AI kan elke leveranciersmail in de eigen taal lezen, sorteren op type (bevestiging, vertraging, gewijzigde hoeveelheid), koppelen aan de open inkooporder en de update voor het ERP voorstellen. De inkoper ziet een Engelse of Arabische samenvatting naast het origineel, en de AI stelt het antwoord op in de taal van de leverancier. Een inkoper keurt beide goed voordat er iets verandert.
#Belangrijkste punten
- In de inkoopinbox komen orderwijzigingen als eerste binnen, en daar blijven ze vaak ook.
- De meeste leveranciersmails vallen in een paar terugkerende typen; begin met die te benoemen.
- AI leest, sorteert, koppelt aan de open order en schrijft een concept; de inkoper keurt elke ERP-wijziging en elk antwoord goed.
- Verzoeken om bankgegevens te wijzigen worden nooit door AI afgehandeld; die gaan direct naar een persoon en een terugbelcontrole.
- Bij een laag volume in twee talen volstaan Outlook-regels en een vertaaltool.
#Hoe ziet een meertalige inkoopinbox eruit?
Een distributeur koopt in bij fabrikanten in verschillende landen. De gedeelde inkoopinbox ontvangt orderbevestigingen met aangepaste hoeveelheden, berichten dat een zending is verschoven, nieuwe proformafacturen, verzoeken om documenten en af en toe een klacht. Sommige zijn in het Engels, sommige in het Arabisch, sommige in het Chinees of Turks, vaak met het belangrijkste detail in een bijgevoegde PDF.
Een coördinator plakt elke mail in een vertaaltool, zoekt het PO-nummer op, opent het ERP, past de verwachte leverdatum aan als ze tijd heeft, en antwoordt. Op een drukke dag komen de wijzigingen helemaal niet in het ERP terecht, waardoor planning, sales en het magazijn werken met datums die al niet meer kloppen.
#Welke leveranciersmails kan AI afhandelen en welke blijven mensenwerk?
Begin met het benoemen van de typen. De meeste inkoopinboxen komen neer op een korte lijst:
- Orderbevestiging, met of zonder wijzigingen in hoeveelheid, artikel of datum.
- Melding van vertraging of deellevering.
- Verzendupdate met bijgevoegde documenten.
- Verzoek van de leverancier om informatie of documenten.
- Klacht, geschil of iets over betaling.
- Verzoek om bankgegevens te wijzigen.
AI kan de eerste vier sorteren, het PO-nummer, de artikelen, hoeveelheden en datums eruit halen, die koppelen aan de open order en de ERP-update voorstellen met de bronregel gemarkeerd. Hij stelt een antwoord op in de taal van de leverancier, met een vertaling voor de inkoper. De inkoper keurt elk voorstel goed, past het aan of wijst het af.
Klachten, geschillen en alles wat met betaling te maken heeft, gaan met een samenvatting naar een persoon. Wijzigingen van bankgegevens worden nooit vanuit een e-mail verwerkt: ze worden gemarkeerd en finance controleert ze telefonisch via een nummer dat al bekend is.
#Wat zijn de risico's als AI leveranciersmails leest?
Leveranciersmails zijn externe input. Tekst in een e-mail of bijlage kan proberen een model te sturen; de OWASP Top 10 voor LLM-toepassingen noemt dat prompt injection en zet het op de eerste plaats. De verdediging zit in het ontwerp: de workflow kan alleen wijzigingen uit een vaste lijst voorstellen, kan niet betalen of leveranciers toevoegen, en een persoon keurt elke wijziging goed.
Het tweede risico is een zelfverzekerde verkeerde lezing, zoals een datumnotatie die andersom wordt gelezen. Toon het origineel naast elk uitgelezen veld en bewaar het wijzigingslogboek. Houd de bouw ook eenvoudig: Anthropic, december 2024 raadt aan te beginnen met de eenvoudigste aanpak en pas complexiteit toe te voegen als dat nodig is. Een vaste workflow met duidelijke stappen werkt hier beter dan een open agent.
#Wanneer volstaan Outlook-regels en een vertaaltool?
Is het volume laag, schrijven de meeste leveranciers in een of twee talen die je leest en zijn orderwijzigingen zeldzaam, dan volstaan regels in Outlook of Gmail plus de vertaalfunctie van Microsoft 365 of een tool als DeepL. Kunnen leveranciers orders bevestigen in het leveranciersportaal van je ERP, stuur ze daar dan eerst naartoe.
AI past als het volume constant is, talen door elkaar lopen, belangrijke details in bijlagen zitten en het ERP steeds achterloopt op de inbox.
#Hoe pakt Stennir dit aan?
Stennir bouwt dit als AI-implementatie: de e-mailtypen, het uitlezen, de koppeling aan open orders in je ERP en de conceptantwoorden, in je eigen accounts, met een inkoper die elke wijziging en elk antwoord goedkeurt. Arabisch en Engels worden volledig ondersteund; andere talen, zoals Chinees of Turks, op verzoek en eerst getest op je echte inbox.
Weet je niet zeker of de inbox de juiste eerste workflow is, dan voert AI-consulting de AI Opportunity Audit uit, die vijf workflows rangschikt, elk met een kosten- en terugverdienonderbouwing. Na de livegang volgen beheerde AI-operations afgewezen voorstellen en herstellen ze terugkerende leesfouten, met een benoemde eigenaar. Voor verzenddocumenten, zie AI voor logistieke documenten en e-mail.
We are
Stennir bouwt een gecontroleerde workflow die leveranciersmails leest, ERP-updates voorstelt en antwoorden opstelt, met een inkoper die elk voorstel goedkeurt.
We aren't
Stennir is geen e-mailprogramma of vertaaldienst, en zijn workflows wijzigen nooit bankgegevens en betalen nooit leveranciers.
#Wat doet een inkoopmanager nu?
Exporteer een steekproef van recente leveranciersmails en sorteer ze met de hand in de typen hierboven. Tel hoeveel een order wijzigden en hoeveel daarvan in het ERP terechtkwamen. Bekijk AI voor operations, en doe daarna de gratis gereedheidsscan of boek een gesprek van 30 minuten.
#Veelgestelde vragen
Wat hebben jullie van ons nodig?
Toegang tot de inkoopinbox, leestoegang tot open inkooporders in je ERP en een steekproef van echte leveranciersmails in elke taal die je ontvangt. We hebben ook de inkopers nodig die wijzigingen goedkeuren, en je regels over welke updates mogen worden voorgesteld. De bouw draait in je eigen accounts.
Welke talen kan het aan?
Arabisch en Engels worden volledig ondersteund, ook in mails die beide mengen en in bijlagen in een van beide talen. Andere talen, zoals Chinees, Turks of Frans, worden op verzoek ondersteund en vóór gebruik getest op je eigen leveranciersmails. De inkoper ziet altijd het origineel naast de vertaling.
Kan een leveranciersmail het systeem misleiden?
Het is zo ontworpen dat het weinig schade kan doen als iemand het probeert. Het kan alleen wijzigingen uit een vaste lijst voorstellen, kan niet betalen, geen leveranciers toevoegen en geen bankgegevens wijzigen, en elk voorstel heeft de goedkeuring van een inkoper nodig. Ongebruikelijke instructies in een mail worden gemarkeerd zodat een persoon ze leest.
Waar blijft onze correspondentie met leveranciers?
Waar je regels dat vereisen. De hosting wordt vóór de bouw schriftelijk vastgelegd: in je eigen cloud, je eigen land of je bestaande mailsysteem. E-mails, voorstellen en logs blijven in je eigen accounts, jij houdt de uitknop, en jij bepaalt wat een modelleverancier mag bewaren.
