Een AI-strategieworkshop voor een directieteam hoort te eindigen met vier dingen op papier: een shortlist van workflows die het veranderen waard zijn, per workflow een benoemde eigenaar, de open vragen over data en hosting, en één besluit dat ter plekke is genomen. Eindigt hij met een slide over trends en een lijst ideeën, dan was het een briefing, geen werksessie.
#Belangrijkste punten
- Een AI-workshop voor de directie is de moeite waard als hij eindigt met besluiten met namen erbij, niet met een lijst ideeën.
- De mensen in de zaal horen eigenaar te zijn van budgetten en processen: de COO, finance, de hoofden van de drukste afdelingen en wie eigenaar is van IT en data.
- Het voorwerk is belangrijker dan de agenda: elke leidinggevende neemt de taken mee die in het eigen team de meeste uren kosten, en de tools waarop die taken draaien.
- Het resultaat is een gerangschikte shortlist van workflows, een eigenaar per workflow, de open vragen over data en hosting, en één eerste besluit.
- Een workshop alleen volstaat als de eerste workflow voor de hand ligt en iemand intern hem kan uitvoeren; anders is het het begin van een audit.
#Wie hoort er bij een AI-workshop voor bestuurders in de zaal?
Beslissers en de mensen die weten waar het werk gebeurt. In een middelgroot operationeel bedrijf zijn dat meestal de COO of het hoofd operations, de financieel verantwoordelijke, twee of drie afdelingshoofden met de zwaarste handmatige werklast, en wie eigenaar is van IT, data en beveiliging. Laat leveranciers erbuiten.
#Welk voorwerk doen leidinggevenden vóór de workshop?
Vraag elke leidinggevende vooraf schriftelijk dezelfde vragen te beantwoorden, zodat de zaal begint bij feiten in plaats van meningen.
- Welke drie taken in je team kosten de meeste uren, en hoe vaak komen ze terug?
- Op welke systemen draaien ze: SAP, Odoo, Microsoft 365, Excel, Salesforce, HubSpot, Zendesk, WhatsApp?
- Waar wacht werk op iemand die iets moet goedkeuren, controleren of overtypen?
- Welke AI-tools gebruikt je team al, goedgekeurd of niet?
- Wat mag een AI-systeem nooit versturen of beslissen zonder dat een persoon het controleert?
De Microsoft en LinkedIn Work Trend Index, mei 2024 stelde vast dat 75% van de kenniswerkers AI op het werk gebruikt en dat 78% van die gebruikers eigen tools meeneemt. Je directieteam begint niet bij nul. Het begint bij ongereguleerd gebruik.
#Hoe ziet een voorbeeldagenda eruit?
Een werkagenda heeft vijf blokken en geen keynote.
- De feiten: een samenvatting van één pagina van het voorwerk, gegroepeerd per afdeling.
- Het filter: scoor elke workflow op volume, hoe regelgebonden hij is, de kosten van een fout, of de data bereikbaar zijn en wie de output zou goedkeuren.
- De shortlist: breng het terug tot drie tot vijf workflows, met bij elk de naam van de proceseigenaar.
- De open vragen: waar de data staan, welke hostingregels gelden en wie AI-output aftekent.
- Het besluit: spreek één volgende stap af met een eigenaar, zoals een audit van de belangrijkste workflow of een proef met een tool die je al hebt.
#Wat hoort de workshop op papier op te leveren?
Vier schriftelijke resultaten. Een gerangschikte shortlist van workflows met de reden waarom elke workflow erop staat. Per workflow een benoemde eigenaar. Een lijst met open vragen over data en hosting, zoals of persoonsgegevens het land mogen verlaten of of een oud ERP een bruikbare API heeft. En één besluit dat het directieteam heeft genomen, niet uitgesteld.
De criteria voor het kiezen van de eerste workflow staan in hoe kies je het eerste proces om met AI te automatiseren. Wil de raad daarna een volledig plan, dan beschrijft wat een goede AI-roadmap voor een middelgroot bedrijf bevat het volgende document.
#Wanneer volstaat een workshop alleen?
Als de eerste workflow voor de hand ligt, de data bereikbaar zijn en iemand in het bedrijf een bestaande tool kan configureren of de eerste build kan uitvoeren. Veel teams vertrekken met een stap waarvoor geen consultant nodig is: een functie aanzetten die ze al hebben, een gebruiksbeleid schrijven of één afdeling trainen.
Je hebt meer nodig als leidinggevenden het oneens zijn over de volgorde, als niemand kan zeggen wat een workflow vandaag kost, of als de hostingregels onduidelijk zijn. Gartner verwachtte dat 30% van de generatieve AI-projecten na de proof of concept zou worden stopgezet, met onduidelijke bedrijfswaarde als een van de oorzaken (Gartner, juli 2024).
#Hoe pakt Stennir een workshop voor bestuurders aan?
Bij Stennir is de workshop voor bestuurders onderdeel van AI-consulting. Meestal maakt hij deel uit van de AI-kansenaudit: we interviewen eerst de mensen die het werk doen, en leggen daarna de gerangschikte workflows aan je directieteam voor om de volgorde kritisch te toetsen en per workflow een eigenaar af te spreken.
De audit levert vijf gerangschikte workflows op, elk met de kosten en een terugverdiencase, en één aanbevolen build met de scope en de hostingregio. Het rapport is van jou, of je nu met Stennir bouwt of niet. Ga je door, dan nemen dezelfde mensen de eerste workflow mee naar AI-implementatie.
We are
Stennir leidt een werksessie voor de directie die eindigt met een gerangschikte shortlist, benoemde eigenaren en één besluit.
We aren't
Stennir geeft geen inspiratiesessie over AI-trends, en geen demo van een leverancier die als strategie wordt gepresenteerd.
#Wat doet een COO nu?
Stuur de vragen voor het voorwerk hierboven naar je directieteam en lees wat er terugkomt. Voor een snel beeld van waar je staat, doe de gratis gereedheidsscan. Bekijk AI voor operations voor typische workflows, of boek een gesprek van 30 minuten om een workshop door te spreken.
#Veelgestelde vragen
Wat hebben jullie vóór een AI-strategieworkshop van ons nodig?
Een opdrachtgever die besluiten kan nemen, schriftelijk voorwerk van elke leidinggevende over de zwaarste taken en de systemen waarop ze draaien, en toegang tot een paar mensen die dat werk elke dag doen. Zonder voorwerk verzamelt de sessie feiten in plaats van te beslissen.
Moet de CEO de hele workshop bijwonen?
Niet per se. De CEO doet er het meest toe op het beslismoment, als de shortlist en de eigenaren worden afgesproken. De eerdere blokken hebben de mensen nodig die het werk kennen: operations, finance, afdelingshoofden en IT. Een CEO bij het besluit houdt de sessie eerlijk over wat er gefinancierd wordt.
Kan de workshop in het Arabisch?
Ja. Stennir geeft sessies in het Arabisch en Engels, en de schriftelijke resultaten kunnen in een van beide talen of in allebei. Belangrijker is dat de workflows op de shortlist de Arabische documenten en berichten bevatten die je teams echt verwerken, omdat daar vaak de lastigste datavragen zitten.
Wat kan er misgaan met een AI-workshop voor de directie?
Het bekendste falen is een sessie die eindigt in enthousiasme zonder eigenaar. Een ander is een shortlist die is gevormd door wie het hardst praatte of welke leverancier presenteerde. Schriftelijk voorwerk, een gedeeld scorefilter en één besluit ter plekke beschermen tegen beide.
