Copilotを定着させるには、全員にすべてを教えるのをやめてください。対象の役割をいくつかに絞り、それぞれに、Copilotが特定の手順を担う実際の業務フローを一つ割り当て、利用状況を前後で測り、その仕事を自ら経験した講師に任せます。ライセンスが使われないのは、すでに行っている仕事のどこにツールが入るのかを、誰も示さなかったからです。
要点
- Copilotの利用が低いのは、たいていライセンスや機能の問題ではなく、業務フローの問題です。
- Copilotは頼まれるのを待っています。だからこそ、一日の中で頼むことに意味がある具体的な場面が必要です。
- 全社向けの導入告知メールではなく、少数の役割とそれぞれ一つの業務フローから始めてください。
- 研修の前と後で役割ごとの利用状況を測り、更新の判断を数字に基づいて行えるようにしてください。
- 経営層が目に見える形で使わなければ、従業員はそれを無視してよいという合図と受け取ります。
#購入したCopilotのライセンスを、なぜ誰も使わないのですか
発注者が挙げる最も多い理由は単純です。Copilotは業務フローに自ら入り込まず、頼まれるのを待っている、というものです。月次決算をしている財務アナリストや、承認を追いかけているコーディネーターは、手を止めてCopilotに何ができるかを考えたりしません。実際の作業に結び付いた習慣がなければ、ボタンは押されず、ライセンスは使われないままです。
二つ目の理由は、従業員がすでに気に入ったツールを持っていることです。多くの従業員が、今も個人でChatGPTを使っており、会社のデータを使っていることも少なくありません。MicrosoftとLinkedInのWork Trend Index(2024年5月)によると、AI利用者の78%が自分のAIツールを仕事に持ち込んでおり、会社からAIの研修を受けたAI利用者は39%にとどまりました。
三つ目の理由は、組織の上層部にあります。経営層が自らCopilotを使わなければ、チームはそれを任意のものだと判断します。定着の度合いは、導入告知のメールに書かれた内容ではなく、リーダーが会議で何をするかに従います。
#Copilotの利用を実際に高めるものは何ですか
全社展開としてではなく、業務フローの小さな変更の積み重ねとして扱ってください。Stennirは次の順番で進めます。
- 財務、人事、調達、カスタマーサービスのリーダーなど、仕事が繰り返し型で文書中心の役割をいくつか選びます。
- 役割ごとに業務フローを一つ選び、差異についての解説文の下書きや仕入先とのやり取りの要約など、Copilotが担う具体的な手順を決めます。
- 研修を始める前に、管理レポートから役割ごとの現在の利用状況を記録します。
- 各役割を独立したグループとして、その役割の文書を使い、その仕事を経験した講師が研修します。
- 利用状況をもう一度測り、役割ごとに比較します。
順番が重要です。実際の作業を使った短いセッションは、長く汎用的な講座に勝ります。また、同じグループの中で使い慣れた人とためらいのある人を組ませると、どんなスライド資料よりも早く習慣が広がります。
ライセンスの更新前に、どう判断すればよいですか
更新は、発注者が最も頭を悩ませる時期です。ライセンスが元を取れたのかどうか、誰も言えないからです。だからこそ、前後の測定が重要になります。業務フローを割り当てた後に利用が増えた役割のライセンスは残してください。それでもツールを使わない役割については、期待だけで更新するのではなく、割り当てを変えるか、やめてください。
これは珍しいことではありません。Gartner(2024年7月)は、生成AIプロジェクトの30%が概念実証の後に打ち切られると予測し、その原因の一つに不明確なビジネス価値を挙げました。役割ごとの定着状況レポートがあれば、印象ではなく明確な答えが得られます。
We are
Stennirは、役割別のグループをそれぞれ一つの実際の業務フローで研修し、利用状況を前後で測り、更新の判断に使える定着状況レポートをお渡しします。
We aren't
Stennirはライセンスの再販業者ではなく、スライドが終わると同時に終わる一度きりの意識向上ワークショップでもありません。
研修は誰が行うべきですか
話し手ではなく、実務家です。人が信頼するのは、決算を締めたりサポートの窓口を回したりした経験があり、自分が実際に使っているプロンプトを見せられる講師です。一般的な講師は機能を説明できます。実務家は、月曜の朝にその機能がどの手順を省いてくれるかを見せられます。
AIトレーニングのサービスは、この考え方で作られています。AI Operator Programは、実際の業務フローを使って役割別のグループ研修を行い、定着状況レポートで締めくくります。オペレーションの観点については、オペレーション向けのAIをご覧ください。
#人事やITの責任者は、次に何をすればよいですか
利用状況レポートを取り出し、数字が最も低い役割を一覧にし、業務フローを一つ割り当てることで最も大きな違いが生まれる役割を選んでください。まず外部の視点がほしい場合は、無料の準備度診断を受けるか、30分の通話を予約してください。AI研修会社の選び方のガイドでは、どの提供者にも尋ねるべきことをまとめています。
よくある質問
始めるにあたって、当社は何を用意すればよいですか。
管理センターから取得したCopilotの利用状況レポート、候補となる役割の短い一覧、そして役割ごとに業務フローを説明できる方が一人ずつ必要です。また、汎用的な例ではなく御社の実際の仕事で研修を行うため、各グループのサンプル文書へのアクセスも必要です。
Copilotの研修はアラビア語でも行えますか。
はい。Stennirはアラビア語と英語でグループ研修を行い、他の言語もご要望に応じて対応します。研修では、従業員の業務言語で御社自身の文書を使い、Copilotがアラビア語のプロンプトと返答をどう扱うか、どこが得意か、そして外に出す前にどこで人が出力を確認すべきかを扱います。
それでも従業員がChatGPTを使い続けたら、どうすればよいですか。
まず理由を確かめてください。多くの場合、ChatGPTは単に最初に覚えたツールです。研修では、御社自身のファイルの中で作業するなど、Copilotのほうが合う場面を示し、会社のデータに触れてよいツールについて明確なルールを定めます。より良い習慣を伴わないルールで行動が変わることはまれなので、両方が必要です。
研修の後、当社には何が残りますか。
定着状況レポート、役割ごとの利用状況の数字、各業務フローのために作ったプロンプトとガイド、そしてグループ研修の教材が残ります。ライセンス、テナント、データは、終始御社のアカウントの中にあります。Stennirが管理者権限を引き継ぐことはなく、御社のチームは新しい役割に向けてグループ研修を繰り返すことができます。
