rapidamente a che punto siete, fate la valutazione di prontezza gratuita. Leggete AI per le operations per i flussi di lavoro tipici, oppure prenotate una call di 30 minuti per parlare di un workshop.
#Domande frequenti
Che cosa vi serve da noi prima di un workshop di strategia AI?
Uno sponsor in grado di decidere, il lavoro preparatorio scritto di ogni dirigente sulle attività più pesanti e sui sistemi su cui si svolgono, e l'accesso ad alcune delle persone che fanno quel lavoro ogni giorno. Senza lavoro preparatorio, la sessione raccoglie fatti invece di decidere.
Il CEO deve partecipare a tutto il workshop?
Non necessariamente. Il CEO conta soprattutto al momento della decisione, quando si concordano la rosa e i responsabili. I blocchi precedenti richiedono le persone che conoscono il lavoro: operations, finanza, responsabili di reparto e IT. Un CEO presente alla decisione mantiene la discussione onesta su che cosa viene finanziato.
Il workshop può svolgersi in arabo?
Sì. Stennir conduce sessioni in arabo e in inglese, e i risultati scritti possono essere in una delle due lingue o in entrambe. Conta di più che i flussi di lavoro selezionati includano i documenti e i messaggi in arabo che i vostri team gestiscono davvero, perché spesso è lì che si trovano le questioni più difficili sui dati.
Che cosa può andare storto in un workshop AI per il management?
Il fallimento più comune è una sessione che si chiude con entusiasmo e nessun responsabile. Un altro è una rosa decisa da chi ha parlato più forte o dal fornitore che ha presentato. Lavoro preparatorio scritto, un filtro di punteggio condiviso e una decisione presa in sala sono le difese contro entrambi.
