経営陣向けのAI戦略ワークショップは、書面にした四つのもので終えるべきです。変える価値のある業務フローの候補リスト、それぞれの名前のある担当者、データとホスティングの未解決の論点、そしてその場で下した一つの決定です。トレンドのスライドとアイデアの一覧で終わったなら、それは実践のセッションではなく、説明会です。
要点
- 経営陣向けのAIワークショップに価値があるのは、アイデアの一覧ではなく、名前のついた決定で終わる場合です。
- 参加者は、予算とプロセスに責任を持つ人であるべきです。COO、財務、最も忙しい部門の責任者、そしてITとデータの担当者です。
- アジェンダよりも事前準備のほうが重要です。各役員は、チームで最も時間を取っている作業と、その作業が動いているツールを持ち寄ります。
- 成果物は、順位をつけた業務フローの候補リスト、それぞれの担当者、データとホスティングの未解決の論点、そして最初の決定一つです。
- 最初の業務フローが明らかで、社内の誰かがそれを進められるなら、ワークショップだけで十分です。そうでなければ、それは診断の始まりです。
#経営陣向けのAIワークショップには、誰が参加すべきですか
意思決定者と、仕事がどこで行われているかを知っている人です。オペレーションの比重が大きい中堅企業なら、たいていはCOOかオペレーションの責任者、財務の責任者、手作業の負荷が最も大きい部門の責任者二、三人、そしてIT、データ、セキュリティの担当者です。ベンダーは参加させないでください。
ワークショップの前に、役員はどのような事前準備をすべきですか
意見ではなく事実から議論を始められるよう、各役員に同じ質問に事前に書面で答えてもらってください。
- チームで最も時間を取っている三つの作業は何で、どれくらいの頻度で繰り返されますか。
- それらはどのシステムで動いていますか。SAP、Odoo、Microsoft 365、Excel、Salesforce、HubSpot、Zendesk、WhatsAppなどです。
- 誰かの承認、確認、再入力を待って仕事が止まっているのはどこですか。
- 承認の有無を問わず、チームはすでにどのAIツールを使っていますか。
- 人が確認しないままAIシステムに送らせたり決めさせたりしてはいけないことは何ですか。
Microsoft・LinkedIn Work Trend Index(2024年5月)によると、知識労働者の75%が職場でAIを使い、その利用者の78%が自分で用意したツールを持ち込んでいます。御社の経営陣はゼロから始めるのではありません。管理されていない利用から始めるのです。
アジェンダの例はどのようなものですか
実践的なアジェンダは五つのブロックで構成され、基調講演はありません。
- 事実:事前準備の内容を部門ごとにまとめた一枚の要約です。
- 絞り込み:各業務フローを、処理量、ルールに基づく度合い、誤りの代償、データにアクセスできるか、誰が出力を承認するかで採点します。
- 候補リスト:三つから五つの業務フローに絞り、それぞれのプロセスの担当者の名前を横に記します。
- 未解決の論点:データがどこにあるか、どのホスティングのルールが適用されるか、誰がAIの出力を最終承認するかです。
- 決定:上位の業務フローの診断や、すでにお持ちのツールの試行など、担当者をつけた次の一歩を一つ合意します。
ワークショップでは、書面で何を残すべきですか
四つの書面の成果物です。それぞれが選ばれた理由を添えた、順位つきの業務フローの候補リスト。業務フローごとの名前のある担当者。個人データを国外に出してよいか、古いERPに使えるAPIがあるかなど、データとホスティングについての未解決の論点の一覧。そして、先送りではなく、経営陣が実際に下した一つの決定です。
最初の業務フローを選ぶ基準は、AIで最初に自動化するプロセスの選び方にあります。その後、取締役会が全体の計画を求めるなら、中堅企業のための優れたAIロードマップに含まれるもので、次に作る文書を説明しています。
ワークショップだけで十分なのは、どのような場合ですか
最初の業務フローが明らかで、データにアクセスでき、社内の誰かが既存のツールを設定したり、最初の構築を進めたりできる場合です。多くのチームは、コンサルタントを必要としない一歩を持ち帰ります。すでにお持ちの機能を有効にする、利用方針を書く、一つの部門をトレーニングする、などです。
それ以上が必要になるのは、順番について役員の意見が分かれている場合、現在の業務フローのコストを誰も言えない場合、ホスティングのルールが不明確な場合です。Gartnerは、生成AIプロジェクトの30%が概念実証の後に放棄されると予測し、その原因の一つに不明確な事業価値を挙げています(Gartner、2024年7月)。
#Stennirは経営陣向けのワークショップをどのように進めますか
Stennirでは、経営陣向けのワークショップはAIコンサルティングの一部です。たいていはAI機会診断の中に位置づけられます。まず実際に仕事をしている人たちにインタビューし、その後、順位をつけた業務フローを経営陣に示して、順番を厳しく検証し、それぞれの担当者を合意します。
診断では、順位をつけた五つの業務フローに、それぞれコストと投資回収の見通しを示し、範囲とホスティングの地域を定めた推奨の構築を一つ提示します。Stennirと構築を進めるかどうかにかかわらず、レポートは御社のものです。進める場合は、同じメンバーが最初の業務フローをAI導入に移します。
We are
Stennirは、順位つきの候補リスト、名前のある担当者、そして一つの決定で終わる、経営陣向けの実践セッションを行います。
We aren't
Stennirは、AIのトレンドについての啓発セッションや、戦略と称したベンダーのデモは行いません。
#COOは次に何をすればよいですか
上の事前準備の質問を経営陣に送り、返ってきた内容を読んでください。現状を手早く把握するには、無料の準備度診断を受けてください。典型的な業務フローはオペレーション向けのAIでご覧いただけます。ワークショップについて話し合うために30分の通話を予約することもできます。
よくある質問
AI戦略ワークショップの前に、当社から何が必要ですか。
意思決定ができるスポンサー、最も負荷の大きい作業とそれが動くシステムについての各役員からの書面の事前準備、そしてその仕事を毎日行っている人たち数人へのアクセスです。事前準備がないと、セッションは決定する場ではなく、事実を集める場になってしまいます。
CEOはワークショップの全体に参加すべきですか。
必ずしもそうではありません。CEOが最も重要になるのは、候補リストと担当者を合意する決定の場面です。それより前のブロックに必要なのは、仕事を知っている人たちです。オペレーション、財務、部門の責任者、そしてITです。決定の場にCEOがいれば、何に予算をつけるかについて議論が現実的になります。
ワークショップはアラビア語で行えますか。
はい。Stennirはアラビア語と英語でセッションを行い、書面の成果物はどちらか一方でも両方でも作成できます。より重要なのは、候補に挙がった業務フローに、チームが実際に扱っているアラビア語の文書とメッセージが含まれていることです。最も難しいデータの論点は、多くの場合そこにあるからです。
経営陣向けのAIワークショップでは、どのような問題が起こり得ますか。
よくある失敗は、熱意だけが残り、担当者が決まらないまま終わるセッションです。もう一つは、最も声の大きい人や、プレゼンをしたベンダーに左右された候補リストです。書面の事前準備、共通の採点基準、そしてその場で下す一つの決定が、どちらも防ぎます。
