Per far adottare Copilot, smettete di formare tutti su tutto. Scegliete pochi ruoli, date a ciascun ruolo un flusso di lavoro reale in cui Copilot svolge un passaggio preciso, misurate l'utilizzo prima e dopo e affidatevi a formatori che hanno svolto quel lavoro in prima persona. Le licenze restano inutilizzate perché nessuno ha mostrato alle persone dove lo strumento si inserisce nel lavoro che già fanno.
#Punti chiave
- Il basso utilizzo di Copilot è di solito un problema di flusso di lavoro, non di licenze o funzionalità.
- Copilot aspetta che qualcuno lo interpelli, quindi le persone hanno bisogno di un momento preciso della giornata in cui farlo abbia senso.
- Partite da pochi ruoli e un flusso di lavoro ciascuno, non da un'email di lancio a tutta l'azienda.
- Misurate l'utilizzo per ruolo prima della formazione e di nuovo dopo, così la decisione sul rinnovo si basa sui numeri.
- Se i dirigenti non lo usano in modo visibile, il personale lo interpreta come un permesso a ignorarlo.
#Perché nessuno usa le licenze Copilot che abbiamo acquistato?
Il motivo più citato da chi acquista è semplice: lo strumento non si inserisce nel flusso di lavoro, aspetta che qualcuno lo interpelli. Un analista finance alle prese con la chiusura mensile o un coordinatore che sollecita approvazioni non si fermano a chiedersi cosa potrebbe fare Copilot. Senza un'abitudine legata a un'attività reale, il pulsante resta inutilizzato e così la licenza.
Il secondo motivo è che le persone hanno già uno strumento che apprezzano. Molti continuano a usare ChatGPT per conto proprio, spesso con dati aziendali. Il Work Trend Index di Microsoft e LinkedIn, maggio 2024 ha rilevato che il 78% degli utenti di AI porta al lavoro i propri strumenti AI, e solo il 39% degli utenti di AI aveva ricevuto formazione sull'AI dalla propria azienda.
Il terzo motivo sta al vertice. Quando i dirigenti non usano Copilot in prima persona, i team concludono che è facoltativo. L'adozione segue ciò che i leader fanno nelle riunioni, non ciò che diceva l'email di lancio.
#Cosa fa davvero aumentare l'utilizzo di Copilot?
Trattatelo come un insieme di piccoli cambiamenti nei flussi di lavoro, non come un rollout. Stennir procede in quest'ordine:
- Scegliete pochi ruoli in cui il lavoro è ripetitivo e scritto: finance, HR, acquisti, responsabili del servizio clienti.
- Per ogni ruolo, scegliete un flusso di lavoro e indicate il passaggio esatto di cui si occupa Copilot, ad esempio redigere il commento agli scostamenti o riassumere uno scambio con un fornitore.
- Registrate l'utilizzo attuale per ruolo dai report di amministrazione prima che inizi qualsiasi formazione.
- Formate ogni ruolo come un gruppo a sé, sui propri documenti, con un formatore che ha svolto quel lavoro.
- Misurate di nuovo l'utilizzo e confrontate, ruolo per ruolo.
L'ordine conta. Una sessione breve su un'attività reale funziona meglio di un lungo corso generico, e affiancare nello stesso gruppo utenti sicuri e utenti esitanti diffonde l'abitudine più in fretta di qualsiasi presentazione.
#Come decidere cosa fare prima del rinnovo delle licenze?
Il rinnovo è il momento che preoccupa di più chi acquista, perché nessuno sa dire se le licenze si sono ripagate. Per questo la misurazione prima e dopo è importante. Se l'utilizzo di un ruolo aumenta quando ha un flusso di lavoro, mantenete quelle licenze. Se un ruolo continua a non usare lo strumento, riassegnatele o eliminatele, invece di rinnovarle sperando.
Non è un caso isolato. Gartner, luglio 2024 prevedeva che il 30% dei progetti di AI generativa sarebbe stato abbandonato dopo il proof of concept, citando tra le cause un valore di business poco chiaro. Un report di adozione per ruolo vi dà una risposta chiara invece di un'impressione.
We are
Stennir forma gruppi per ruolo su un flusso di lavoro reale ciascuno, misura l'utilizzo prima e dopo e vi consegna un report di adozione da usare al momento del rinnovo.
We aren't
Stennir non è un rivenditore di licenze, né un workshop di sensibilizzazione una tantum che finisce con l'ultima slide.
#Chi dovrebbe tenere la formazione?
Professionisti del mestiere, non presentatori. Le persone si fidano di un formatore che ha chiuso i conti o gestito una coda di assistenza e sa mostrare il prompt che usa davvero. Un formatore generico sa spiegare le funzionalità; un professionista sa mostrare dove la funzionalità fa risparmiare un passaggio il lunedì mattina.
È così che è costruito il servizio di formazione AI: l'AI Operator Program gestisce gruppi per ruolo sul flusso di lavoro reale e si conclude con un report di adozione. Per il punto di vista operativo, consultate AI per le operations.
#Cosa dovrebbe fare ora un responsabile HR o IT?
Estraete il report di utilizzo, elencate i ruoli con i numeri più bassi e scegliete quello in cui un singolo flusso di lavoro farebbe la differenza maggiore. Se volete prima un parere esterno, fate la valutazione di prontezza gratuita oppure prenotate una chiamata di 30 minuti. La nostra guida su come scegliere una società di formazione AI spiega cosa chiedere a qualsiasi fornitore.
#Domande frequenti
Di cosa avete bisogno da noi per iniziare?
Stennir ha bisogno dei report di utilizzo di Copilot dal vostro centro di amministrazione, di un breve elenco di ruoli candidati e di una persona per ruolo in grado di spiegare il flusso di lavoro. Ci serve anche l'accesso a documenti di esempio per ogni gruppo, così la formazione avviene sul vostro lavoro reale e non su esempi generici.
La formazione su Copilot funziona in arabo?
Sì. Stennir gestisce gruppi in arabo e in inglese, e in altre lingue su richiesta. La formazione usa i vostri documenti nella lingua in cui lavora il vostro personale e spiega come Copilot gestisce prompt e risposte in arabo, dove funziona bene e dove una persona dovrebbe verificare l'output prima che venga inviato.
E se il personale continua a usare ChatGPT?
Prima capitene il motivo. Spesso ChatGPT è semplicemente lo strumento con cui le persone hanno imparato. La formazione mostra dove Copilot è più adatto, ad esempio lavorando dentro i vostri file, e fissa una regola chiara su quali strumenti possono toccare i dati aziendali. Una regola senza un'abitudine migliore raramente cambia i comportamenti, quindi servono entrambe.
Cosa resta a noi dopo la formazione?
Vi restano il report di adozione, i numeri di utilizzo per ruolo, i prompt e le guide creati per ogni flusso di lavoro e i materiali dei gruppi. Licenze, tenant e dati restano sempre nei vostri account. Stennir non assume alcun diritto di amministrazione, e il vostro team può ripetere i percorsi per nuovi ruoli.
