Sì, come lettore di allerta precoce, con il vostro ufficio contratti che decide. L'AI può leggere ordini di servizio, verbali di riunione, risposte alle RFI e lettere del committente, segnalare gli eventi che possono costituire una variante o un ritardo, monitorare il termine di notifica previsto dal vostro contratto e preparare la notifica e la documentazione di supporto. Il vostro contract manager decide se notificare, e nulla viene inviato senza la sua firma.
#Punti chiave
- La maggior parte delle varianti perse nasce da un'istruzione che nessuno ha riconosciuto come modifica, non da un argomento debole.
- L'AI può sorvegliare i documenti in cui si nascondono le modifiche: ordini di servizio, verbali, risposte alle RFI, email e revisioni dei disegni.
- Ogni segnalazione dovrebbe rimandare al documento di origine e alla clausola contrattuale che stabilisce l'obbligo di notifica.
- La decisione di notificare e la valutazione economica restano al vostro contract manager e al quantity surveyor.
- Vale la pena impostare un registro delle notifiche ordinato e l'abitudine di una revisione settimanale prima di qualsiasi AI.
#Perché le imprese perdono i termini per varianti e riserve?
Le modifiche raramente arrivano etichettate come tali. La risposta di un progettista a una RFI aggiunge un dettaglio, un disegno revisionato sposta il percorso di un impianto, un rappresentante del committente chiede qualcosa in una riunione di coordinamento, un'approvazione tardiva blocca una lavorazione.
Ognuno di questi può essere una variante o un evento di ritardo. Il team di cantiere è impegnato a costruire e l'ufficio contratti lo viene a sapere solo dopo. Il NIST AI Risk Management Framework, gennaio 2023 dice lo stesso per qualsiasi output dell'AI: una persona indicata per nome resta responsabile della decisione, quindi l'AI segnala e una persona dell'ufficio contratti decide.
Con la maggior parte dei contratti standard, i tempi contano. Secondo il FIDIC Red Book 2017, una notifica di claim deve essere presentata entro un periodo fisso dal momento in cui la parte è venuta, o avrebbe dovuto venire, a conoscenza dell'evento, come spiegato da ICC, marzo 2020.
#Cosa può sorvegliare l'AI nei documenti di progetto?
- Ordini di servizio e risposte alle RFI che aggiungono, eliminano o modificano il perimetro rispetto AI disegni e al capitolato contrattuali.
- Revisioni dei disegni le cui modifiche toccano lavori già eseguiti, approvvigionati o programmati.
- Verbali di riunione ed email che registrano una richiesta, un ritardo di approvazione o limitazioni di accesso.
- Rapporti giornalieri che citano fermi, interferenze o lavori fuori sequenza.
- Scadenze: il termine di notifica previsto dalle vostre condizioni particolari, calcolato dalla data del documento di origine.
Per ogni segnalazione, l'AI prepara una breve scheda: cosa è successo, quali documenti lo mostrano, quale clausola può applicarsi e quando scadrebbe la notifica. Il contract manager la conferma o la scarta.
#Cosa deve decidere sempre una persona?
Se un evento sia davvero una modifica, se notificarlo, la formulazione di qualsiasi comunicazione al committente o al direttore dei lavori e la valutazione economica. Queste decisioni richiedono un giudizio commerciale e di relazione che un modello non ha. Il compito dell'AI è fare in modo che la questione arrivi alla persona giusta finché c'è ancora tempo per agire.
È lo stesso approccio della revisione dei contratti con una traccia di audit completa: l'AI legge e segnala, una persona indicata per nome decide e ogni passaggio viene registrato.
#Quando bastano un registro e una checklist?
Su un singolo progetto, con un contract manager esperto presente a ogni riunione, un registro delle notifiche in Excel, una revisione settimanale di ordini di servizio e verbali e un modello di notifica standard possono coprire gran parte del rischio. Un assistente AI generico può aiutare a sintetizzare una lettera lunga.
Smette di bastare su più progetti, quando il volume dei documenti cresce, la corrispondenza è bilingue e l'ufficio contratti non riesce a leggere tutto. A quel punto un flusso di lavoro che legge ogni documento in arrivo e mantiene aggiornato il registro si ripaga con le notifiche che intercetta.
#Che ruolo ha Stennir?
L'incarico di consulenza AI di Stennir parte dall'AI Opportunity Audit: mappa dove entrano le modifiche nei vostri progetti e classifica cinque flussi di lavoro, ciascuno con un'analisi di costo e di ritorno, valutando anche se il monitoraggio delle notifiche sia la prima realizzazione giusta. Il report resta vostro, che realizziate o meno il progetto con Stennir.
Se procedete, l'implementazione AI costruisce il flusso di lettura e segnalazione sul vostro sistema di gestione documentale e sull'email, con il contract manager che approva ogni notifica. Pagate per il lavoro finito. La formazione AI insegna al personale di cantiere e commerciale a registrare gli eventi in modo che possano essere ritrovati.
We are
Stennir costruisce un flusso di lavoro che legge i vostri documenti di progetto, segnala le possibili modifiche e prepara le notifiche da far approvare al vostro contract manager.
We aren't
Stennir non è un consulente in materia di claim né uno studio legale, e l'AI non decide il diritto al compenso né invia notifiche.
#Cosa dovrebbe fare ora un contract manager?
Prendete un progetto concluso, elencate le varianti e le riserve sollevate in ritardo o mai, e risalite al documento che ha mostrato per primo ciascuna di esse. Quell'elenco è il vostro set di test. Consultate AI per le operations, fate la valutazione di prontezza gratuita oppure prenotate una chiamata di 30 minuti.
#Domande frequenti
Di cosa avete bisogno da noi?
Del contratto e delle condizioni particolari di un progetto, del vostro registro delle notifiche, di un campione di ordini di servizio, verbali e corrispondenza e del contract manager che approverebbe le segnalazioni. Stennir mappa dove entrano le modifiche nei vostri progetti e concorda quali decisioni restano sempre al vostro team commerciale.
Legge la corrispondenza in arabo?
Sì. Arabo e inglese sono pienamente supportati, comprese lettere e verbali bilingui. Quando un contratto stabilisce che prevale il testo arabo, la segnalazione mostra la formulazione araba accanto all'eventuale traduzione, così il contract manager legge l'originale prima di decidere. Altre lingue sono disponibili su richiesta.
L'AI fornisce pareri legali sul diritto al compenso?
No. Segnala gli eventi, collega i documenti di origine e prepara la documentazione dai vostri modelli. Diritto al compenso, strategia di notifica e tutto ciò che richiede un giudizio legale restano al vostro contract manager e AI vostri legali. Il flusso di lavoro fa in modo che vedano l'evento finché c'è ancora tempo per agire.
Cosa potrebbe andare storto?
Un evento sfuggito perché si trovava in una nota scritta a mano, una falsa segnalazione che fa perdere tempo a chi rivede o una scadenza sbagliata per un'errata lettura delle condizioni particolari. Per questo le scadenze sono confermate da una persona, ogni segnalazione rimanda alla sua fonte e nulla viene inviato senza la firma del contract manager.
