Come non perdere più i termini di disdetta dei contratti con i fornitori?

Per non perdere più i termini di disdetta dei contratti con i fornitori, costruite un unico registro dei rinnovi a partire dai contratti firmati: scadenza, clausola di rinnovo tacito, termine di preavviso, modalità di invio della disdetta e un responsabile indicato per nome per ciascuno. L'AI può riportare nel registro l'arretrato dei contratti firmati citando la clausola; una persona verifica ogni data, e gli avvisi arrivano al responsabile con largo anticipo rispetto al termine di disdetta.

#Punti chiave

• I rinnovi sfuggono perché la data che conta è il termine di disdetta, non la scadenza, e si trova in una clausola che nessuno rilegge.
• La soluzione è un registro costruito dai documenti firmati, con un responsabile indicato per nome per ogni contratto.
• L'AI è utile per l'arretrato: legge vecchi contratti in arabo e in inglese e cita la clausola alla base di ogni data.
• La decisione di rinnovare, rinegoziare o recedere resta a una persona, così come l'invio della disdetta.
• Con qualche decina di contratti bastano un foglio di calcolo condiviso con due responsabili e promemoria in calendario.

#Perché i rinnovi con i fornitori superano il termine di disdetta?

I contratti stanno in un'unità condivisa, in SharePoint, nella casella di qualcuno e in un archivio cartaceo. Lo scadenzario è un foglio Excel creato da una category manager e aggiornato solo da lei. Contiene le date di scadenza, ma la clausola di rinnovo tacito prevede che la disdetta arrivi al fornitore entro un certo periodo prima della scadenza, con raccomandata a un indirizzo specifico. La scadenza sembra lontana; il termine di disdetta è già passato.

Poi il responsabile cambia ruolo, il foglio non viene più aggiornato, e il primo segnale del problema è una fattura per un ulteriore periodo. Non è un caso raro. In un sondaggio di ContractWorks tra giuristi d'impresa riportato da Bdaily, maggio 2021, il 56% lavorava in un'azienda che aveva lasciato scattare un rinnovo automatico indesiderato, e il 46% lo aveva fatto nell'anno precedente.

La stessa ricerca, ripresa da Legal Futures, 2021, ha rilevato che il 71% riteneva che la propria azienda non si occupasse abbastanza della gestione dei contratti dopo la firma.

#Che cosa deve contenere un registro dei rinnovi?

• Fornitore, titolo del contratto e collegamento alla copia firmata, non a una bozza.
• Data di inizio, data di scadenza e se il contratto si rinnova automaticamente.
• Il termine di preavviso e la data entro cui la disdetta deve essere ricevuta, ricavata dalla clausola.
• La modalità di disdetta: raccomandata, email a un indirizzo specifico, portale.
• Clausole di recesso per convenienza, di revisione o di indicizzazione dei prezzi, e volumi minimi.
• Il responsabile del contratto e un sostituto, indicati per nome.
• Il riferimento alla clausola per ogni data, così chiunque può verificarla.

Il registro vale quanto i suoi avvisi. Mandate al responsabile un pacchetto di revisione con largo anticipo sul termine di disdetta: che cosa vi impegna il contratto, questioni aperte con il fornitore, prestazioni di consegna e se l'esigenza esiste ancora. La decisione viene così presa con i fatti davanti, non sotto la pressione della scadenza.

#Che cosa può fare l'AI, e che cosa resta a una persona?

L'AI si occupa della lettura. Per un arretrato di contratti firmati, spesso scansionati, alcuni in arabo, alcuni bilingui, estrae nel registro le date, la clausola di rinnovo e le condizioni di disdetta, e cita la clausola su cui si è basata. Quando un contratto è ambiguo, per esempio se il preavviso si calcola da un anniversario invece che dalla scadenza, lo segnala invece di tirare a indovinare.

Una persona verifica ogni data estratta sulla clausola citata prima che entri nel registro. La decisione di rinnovare, rinegoziare o recedere resta al responsabile, così come l'invio della disdetta. L'AI può preparare la lettera di disdetta nella lingua del contratto; una persona la firma e la invia. Ogni estrazione, correzione e decisione viene registrata.

#Quando bastano un foglio di calcolo o il vostro strumento CLM?

Se avete qualche decina di contratti con fornitori, bastano un foglio di calcolo condiviso con i campi sopra indicati, due responsabili indicati per nome e promemoria in calendario sul termine di disdetta, non sulla scadenza. Conta più la disciplina dello strumento. Rivedetelo a ogni riunione di fine trimestre con un partecipante designato.

Se usate già uno strumento di gestione del ciclo di vita dei contratti, come il modulo contratti di SAP Ariba, Coupa o Icertis, la lacuna di solito è l'arretrato: vecchi contratti mai inseriti correttamente. È un lavoro di lettura e verifica da fare una volta, ed è lì che l'aiuto dell'AI ripaga di più.

#Come lo gestisce Stennir?

Stennir di solito incontra questo problema all'interno di un'analisi più ampia. La consulenza AI svolge l'AI Opportunity Audit, che ordina cinque flussi di lavoro, ciascuno con costi e ritorno attesi, e raccomanda un solo sviluppo. Quando la scelta cade sul monitoraggio dei rinnovi, l'implementazione AI costruisce l'estrazione nel vostro registro o CLM, nei vostri account, con una persona che approva ogni data e gli avvisi che arrivano a responsabili indicati per nome.

I contratti in arabo e in inglese sono pienamente supportati, altre lingue su richiesta. Dopo il go-live, le Managed AI Operations verificano la qualità dell'estrazione sui nuovi contratti, con un responsabile indicato per nome dalla parte di Stennir. Lo stesso approccio a citazione delle clausole e traccia di audit è illustrato nell'esempio pratico sulla revisione dei contratti.

#Che cosa dovrebbe fare adesso un responsabile acquisti?

Prendete i vostri dieci contratti con fornitori più rilevanti e verificate, per ciascuno, se conoscete il termine di disdetta e chi ne è responsabile. Se non sapete rispondere subito, avviate il registro. Guardate AI per le operations per flussi di lavoro collegati, poi fate la valutazione di prontezza gratuita oppure prenotate una call di 30 minuti.

#Domande frequenti