確認を省かずにサプライヤーの登録を早めるには、書類の確認をAIに任せてください。必要なファイルがすべて揃っているか、期限切れのものはないか、営業許可証、税務登録証明書、銀行の証明書に記載された名称が一致しているかを確認します。AIはサプライヤーへの催促の連絡と、取引先レコードの下書きを作ります。レコードの承認と、電話による銀行口座の確認は、毎回、人が行います。
要点
- 登録に時間がかかるのは、承認そのものが難しいからではなく、書類の不足や不一致をめぐるやり取りが続くからです。
- まず必要なのは、どのツールよりも先に、サプライヤーの種類ごとに書面のチェックリストを用意することです。
- AIは、書類が揃っているかの確認、有効期限、アラビア語と英語の書類にまたがる名称の照合が得意です。
- 銀行口座、制裁リスト、リスクの判断は人に残し、口座の変更があるたびに折り返し電話で確認します。
- 追加するサプライヤーが少なければ、必須項目のあるポータルのフォームとチェックリストで十分です。
サプライヤーの登録に、なぜこれほど時間がかかるのですか
現場の責任者が新しい協力会社を必要としています。サプライヤーはzipファイルをメールで送ってきます。営業許可証、税務登録証明書、銀行の証明書、保険証書、会社案内です。ところが営業許可証は期限切れで、銀行の証明書は会社名が微妙に違い、保険証書はなく、営業許可証のアラビア語の名称は依頼に入力された英語の名称と一致しません。
調達部門はメールで返信して待ち、新しいファイルを再確認します。次に経理が銀行の証明書を再確認し、さらに誰かがSAP、Oracle、Odooの取引先マスターにすべてを入力し直します。やり取りのたびに作業が止まります。その間、現場の責任者はなぜ発注できないのかと問い合わせ、すでに登録済みの業者から買いたくなります。
サプライヤーもそれを感じています。HICX(2024年)のサプライヤー調査では、98%のサプライヤーが、最大の顧客とのコミュニケーションには改善が必要だと答えました。分かりにくく、何度も繰り返される書類の依頼は、その大きな部分を占めています。
登録用のチェックリストには、何を含めるべきですか
- サプライヤーの種類ごとに必要な書類です。物品、サービス、協力会社、単発の取引などです。
- 書類ごとに、有効とみなす条件です。発行者、有効期限、正式名称、押印や署名です。
- 書類間で一致しなければならない項目です。正式名称、登録番号、税番号、住所です。
- 誰が何を確認するかです。調達、経理、コンプライアンス、依頼者です。
- 銀行口座のルールです。すでに把握している番号への電話で確認し、同じメールに書かれた番号は決して使いません。
- 追加の審査が必要になる条件です。高リスクのカテゴリー、制裁リストの照合での該当、関連当事者などです。
最初の依頼のときに、サプライヤーの言語でチェックリストを送ってください。遅れの大半は、何が必要なのかをサプライヤーが知らなかったことから生じます。
#AIは何を確認でき、何が人に残るのですか
AIは、アラビア語でも英語でも、スキャンでも電子ファイルでも、提出書類の一つひとつを読み、チェックリストに照らして確認します。揃っているか不足しているか、有効か期限切れか、名称や番号が一致しているかどうかです。何度も部分的な依頼を繰り返すのではなく、まだ不足しているものをすべて挙げた分かりやすい催促メールを一通下書きし、確認用の取引先レコードの下書きを用意します。
判断は人が持ち続けます。名前のある担当者が取引先レコードを承認します。経理は、最初の支払いの前と、変更があるたびに、電話で銀行口座を確認します。制裁リストの照合結果やリスクの例外は、現在それを担当している人が確認します。AIが単独で、稼働中の取引先レコードを作成したり編集したりすることはありません。
登録書類には個人データも含まれます。オーナーの身分証明書、署名者、連絡先です。UAE政府ポータルに掲載されている法律など、御社のデータ保護のルールに従って扱い、構築の前に、書類をどこに保管し、どこで読み取るかを決めてください。
サプライヤーポータルやチェックリストで十分なのはどんなときですか
新しいサプライヤーの追加が数件だけなら、書面のチェックリストと共有メールボックスで十分です。ERPや調達システムにサプライヤーポータルがあるなら(SAP Aribaのサプライヤーライフサイクル、Coupaのサプライヤーポータル、Odooの取引先ポータルなど)、項目を必須にし、そこからのアップロードを義務づけてください。それだけで、AIを使わずに催促の大半はなくなります。
AIが役に立つのは、件数が安定してあり、サプライヤーがポータルではなくメールやWhatsAppで書類を送ってきて、書類がアラビア語と英語で届き、調達部門がサプライヤーとの対話ではなく書類の確認に日々を費やしている場合です。
#Stennirはこれをどのように進めますか
Stennirはまず登録の流れを整理します。通常はAIコンサルティングの一部として行います。AI機会診断では五つの業務フローを、それぞれのコストと回収の見通しとともに順位づけし、構築するものを一つ推奨します。登録が選ばれれば、AI導入で書類の確認と取引先レコードの下書きを御社のシステムに組み込みます。承認者には名前のある担当者を置き、すべての確認を記録します。
アラビア語と英語には完全に対応しており、その他の言語はご要望に応じて対応します。稼働後は、マネージドAI運用の中で、チームが覆した確認結果を見直し、名前のある担当者のもとでルールを調整します。登録の後に続く工程については、承認の業務フローのためのAIをご覧ください。
We are
Stennirは、御社自身のチェックリストを中心に書類の確認と催促の仕組みを構築し、すべての取引先レコードを人が承認し、すべての銀行口座を人が確認します。
We aren't
Stennirは制裁リスト照合のプロバイダーではなく、人の承認なしにサプライヤーをERPに追加するツールでもありません。
調達部門の責任者は次に何をすればよいですか
最近登録した10社のサプライヤーについて、それぞれ何回やり取りが必要だったか、その理由は何かを数えてください。大半が書類の不足や不一致によるものなら、チェックリストを書き、それらの提出書類でAIによる確認をテストしてください。オペレーション向けのAIをご覧のうえ、無料の準備度診断を受けるか、30分の通話を予約してください。
よくある質問
そちらからは何が必要ですか。
現在の登録用チェックリスト、あるいは担当者が記憶で適用しているルール、整っていないものも含めた実際の提出書類のサンプル、そしてテスト環境での取引先マスターへのアクセスです。業務フローが正しく回されるよう、取引先レコードを承認する人と銀行口座を確認する人の名前も必要です。
アラビア語の営業許可証や証明書にも対応していますか。
はい。Stennirは、スキャンを含むアラビア語、英語、二言語併記の書類の確認を構築し、御社が承認したルールに従って、会社名のアラビア語版と英語版を照合します。判断がつかないものは人に回します。その他の言語もご要望に応じて対応し、まず御社自身の書類でテストします。
銀行口座を狙った詐欺を防げますか。
助けにはなりますが、折り返し電話の代わりにはなりません。営業許可証と名称が一致しない銀行の証明書や、銀行口座の変更依頼にはすべて印をつけます。それでも経理は、新しい口座や変更された口座をすべて、すでに登録されている番号への電話で確認します。この統制をAIによる確認で置き換えるべきではありません。
サプライヤーの書類はどこに保管されますか。
御社のルールが求める場所です。ホスティングは構築の前に書面で合意します。御社のクラウド、御社の国、あるいは既存の文書管理システムです。書類、取引先の下書き、ログは御社のアカウントに残り、停止スイッチは御社が持ち、モデル提供元が何を保持してよいかは御社が決めます。
