Wil je het Copilot-gebruik verhogen, stop dan met iedereen in alles trainen. Kies een paar rollen, geef elke rol één echte workflow waarin Copilot een benoemde stap uitvoert, meet het gebruik vooraf en achteraf, en zet trainers in die dat werk zelf hebben gedaan. Licenties blijven ongebruikt omdat niemand mensen heeft laten zien waar de tool past in het werk dat ze al doen.
#Belangrijkste punten
- Laag Copilot-gebruik is meestal een workflowprobleem, geen probleem met licenties of functies.
- Copilot wacht tot iemand het iets vraagt, dus mensen hebben een concreet moment op hun dag nodig waarop vragen zinvol is.
- Begin met een paar rollen en één workflow per rol, niet met een lanceringsmail aan het hele bedrijf.
- Meet het gebruik per rol vóór de training en daarna opnieuw, zodat de verlengingsbeslissing op cijfers rust.
- Als bestuurders het niet zichtbaar gebruiken, lezen medewerkers dat als toestemming om het te negeren.
#Waarom gebruikt niemand de Copilot-licenties die we hebben gekocht?
De reden die kopers het vaakst noemen, is eenvoudig: het voegt zich niet vanzelf in de workflow, het wacht tot iemand het iets vraagt. Een financieel analist die de maand afsluit of een coördinator die achter goedkeuringen aanzit, staat er niet bij stil wat Copilot zou kunnen doen. Zonder een gewoonte die aan een echte taak vastzit, blijft de knop onaangeroerd en de licentie ongebruikt.
De tweede reden is dat mensen al een tool hebben die ze prettig vinden. Veel medewerkers gebruiken nog op eigen houtje ChatGPT, vaak met bedrijfsdata. De Work Trend Index van Microsoft en LinkedIn, mei 2024 vond dat 78% van de AI-gebruikers eigen AI-tools meeneemt naar het werk, en dat slechts 39% van de AI-gebruikers een AI-training van hun bedrijf had gekregen.
De derde reden zit aan de top. Als bestuurders Copilot zelf niet gebruiken, concluderen teams dat het vrijblijvend is. Adoptie volgt wat leidinggevenden in vergaderingen doen, niet wat er in de lanceringsmail stond.
#Wat verhoogt het Copilot-gebruik echt?
Behandel het als een reeks kleine wijzigingen in workflows, niet als een uitrol. Stennir pakt het in deze volgorde aan:
- Kies een paar rollen waarin het werk repetitief en schriftelijk is: finance, HR, inkoop, teamleiders klantenservice.
- Kies per rol één workflow en benoem de precieze stap die Copilot uitvoert, zoals de toelichting op afwijkingen opstellen of een e-mailwisseling met een leverancier samenvatten.
- Leg het huidige gebruik per rol vast uit de beheerrapporten voordat er een training begint.
- Train elke rol als eigen groep, op eigen documenten, met een trainer die dat werk heeft gedaan.
- Meet het gebruik opnieuw en vergelijk, rol voor rol.
De volgorde telt. Een korte sessie op een echte taak werkt beter dan een lange algemene cursus, en zelfverzekerde gebruikers koppelen aan aarzelende collega's in dezelfde groep verspreidt de gewoonte sneller dan welke presentatie ook.
#Hoe beslissen we wat we doen voordat de licenties worden verlengd?
De verlenging is het moment waarop kopers zich de meeste zorgen maken, omdat niemand kan zeggen of de licenties iets hebben opgeleverd. Daarom is de meting vooraf en achteraf belangrijk. Stijgt het gebruik van een rol zodra die een workflow heeft, houd die licenties dan. Gebruikt een rol de tool nog steeds niet, wijs de licenties dan anders toe of zeg ze op, in plaats van op hoop te verlengen.
Dit is niet ongewoon. Gartner, juli 2024 voorspelde dat 30% van de generatieve AI-projecten na de proof of concept zou worden stopgezet, met onder meer onduidelijke bedrijfswaarde als oorzaak. Een adoptierapport per rol geeft je een duidelijk antwoord in plaats van een indruk.
We are
Stennir traint groepen per rol op elk één echte workflow, meet het gebruik vooraf en achteraf, en geeft je een adoptierapport dat je bij de verlenging kunt gebruiken.
We aren't
Stennir is geen licentiewederverkoper, en geen eenmalige bewustwordingsworkshop die eindigt als de slides op zijn.
#Wie moet de training geven?
Praktijkmensen, geen presentatoren. Mensen vertrouwen een trainer die zelf de boeken heeft afgesloten of een supportwachtrij heeft gedraaid en de prompt kan laten zien die hij echt gebruikt. Een algemene trainer kan functies uitleggen; een praktijkmens kan laten zien waar de functie op maandagochtend een stap scheelt.
Zo is de dienst AI-training opgebouwd: het AI Operator Program werkt met rolspecifieke groepen op de echte workflow en sluit af met een adoptierapport. Voor de kant van operations, zie AI voor operations.
#Wat doet een HR- of IT-manager nu?
Haal het gebruiksrapport op, zet de rollen met de laagste cijfers op een rij en kies de rol waar één workflow het meeste verschil zou maken. Wil je eerst een blik van buiten, doe dan de gratis gereedheidsscan of boek een gesprek van 30 minuten. Onze gids over het kiezen van een AI-trainingsbedrijf behandelt wat je elke aanbieder vraagt.
#Veelgestelde vragen
Wat heb je van ons nodig om te beginnen?
Stennir heeft de Copilot-gebruiksrapporten uit je beheercentrum nodig, een korte lijst van kandidaat-rollen en per rol één persoon die de workflow kan uitleggen. We hebben ook toegang nodig tot voorbeelddocumenten per groep, zodat de training plaatsvindt op je echte werk en niet op algemene voorbeelden.
Werkt Copilot-training in het Arabisch?
Ja. Stennir geeft groepstrainingen in het Arabisch en het Engels, en in andere talen op aanvraag. De training gebruikt je eigen documenten in de taal waarin je medewerkers werken, en behandelt hoe Copilot omgaat met Arabische prompts en antwoorden, waar het goed werkt en waar een persoon de output moet controleren voordat die de deur uitgaat.
Wat als medewerkers toch ChatGPT blijven gebruiken?
Zoek eerst uit waarom. Vaak is ChatGPT gewoon waarmee mensen het hebben geleerd. De training laat zien waar Copilot beter past, zoals werken in je eigen bestanden, en stelt een duidelijke regel over welke tools bedrijfsdata mogen raken. Een regel zonder betere gewoonte verandert zelden gedrag, dus beide zijn nodig.
Wat blijft bij ons na de training?
Je houdt het adoptierapport, de gebruikscijfers per rol, de prompts en handleidingen die per workflow zijn gemaakt, en het groepsmateriaal. Je licenties, tenant en data blijven de hele tijd in je accounts. Stennir neemt geen beheerrechten over, en je team kan de groepstrainingen herhalen voor nieuwe rollen.
