AI voor goedkeuringsworkflows. Software die een openstaande goedkeuring zelfstandig vooruit helpt. Ze leest de aanvraag, toetst die aan je beleid, stuurt hem naar de juiste goedkeurder in Slack en legt de beslissing vast. Een mens tekent nog steeds af waar het beleid dat vereist.
De meeste goedkeuringsketens lopen niet vast op de lastige beslissingen. Ze lopen vast in iemands dm's. Een inkooporder wacht drie dagen omdat de goedkeurder op reis was en niemand opnieuw pingde. De beslissing kostte twee minuten. De wachtrij kostte een week.
#Waarom blijven goedkeuringen liggen terwijl de beslissing zelf snel genomen is?
Omdat het werk niet de beslissing is. Het is het achternagaan. Iemand moet de aanvraag opzoeken, de w-9 van de leverancier erbij halen, die toetsen aan het uitgavenbeleid en uitzoeken wie bij dat bedrag moet aftekenen. Voor een team van 60 mensen zijn dat dagelijks tientallen kleine opzoekacties. De goedkeurder krijgt nooit een nette aanvraag te zien, dus blijft ze liggen.
Wat is AI voor goedkeuringsworkflows?
Het is software die een openstaande goedkeuring zelf vooruit helpt. Ze leest het verzoek, toetst het aan jullie beleid en stuurt het met de nodige context door naar de juiste goedkeurder in Slack. De mens tekent nog steeds af waar het beleid dat vraagt. De goedkeurder krijgt een schoon verzoek in plaats van een achtervolging.
#Wat wordt sneller afgehandeld: inkooporders, leveranciersonboarding, toegang en wijzigingsverzoeken
Deze vier hebben dezelfde vorm. Er komt een aanvraag binnen, die moet getoetst worden aan een regel, en dan zegt een met naam genoemde persoon ja. Daar verdient een ops-bot zijn plek.
- Inkooporders: koppel het bedrag aan de goedkeuringsdrempel, voeg de budgetregel toe, route naar de juiste ondertekenaar.
- Leveranciersonboarding: haal de w-9 en het verzekeringscertificaat op, markeer wat ontbreekt, houd de aanvraag aan totdat ze compleet is.
- Toegangsaanvragen: toets de rol aan de toegangsmatrix, route naar de systeemeigenaar, leg de toekenning vast.
- Wijzigingsverzoeken: voeg de betrokken tickets toe, route naar de beoordelaar, leg de goedkeuring vast voor het auditspoor.
We are
Stennir bouwt een Slack ops-bot die opzoekt, routeert en klaarzet voor ondertekening, zodat de aanvraag ondertekenklaar binnenkomt.
We aren't
Het is geen zoveelste samenvattingsbot die een recap post en het achternagaan alsnog aan jou overlaat.
#Keurt hij dingen op eigen houtje goed?
Nee, en dat is precies het punt. Dit sluit aan bij de interne ops-bots op /ai-for/operations: bots die opzoeken en routeren, niet bots die automatisch goedkeuren. Het patroon is opstellen-en-routeren. De bot doet het opzoekwerk en de routering, en daarna tekent een mens af waar je beleid een naam bij de beslissing vereist. Jij houdt de controle over de beslissingen die ertoe doen.
Voor dit patroon staat een uitgewerkt voorbeeld in het journal: een voorbeeld van dit patroon, een pipeline van extractie, regelgebaseerde validatie en menselijke goedkeuring voor een generiek logistiek team. Het is illustratief, met aangenomen cijfers, en geen klantresultaat. De goedkeurders beslissen niet minder. Ze stoppen met uitzoeken.
De bot doet het opzoeken en het routeren. De goedkeurder doet het beslissen. Die scheiding is de hele winst.
#Hoe bouw je dit zonder quickbooks en Salesforce eruit te rukken?
Je koppelt aan wat je operatie al draait in plaats van het te vervangen. We leveren dit via ai-implementatie, en de codebase is vanaf dag één van jou. De bot koppelt aan QuickBooks of NetSuite, Salesforce of HubSpot, je ticketsysteem en Slack. Er wordt niets uitgerukt.
Weet je niet met welke goedkeuringen je moet beginnen? Dat is een afbakeningsvraag, en daar begint ons ai-consultancy-werk. We brengen in kaart waar de wachtrij echt vastloopt voordat iemand code schrijft, zodat het eerste dat we bouwen het ding is dat de meeste dagen vrijmaakt.
Als je goedkeuringsketens dagenlang doodbloeden in dm's, is dat een oplosbaar probleem, en de scope bepalen we in een kort gesprek. plan een discovery-gesprek van 30 min en breng je drie traagste goedkeuringstypen mee. We vertellen je welke er als eerste opgelost wordt.
