Partite da una base comune di uso sicuro per tutti: quali strumenti sono approvati, quali dati si possono inserire e chi verifica l'output. Poi organizzate gruppi per ruolo in cui i manager applicano quelle regole al proprio lavoro. Un workshop una tantum aumenta la consapevolezza, ma le abitudini cambiano solo quando la formazione si inserisce nel lavoro che le persone già svolgono.
#Punti chiave
- I vostri manager usano già l'AI, quindi la formazione deve partire da ciò che fanno oggi, non da zero.
- Una breve base di uso sicuro per tutto il personale copre strumenti approvati, regole sui dati e revisione umana.
- I gruppi per ruolo applicano poi quella base a flussi di lavoro reali, ed è lì che si formano le abitudini.
- Misurate utilizzo e incidenti prima e dopo, così le risorse umane possono mostrare cosa è cambiato.
- Vietare gli strumenti senza offrire un'alternativa approvata migliore spinge l'uso fuori dalla vista.
#Quanto è comune che il personale usi strumenti AI propri?
Molto. Il Work Trend Index di Microsoft e LinkedIn, maggio 2024 ha rilevato che il 75% dei knowledge worker usa l'AI al lavoro e che il 78% degli utenti di AI porta i propri strumenti, un fenomeno definito "bring your own AI". Solo il 39% degli utenti di AI ha dichiarato di aver ricevuto formazione sull'AI dalla propria azienda.
Quindi i manager che incollano report in ChatGPT non sono un'eccezione. Hanno trovato uno strumento che li aiuta e nessuno ha detto loro quali sono le regole. Il rischio è reale, perché dati dei clienti, retribuzioni o contratti possono uscire dai vostri sistemi, ma l'istinto di usare l'AI va indirizzato, non punito.
#Cosa deve coprire la base di uso sicuro?
Deve essere abbastanza breve da essere completata da ogni dipendente e abbastanza concreta da essere ricordata. Stennir la costruisce intorno a quattro punti:
- Quali strumenti sono approvati e con quali account usarli.
- Quali dati non devono mai essere inseriti: dati personali, fascicoli dei clienti, retribuzioni, tutto ciò che è vincolato da contratto.
- Chi verifica l'output dell'AI prima che raggiunga un cliente, un'autorità di vigilanza o una busta paga.
- Come segnalare un errore, ad esempio aver incollato il file sbagliato, senza timore di essere incolpati.
La base spiega anche, in parole semplici, perché la prompt injection e la fuga di dati sono importanti. La OWASP Top 10 for LLM Applications indica la prompt injection come primo rischio, un riferimento utile per i team IT e sicurezza che definiscono le regole.
#Cosa funziona oltre a un workshop una tantum?
I gruppi per ruolo. Dopo la base comune, raggruppate le persone per ruolo: i manager finance insieme, gli HR business partner insieme, i responsabili operations insieme. Ogni gruppo lavora su un flusso di lavoro reale della propria settimana, con strumenti approvati e i propri documenti. Il formatore ha svolto quel lavoro e mostra i prompt e i controlli che reggono davvero.
Chi ha seguito lunghi corsi generici tende a dire la stessa cosa: la formazione non è piaciuta. Sessioni brevi su attività reali, con utenti sicuri affiancati a quelli più esitanti, funzionano meglio. Il percorso si conclude con un insieme condiviso di prompt e controlli che il team continua a usare.
We are
Stennir fornisce a ogni dipendente una base comune di uso sicuro, poi forma gruppi per ruolo sui loro flussi di lavoro con strumenti approvati.
We aren't
Stennir non è chi scrive una policy e la invia in PDF, né un fornitore che spinge un unico prodotto AI.
#Come dimostrano le risorse umane che la formazione ha funzionato?
Misurando prima e dopo. Prima dell'avvio dei gruppi, registrate quali strumenti approvati usa ogni ruolo e con quale frequenza, più gli eventuali incidenti sui dati segnalati. Misurate di nuovo alla fine. Il servizio di formazione AI chiude ogni programma con un report di adozione basato su questi numeri, così HR e formazione possono mostrare il cambiamento invece di contare le presenze.
#Cosa dovrebbe fare ora un responsabile HR o della formazione?
Chiedete ad alcuni manager per cosa usano l'AI oggi: le risposte indicano su quali flussi di lavoro formare per primi. Poi fate la valutazione di prontezza gratuita oppure prenotate una chiamata di 30 minuti. Per il punto di vista operativo, consultate AI per le operations, e per il basso utilizzo di Copilot leggete perché le licenze Copilot restano inutilizzate.
#Domande frequenti
Dobbiamo prima vietare ChatGPT?
Non necessariamente. Un divieto senza un'alternativa approvata tende a spostare l'uso sui telefoni personali, dove non vedete nulla. Un ordine migliore è indicare gli strumenti approvati, stabilire le regole sui dati e formare le persone su entrambi. Alcune aziende consentono poi ChatGPT tramite un account business con limiti chiari sui dati.
Di cosa avete bisogno da noi per iniziare?
Stennir ha bisogno della vostra attuale policy sull'AI o sull'uso accettabile, se esiste, di un elenco degli strumenti approvati e di un referente HR o della formazione. Per i gruppi per ruolo serve una persona per ruolo in grado di descrivere un flusso di lavoro reale e di condividere documenti di esempio che si possano usare in sicurezza durante la formazione.
La formazione funziona in arabo e in francese?
Sì per arabo e inglese, che Stennir supporta pienamente. Francese e altre lingue sono disponibili su richiesta. I materiali della base comune e dei gruppi sono scritti nella lingua in cui lavora il vostro personale e gli esempi usano i vostri documenti, così le persone si esercitano sul tipo di testo che gestiscono ogni giorno.
Dove vanno i nostri dati durante la formazione?
Restano nei vostri account. I gruppi usano i vostri strumenti approvati nel vostro tenant, e Stennir non copia i documenti di formazione nei propri sistemi. Quando sono coinvolti dati personali, gli esempi vengono oscurati o sostituiti con campioni realistici prima della sessione, così nessuno si esercita su record reali dei clienti.
