まず、全員に共通する安全な利用の基本から始めてください。どのツールが承認されているか、どのデータを入力してよいか、誰が出力を確認するかです。そのうえで、管理職がそのルールを自分の仕事で実践する役割別のグループ研修を行います。一度きりのワークショップは意識を高めますが、習慣が変わるのは、研修がすでに行っている仕事の中に組み込まれたときだけです。
要点
- 管理職はすでにAIを使っています。研修はゼロからではなく、今していることから始めるべきです。
- 全従業員向けの短い安全な利用の基本で、承認済みツール、データのルール、人による確認を扱います。
- 次に、役割別のグループでその基本を実際の業務フローに当てはめます。習慣が形づくられるのはそこです。
- 人事部門が変化を示せるよう、利用状況とインシデントを研修の前後で測定してください。
- 承認済みのより良い選択肢を示さずにツールを禁止すると、利用が見えないところに移ってしまいます。
#従業員が自分のAIツールを持ち込むのは、どれくらい一般的ですか
非常に一般的です。MicrosoftとLinkedInのWork Trend Index(2024年5月)によると、ナレッジワーカーの75%が仕事でAIを使っており、AI利用者の78%が自分のツールを持ち込んでいます。この傾向は「BYOAI(Bring Your Own AI)」と呼ばれています。会社からAIの研修を受けたと答えたAI利用者は、39%にとどまりました。
つまり、報告書をChatGPTに貼り付けている管理職は、特別な存在ではありません。役に立つツールを見つけたのに、誰もルールを教えなかっただけです。顧客データ、給与、契約書が社外のシステムに出ていくおそれがあるため、リスクは現実のものです。しかし、AIを使おうとする意欲は、罰するのではなく、正しい方向に導くべきものです。
安全な利用の基本には、何を盛り込むべきですか
全従業員が最後まで受けられる短さと、記憶に残る具体性を両立させてください。Stennirは次の四点を軸に組み立てます。
- どのツールが承認されていて、どのアカウントから使うのか。
- 決して入力してはいけないデータ。個人データ、顧客のファイル、給与、契約上の制約があるものすべてです。
- AIの出力が顧客、規制当局、給与明細に届く前に、誰が確認するのか。
- 誤ったファイルを貼り付けてしまったなどの失敗を、責められる心配なく報告する方法。
基本の研修では、プロンプトインジェクションやデータの漏えいがなぜ問題なのかも、平易な言葉で説明します。OWASP Top 10 for LLM Applicationsはプロンプトインジェクションを最初のリスクとして挙げており、ルールを定めるITチームやセキュリティチームにとって役に立つ参照先です。
一度きりのワークショップの先に、何が効果を上げますか
役割別のグループ研修です。基本の研修の後、役割ごとに人を分けます。財務の管理職、人事のビジネスパートナー、オペレーションのリーダーをそれぞれ一つのグループにします。各グループは、自分たちの一週間から実際の業務フローを一つ選び、承認済みのツールと自分たちの文書を使って取り組みます。講師はその仕事を経験しており、実際に通用するプロンプトと確認の方法を示します。
長く汎用的な講座を受けた発注者は、たいてい同じことを言います。研修が好きになれなかった、と。実際の業務を使った短いセッションで、使い慣れた人とためらいのある人を組ませるほうが、うまくいきます。グループ研修の終わりには、チームが使い続ける共通のプロンプトと確認の手順が残ります。
We are
Stennirは、全従業員に一つの安全な利用の基本を示し、そのうえで役割別のグループを、承認済みのツールを使って自分たちの業務フローで研修します。
We aren't
Stennirは、PDFをメールで送るだけの規程作成者でも、一つのAI製品を売り込むベンダーでもありません。
研修の効果を、人事部門はどう示せばよいですか
前後で測定してください。グループ研修を始める前に、各役割がどの承認済みツールをどれくらいの頻度で使っているか、報告されたデータインシデントがあるかを記録します。研修後にもう一度測定します。AIトレーニングのサービスでは、各プログラムの最後に、これらの数字に基づく定着状況レポートをお渡しします。そのため、人事部門や人材育成部門は、出席者数を数えるのではなく、変化を示すことができます。
人事や人材育成の責任者は、次に何をすればよいですか
何人かの管理職に、今AIを何に使っているかを尋ねてください。その答えから、最初に研修すべき業務フローが分かります。そのうえで、無料の準備度診断を受けるか、30分の通話を予約してください。オペレーションの観点についてはオペレーション向けのAIを、Copilotの利用が低迷している場合はCopilotのライセンスが使われない理由をご覧ください。
よくある質問
まずChatGPTを禁止しなければなりませんか。
必ずしもその必要はありません。承認済みの代わりのツールがないまま禁止すると、利用は私物のスマートフォンに移り、何も見えなくなりがちです。より良い順序は、承認済みのツールを示し、データのルールを定め、その両方について研修することです。そのうえで、データについて明確な制限を設けたビジネスアカウント経由でChatGPTの利用を認める企業もあります。
始めるにあたって、当社は何を用意すればよいですか。
AIの利用規程や利用ガイドラインがあればその最新版、承認済みツールの一覧、人事部門または人材育成部門の窓口です。役割別のグループ研修については、役割ごとに一人、実際の業務フローを説明でき、研修で安全に使えるサンプル文書を共有できる方が必要です。
アラビア語やフランス語でも研修できますか。
アラビア語と英語は、Stennirが完全に対応しています。フランス語など他の言語は、ご要望に応じて対応します。基本の研修とグループ研修の教材は従業員の業務言語で作成し、例には御社自身の文書を使うため、毎日扱っている種類の文章で練習できます。
研修中、当社のデータはどこに行きますか。
御社のアカウントの中にとどまります。グループ研修では御社のテナントで承認済みのツールを使い、Stennirが研修用の文書を自社のシステムに複製することはありません。個人データが関わる場合は、セッションの前に例を墨消しするか現実的なサンプルに置き換えるため、実際の顧客記録で練習する人はいません。
