仕入先との契約の更新通知期限を逃さないためには、署名済みの契約書から更新台帳を一つ作ります。契約ごとに、終了日、自動更新条項、通知期間、通知方法、そして名前のある担当者を記録します。AIは署名済みの過去の契約書を読み込んで台帳に入れ、根拠となる条項を引用できます。各日付は担当者が確認し、通知期限より十分前にアラートが担当者に届くようにします。
要点
- 更新を逃すのは、重要なのが終了日ではなく通知期限であり、それが誰も読み返さない条項の中にあるからです。
- 解決策は、署名済みの書類から作り、契約ごとに名前のある担当者を一人置いた台帳です。
- AIが役に立つのは過去の契約書の処理です。アラビア語と英語の古い契約書を読み、すべての日付の根拠となる条項を引用します。
- 更新、再交渉、終了のどれにするかの判断は担当者に残り、通知を送ることも同じです。
- 契約が数十件なら、担当者を二人置いた共有スプレッドシートとカレンダーのリマインダーで十分です。
なぜ仕入先との契約更新は通知期限を過ぎてしまうのですか
契約書は、共有ドライブ、SharePoint、誰かの受信箱、そして書類棚に散らばっています。管理表は、あるカテゴリーマネージャーが作り、本人だけが更新しているExcelシートです。終了日は記載されていますが、自動更新条項には、終了日の一定期間前までに、指定された宛先へ書留郵便で通知が仕入先に届かなければならないと書かれています。終了日にはまだ余裕があるように見えても、通知期限はすでに過ぎているのです。
やがて担当者が異動し、シートは更新されなくなり、問題の最初の兆候は次の契約期間の請求書です。これは珍しいことではありません。Bdaily(2021年5月)が報じたContractWorksによる社内弁護士への調査では、56%が自動更新を逃したことのある会社に勤めており、46%が前年に一度は逃していました。
Legal Futures(2021年)が取り上げた同じ調査では、71%が、自社は署名後の契約管理に十分に力を入れていないと答えました。
更新台帳には何を記録すべきですか
- 仕入先、契約名、そして下書きではなく署名済みの契約書へのリンク。
- 開始日、終了日、そして自動更新されるかどうか。
- 通知期間と、条項から割り出した通知の必着日。
- 通知方法。書留郵便、指定された宛先へのメール、ポータルなどです。
- 任意解約、価格改定、物価連動の条項と、最低取引量。
- 契約の担当者と代理の担当者の名前。
- 誰でも確認できるよう、すべての日付に対応する条項番号。
台帳の価値は、アラートの質で決まります。通知期限より十分前に、担当者に確認用の資料を送ってください。契約が何を義務づけているか、仕入先との未解決の問題、納入実績、そしてその必要性がまだあるかどうかです。そうすれば、期限に追われてではなく、事実を目の前にして判断できます。
#AIは何をし、担当者の手に残るのは何ですか
読むのはAIです。スキャンされたものも多く、アラビア語や二か国語のものも含む署名済みの過去の契約書から、日付、更新条項、通知条件を台帳に抜き出し、根拠とした条項を引用します。たとえば通知期限が終了日ではなく契約の応当日から数えられているなど、契約があいまいな場合は、推測せずにその契約を指摘します。
抽出された日付は、台帳に入る前に担当者が一つずつ引用された条項と照らし合わせて確認します。更新、再交渉、終了の判断は担当者に残り、通知を送ることも同じです。AIは契約の言語で通知書を下書きできますが、署名して送るのは担当者です。すべての抽出、修正、判断はログに残ります。
スプレッドシートや契約管理ツールで十分なのはどのような場合ですか
仕入先との契約が数十件なら、上記の項目を備えた共有スプレッドシート、名前のある担当者二人、そして終了日ではなく通知期限に設定したカレンダーのリマインダーで十分です。大切なのはツールよりも規律です。四半期末の会議ごとに、出席者を名指しして確認してください。
SAP Ariba、Coupa、Icertisの契約管理機能のような契約ライフサイクル管理ツールをすでに運用しているなら、たいていの抜けは過去の契約書、つまりきちんと登録されなかった古い契約です。それは一度きりの読み取りと確認の仕事であり、AIの助けが最も効果を発揮するところです。
#Stennirはこれをどう進めますか
Stennirがこの問題に出会うのは、たいていより広い見直しの中です。AIコンサルティングではAI機会診断を行い、五つの業務フローにコストと投資回収の見込みを添えて優先順位を付け、構築すべきものを一つ推奨します。更新管理が選ばれれば、AI導入で御社のアカウントの中に、台帳や契約管理ツールへの抽出の仕組みを構築し、すべての日付を担当者が承認し、アラートが名前のある担当者に届く形にします。
アラビア語と英語の契約書に完全対応し、他の言語もご要望に応じて対応します。稼働後は、マネージドAI運用で、Stennir側の名前のある担当者が新しい契約書の抽出品質を確認します。条項の引用と監査証跡についての同じ考え方は、契約レビューの実例で紹介しています。
We are
Stennirは、台帳と署名済み契約書の読み取りの仕組みを構築し、すべての日付を担当者が確認し、すべての更新の判断を担当者が担う形にします。
We aren't
Stennirは法律事務所ではなく、法的助言は行わず、御社に代わって通知を送ったり契約を更新したりすることもありません。
調達責任者は次に何をすればよいですか
取引額の大きい仕入先との契約を10件取り出し、それぞれについて通知期限と担当者が分かっているかを確認してください。すぐに答えられなければ、台帳作りを始めてください。関連する業務フローはオペレーション向けのAIでご覧いただけます。そのうえで無料の準備度診断を受けるか、30分の通話を予約することができます。
よくある質問
台帳を構築するには、こちらから何が必要ですか。
現在保管されている場所での署名済み契約書へのアクセス、仕入先との関係を担当する方の一覧、そして抽出された日付を承認する方一人です。また、通知に関するルールも必要です。誰が、どの方法で送ってよいか、誰が署名するかです。構築は御社のアカウントと文書管理の場所の中で行います。
スキャンされたアラビア語の古い契約書も読めますか。
はい。Stennirは、スキャンしたものも含め、アラビア語、英語、二か国語の契約書の抽出の仕組みを構築します。スキャンの質が悪い場合や条項があいまいな場合は、推測せずにその契約を担当者に回します。他の言語もご要望に応じて対応し、使用前に御社自身の書類で検証します。
どのような問題が起こり得ますか。
日付の読み違い、契約期間を変更する付帯の書簡、別の場所に保管された変更契約などです。だからこそ、すべての日付に条項を引用し、担当者が承認し、変更契約を元の契約にひも付けます。台帳には担当者のいない契約も一覧で表示されます。実はそれが本当のリスクであることも多いのです。
契約書はどこに保管されますか。
御社のルールが求める場所です。ホスティングは構築の前に書面で合意します。御社のクラウド、御社の国、または既存の文書管理システムの中です。契約書、台帳、ログは御社のアカウントの中に残り、停止スイッチは御社の手元にあり、モデル提供元に何を保持させるかも御社が決めます。
