頻繁に繰り返され、書かれたルールに従い、間違えても損失が小さく、データが手元にあり、担当者が一人決まっているプロセスを選んでください。そのうえで、人が持ち続けるべき仕事ではないことを確認します。候補がこの六つの基準のどれか一つでも満たさなければ、後回しにして別のものを選びます。
要点
- 最初のプロセスは、削減効果が数字に表れるほど頻繁に繰り返されるものがよいです。
- 賢いツールより、書かれたルールのほうが重要です。AIは、チームが説明できることにしか従えないからです。
- 間違いを見つけやすく、直しやすいところから始めてください。
- 最初のプロセスには、すでに持っているデータと、出力を承認する人が一人必要です。
- AIが触れてはいけない仕事は、最初の問題が起きた後ではなく、始める前に書き出してください。
#最初にAIで自動化すべきプロセスはどれですか
プログラムではなく、プロセスを一つだけ選んで始めます。各候補について、どれくらい繰り返されるか、どれくらいばらつくか、間違いの損失はいくらか、データを持っているかを採点します。そのうえで、最良のものを一つ選びます。これは公表されたベンチマークではなく、Stennirの実務上の方法です。
よく繰り返され、コストがかかり、間違えやすく、文書化できる仕事を探してください。一度きりの仕事は向いていません。年に2回しか起きない仕事では、ツールがどれほど賢くても、削減効果が小さすぎて気づけません。
仕事はどれくらい繰り返される必要がありますか
変化が目に見えるほどです。1日に何十件も届くタスクなら、導入前と導入後がはっきり分かります。件数の多いものを選んでください。
件数があれば、基準値も得られます。チームが今処理している件数、やり直しが必要な件数、一件にかかる人の時間を数えてください。この基準値がなければ、後になって自動化が役に立ったかどうかを誰も言えません。何かを変える前に、数字を書き留めてください。
そのプロセスは、書き出せるルールに従っていますか
経験のある二人が同じ案件を違うやり方で処理するなら、そのプロセスはまだ準備ができていません。ばらつきは最初に採点すべき項目で、文書化できるかどうかが二番目です。
簡単なテストがあります。一人に、新入社員への手順説明を1ページで書いてもらってください。そのページのどの段落にも「場合による」という言葉が必要なら、先にプロセスを整理してください。Stennirは、この整理を、構築が始まる前にAIコンサルティングの中で行います。
間違いにはいくらかかり、誰が見つけますか
間違った出力を見つけやすく、直しやすいプロセスを選んでください。最初の返信の下書き、届いた文書の仕分け、レビュー用の要約の作成は向いています。支払いの実行や規制当局への回答は向いていません。間違いの損失は、それ自体が採点の要素です。
AIが出したものを承認する人を決めてください。名前のある一人で、却下する権限を持つ人です。担当者のいないレビュー工程は形だけの承認になり、最初の不適切な出力が顧客に届いてしまいます。
#データはあり、AIはそれを読めますか
プロセスが必要とする文書、記録、メールがすでに存在し、アクセスできることを確認してください。過去のデータも採点の要素の一つです。UAEとサウジアラビアの企業には、質問をもう一つ加えます。文書は、アラビア語ですか、英語ですか、両方ですか。アラビア語と英語に完全対応しており、他の言語はご要望に応じて対応します。
ホスティングが二つ目の確認事項です。ホスティングは柔軟で、御社のルールが求める場所に、合致する国、クラウド、システムで行います。早い段階でコンプライアンス責任者と決めてください。用語は用語集で説明しています。
UAEについては、連邦データ保護法である2021年連邦法令第45号が、UAE政府ポータルで要約されています。サウジアラビアには独自の個人データ保護法があり、適用されるかどうかはコンプライアンス責任者に確認してもらってください。この記事は法的な主張をしていません。プロセスを採点する際のリスクの面については、2023年1月に公表されたNIST AIリスクマネジメントフレームワークが、中立的な参照先になります。
どの仕事を自動化しないことにすべきですか
最初のプロセスの一覧には、必ず二つ目の一覧が必要です。AIが触れてはいけないものを書き出してください。採用の判断、懲戒処分、規則の例外など、人についての判断が必要なものは、人に残します。お金を動かすものや、規制当局に送るものも、同じく人に残します。
We are
Stennirは、プロセスを一つ選び、限界を定め、御社自身の基準値と比べて結果を測る手助けをする、AIコンサルティングのパートナーです。
We aren't
Stennirは、固定の計算式でプロセスを採点し、その点数に合うツールを売りつけるツールベンダーではありません。
チームごとの具体的な見方は、オペレーション向けのAIをご覧ください。そのプロセスが適していると分かった場合、構築はAI導入になり、完成した仕事に対してお支払いいただきます。
オペレーション責任者は次に何をすればよいですか
候補のプロセスを5から10個挙げてください。この記事の六つの基準で各候補を採点し、最良のものを一つ残します。そのうえで、担当者、基準値、AIが触れてはいけない仕事を書き出してください。StennirのAIコンサルティングは、まさにこの段階をお手伝いします。また、準備度診断は、ご自身で始めるための無料の方法です。別の見方がほしいときは、30分の通話を予約してください。
よくある質問
始める前に、何を文書化しておく必要がありますか。
プロセスの手順を平易な言葉で、例外のルール、正しい結果が付いた実際の案件のサンプル、そして現在の件数とやり直しの件数です。1ページで十分です。チームがそれを書けないなら、AIを加える前にプロセスを整理する必要があります。
どの仕事を人に残すべきですか。
採用や懲戒のような人についての判断、規則の例外、お金を動かすすべてのもの、規制当局に送るすべてのものです。これらについては、AIが下書きや要約を用意できます。名前のある担当者がそれを読み、判断し、署名します。その線引きは、仕事を始める前に書き出しておきます。
AIが出したものは、誰が承認しますか。
そのプロセスを持つチームの、名前のある一人です。通常はオペレーション責任者かその代理です。その人には、出力を却下する権限と、誤りに気づく文脈があります。共有の受信箱や委員会は担当者ではありません。担当者と代理の人を決めてください。
文書がアラビア語でも使えますか。
はい。アラビア語と英語に完全対応しており、他の言語はご要望に応じて対応します。導入を決める前に、スキャンや複数言語が混在したページを含む、実際の文書のサンプルでテストしてください。品質は文書の種類によって変わるため、御社のチームがすでに持っている正解と照らして測ってください。
最初の自動化で何が問題になり得ますか。また、どうやって見つけますか。
AIが文書を読み違えたり、ルールを間違った案件に当てはめたり、例外を見逃したりすることがあります。それは、名前のあるレビュアー、既知の正解と照らして確認する出力のサンプル、稼働前に書き出した基準値によって見つかります。問題は、プロセスがまだ小さいうちに、数字の中に早く表れます。
