Scegli il processo che si ripete spesso, segue regole scritte, costa poco quando va storto, ha i dati a portata di mano e ha un unico responsabile indicato per nome. Poi verifica che non sia un lavoro che deve restare a una persona. Se un candidato non supera anche uno solo di questi sei test, rimandalo e scegline un altro.
#Punti chiave
- Un buon primo processo si ripete abbastanza spesso da far comparire un risparmio nei numeri.
- Le regole scritte contano più degli strumenti sofisticati, perché l'AI può seguire solo ciò che il team sa descrivere.
- Parti da dove un errore è facile da individuare e poco costoso da correggere.
- Un primo processo richiede dati che già possiedi e una persona che approva l'output.
- Scrivi il lavoro che l'AI non deve toccare prima di iniziare, non dopo il primo problema.
#Quale processo conviene automatizzare per primo con l'AI?
Parti da un solo processo, non da un programma. Valuta ogni candidato in base a quanto spesso si ripete, quanto varia, quanto costa un errore e se possiedi i dati. Poi scegli il migliore. è il metodo di lavoro di Stennir, non un benchmark pubblicato.
Cerca un lavoro ripetuto spesso, costoso, soggetto a errori e documentabile. Il lavoro occasionale è poco adatto: se il lavoro capita due volte l'anno, il risparmio è troppo piccolo per notarlo, per quanto sofisticato sia lo strumento.
#Quanto spesso deve ripetersi il lavoro?
Abbastanza spesso da vedere un cambiamento. Un'attività che arriva decine di volte al giorno ti dà un chiaro prima e dopo. Scegli quella con il volume.
Il volume ti dà anche una base di partenza. Conta quante pratiche il team gestisce ora, quante richiedono di essere rifatte e quanto tempo dedica una persona a ciascuna. Senza quella base, nessuno potrà dire in seguito se l'automazione ha aiutato. Scrivi i numeri prima che cambi qualsiasi cosa.
#Il processo segue regole che possiamo scrivere?
Se due persone esperte del tuo team gestiscono la stessa pratica in modo diverso, il processo non è pronto. La variabilità è la prima cosa da valutare, e il lavoro che puoi documentare è la seconda.
Un test rapido aiuta. Chiedi a una persona di spiegare i passaggi a un neoassunto in una pagina. Se la pagina ha bisogno della frase "dipende" in ogni paragrafo, riordina prima il processo. Stennir fa questo riordino dentro la consulenza AI, prima che inizi qualsiasi costruzione.
#Quanto costa un errore e chi lo individua?
Scegli un processo in cui un output sbagliato è facile da trovare e poco costoso da correggere. Redigere una prima risposta, smistare i documenti in arrivo o preparare una sintesi da rivedere vanno bene. Autorizzare un pagamento o rispondere a un'autorità di vigilanza no. Il costo dell'errore è un fattore di valutazione a sé.
Indica la persona che approva ciò che l'AI produce. Una sola persona, per nome, con l'autorità di respingerlo. Un passaggio di revisione senza responsabile diventa un timbro automatico, e il primo output sbagliato arriva a un cliente.
#Abbiamo i dati, e l'AI riesce a leggerli?
Verifica che i documenti, i registri o le email necessari al processo esistano già e siano raggiungibili. Anche i dati storici sono un fattore di valutazione. Per le aziende negli emirati arabi uniti e in Arabia saudita, aggiungi una domanda. I documenti sono in arabo, in inglese o in entrambi? Arabo e inglese sono pienamente supportati, altre lingue su richiesta.
L'hosting è un secondo controllo. L'hosting è flessibile: dove richiedono le tue regole, nel paese, nel cloud o nel sistema adatto. Definiscilo presto con il tuo responsabile della conformità. Il glossario spiega i termini.
Per gli emirati arabi uniti, la legge federale sulla protezione dei dati, decreto-legge n. 45 del 2021, è riassunta sul portale del governo degli emirati; l'Arabia saudita ha una propria legge sulla protezione dei dati personali, di cui il tuo responsabile della conformità dovrebbe confermare l'applicabilità. Questo articolo non fa alcuna affermazione legale. Per il lato del rischio nella valutazione di un processo, il nist AI risk management framework, pubblicato a gennaio 2023, è un riferimento neutrale.
#Quale lavoro dovremmo rifiutarci di automatizzare?
Ogni elenco di primi processi ha bisogno di un secondo elenco. Scrivi ciò che l'AI non può toccare. Tutto ciò che richiede un giudizio su una persona, come decisioni di assunzione, provvedimenti disciplinari o eccezioni alla policy, resta a una persona. Anche tutto ciò che sposta denaro o va a un'autorità di vigilanza resta a una persona.
We are
Stennir è un partner di consulenza AI che ti aiuta a scegliere un processo, fissare i limiti e misurare il risultato rispetto alla tua base di partenza.
We aren't
Stennir non è un fornitore di strumenti che valuta i tuoi processi con una formula fissa e poi ti vende lo strumento adatto al punteggio.
Per una visione concreta per team, vedi AI per le operations. Se il processo si rivela adatto, la costruzione è l'implementazione AI, dove paghi per il lavoro finito.
#Cosa dovrebbe fare un responsabile operations come prossimo passo?
Elenca da cinque a dieci processi candidati. Valuta ciascuno con i sei test di questo articolo e tieni il migliore. Poi scrivi il responsabile, la base di partenza e il lavoro che l'AI non può toccare. Il servizio di consulenza AI di Stennir aiuta proprio in questo passaggio, e la valutazione di prontezza è un modo gratuito per iniziare da soli. Quando vuoi un secondo parere, prenota una chiamata di 30 minuti.
#Domande frequenti
Cosa dobbiamo avere documentato prima di iniziare?
I passaggi del processo in linguaggio semplice, le regole per le eccezioni, un campione di pratiche reali con l'esito corretto, e il volume attuale con il numero di pratiche rifatte. Basta una pagina. Se il team non riesce a scriverla, il processo va riordinato prima di aggiungere qualsiasi AI.
Quale lavoro dovrebbe restare a una persona?
Le decisioni sulle persone, come assunzioni o provvedimenti disciplinari, le eccezioni alla policy, tutto ciò che sposta denaro e tutto ciò che viene inviato a un'autorità di vigilanza. L'AI può preparare una bozza o una sintesi per questi casi. Una persona indicata per nome la legge, decide e firma. Il confine viene scritto prima che il lavoro inizi.
Chi approva ciò che l'AI produce?
Una persona indicata per nome nel team che possiede il processo, di solito il responsabile operations o un suo delegato. Ha l'autorità di respingere l'output e il contesto per accorgersi di un errore. Una casella condivisa o un comitato non sono un responsabile. Indicate la persona e il suo sostituto.
Funziona quando i nostri documenti sono in arabo?
Sì. Arabo e inglese sono pienamente supportati, altre lingue su richiesta. Provatelo su un campione dei vostri documenti reali, comprese scansioni e pagine in più lingue, prima di impegnarvi. La qualità dipende dal tipo di documento, quindi misuratela rispetto alle risposte corrette che il vostro team già possiede.
Cosa può andare storto con una prima automazione e come viene individuato?
L'AI può leggere male un documento, applicare una regola al caso sbagliato o perdere un'eccezione. Viene individuato da un revisore indicato per nome, da un campione di output confrontato con risposte note e da una base di partenza scritta prima del lancio. I problemi emergono presto nei numeri, quando il processo è ancora piccolo.
