Om geen opzegdatums van leverancierscontracten meer te missen, bouw je één verlengingsregister uit de ondertekende contracten: einddatum, clausule over stilzwijgende verlenging, opzegtermijn, wijze van opzeggen en een benoemde eigenaar per contract. AI kan de achterstand aan ondertekende contracten in dat register inlezen en de clausule citeren; een persoon controleert elke datum, en meldingen gaan ruim vóór de opzegdeadline naar de eigenaar.
#Belangrijkste punten
- Verlengingen worden gemist omdat de opzegdatum, niet de einddatum, de datum is die ertoe doet, en die staat in een clausule die niemand opnieuw leest.
- De oplossing is een register dat is opgebouwd uit de ondertekende documenten, met één benoemde eigenaar per contract.
- AI is nuttig voor de achterstand: oude contracten lezen in het Arabisch en Engels en bij elke datum de clausule citeren.
- De beslissing om te verlengen, opnieuw te onderhandelen of te stoppen blijft bij een persoon, net als het versturen van de opzegging.
- Bij een paar dozijn contracten zijn een gedeelde spreadsheet met twee eigenaren en agendaherinneringen genoeg.
#Waarom glippen leveranciersverlengingen voorbij de opzegdatum?
De contracten staan op een gedeelde schijf, in SharePoint, in iemands inbox en in een archiefkast. De tracker is een Excel-sheet die één categoriemanager bouwde en alleen zij bijwerkt. Daarin staan einddatums, maar de verlengingsclausule zegt dat de opzegging een bepaalde periode vóór het einde bij de leverancier moet zijn, per aangetekende brief aan een benoemd adres. De einddatum lijkt ruim; de opzegdatum is al verstreken.
Dan wisselt de eigenaar van functie, raakt de sheet verouderd, en is het eerste teken van problemen een factuur voor een nieuwe termijn. Dat is niet zeldzaam. In een enquête van ContractWorks onder bedrijfsjuristen, waarover Bdaily, mei 2021 berichtte, werkte 56% voor een bedrijf dat een stilzwijgende verlenging had gemist, en had 46% er in het voorgaande jaar een gemist.
Hetzelfde onderzoek, besproken door Legal Futures, 2021, liet zien dat 71% vond dat hun bedrijf na ondertekening te weinig aandacht had voor contractbeheer.
#Wat hoort er in een verlengingsregister?
- Leverancier, contracttitel en de link naar het ondertekende exemplaar, geen concept.
- Begindatum, einddatum en of het contract stilzwijgend wordt verlengd.
- De opzegtermijn en de datum waarop de opzegging binnen moet zijn, afgeleid uit de clausule.
- De wijze van opzeggen: aangetekende post, e-mail naar een benoemd adres, portal.
- Clausules over tussentijdse opzegging, escalatie of indexatie, en minimale volumes.
- De contracteigenaar en een vervangende eigenaar, bij naam.
- De clausuleverwijzing bij elke datum, zodat iedereen die kan controleren.
Het register is maar zo goed als de meldingen. Stuur de eigenaar ruim vóór de opzegdatum een reviewpakket: waartoe het contract je verplicht, openstaande kwesties met de leverancier, leveringsprestaties en of de behoefte nog bestaat. De beslissing wordt dan genomen met de feiten voor ogen, niet onder deadlinedruk.
#Wat kan AI doen, en wat blijft bij een persoon?
AI doet het lezen. Bij een achterstand aan ondertekende contracten, vaak gescand, sommige in het Arabisch, sommige tweetalig, haalt het de datums, de verlengingsclausule en de opzegvoorwaarden eruit voor het register, en citeert het de clausule waarop het zich baseerde. Is een contract dubbelzinnig, bijvoorbeeld een opzegtermijn die vanaf een jubileumdatum loopt in plaats van vanaf de einddatum, dan signaleert het het contract in plaats van te gokken.
Een persoon controleert elke uitgelezen datum tegen de geciteerde clausule voordat die in het register komt. De beslissing om te verlengen, opnieuw te onderhandelen of te stoppen blijft bij de eigenaar, net als het versturen van de opzegging. AI kan de opzegbrief opstellen in de taal van het contract; een persoon ondertekent en verstuurt hem. Elke uitlezing, correctie en beslissing wordt gelogd.
#Wanneer is een spreadsheet of je CLM-tool genoeg?
Heb je een paar dozijn leverancierscontracten, dan zijn een gedeelde spreadsheet met de velden hierboven, twee benoemde eigenaren en agendaherinneringen op de opzegdatum, niet de einddatum, genoeg. De discipline weegt zwaarder dan de tool. Bespreek het register bij elk kwartaaloverleg, met een benoemde deelnemer.
Gebruik je al een tool voor contractlevenscyclusbeheer, zoals de contractmodule in SAP Ariba, Coupa of Icertis, dan zit het gat meestal in de achterstand: oude contracten die nooit goed zijn ingevoerd. Dat is een eenmalige klus van lezen en controleren, en daar loont hulp van AI het meest.
#Hoe pakt Stennir dit aan?
Stennir komt dit meestal tegen binnen een bredere review. AI-consulting voert de AI Opportunity Audit uit, die vijf workflows rangschikt, elk met een kosten- en terugverdienonderbouwing, en één bouw adviseert. Valt de keuze op het volgen van verlengingen, dan bouwt AI-implementatie het uitlezen in je register of CLM, in je accounts, met een persoon die elke datum goedkeurt en meldingen die naar benoemde eigenaren gaan.
Arabische en Engelse contracten worden volledig ondersteund, andere talen op verzoek. Na de livegang controleren beheerde AI-operations de kwaliteit van het uitlezen bij nieuwe contracten, met een benoemde eigenaar aan de kant van Stennir. Dezelfde aanpak voor clausuleverwijzingen en audittrail zie je in het uitgewerkte voorbeeld over contractreview.
We are
Stennir bouwt het register en het lezen van je ondertekende contracten, met een persoon die elke datum controleert en eigenaar is van elke verlengingsbeslissing.
We aren't
Stennir is geen advocatenkantoor, geeft geen juridisch advies en verstuurt geen opzeggingen en verlengt geen contracten namens jou.
#Wat doet een hoofd inkoop nu?
Pak je tien grootste leverancierscontracten en ga voor elk na of je de opzegdatum kent en wie de eigenaar is. Kun je dat niet snel beantwoorden, begin dan met het register. Bekijk AI voor operations voor verwante workflows, en doe dan de gratis gereedheidsscan of boek een gesprek van 30 minuten.
#Veelgestelde vragen
Wat hebben jullie van ons nodig om het register te bouwen?
Toegang tot de ondertekende contracten waar ze nu staan, een lijst van de mensen die eigenaar zijn van leveranciersrelaties, en één persoon die uitgelezen datums goedkeurt. We hebben ook je regels voor opzegging nodig: wie die mag versturen, hoe, en wie tekent. De bouw werkt in je accounts en je documentopslag.
Kan het oude gescande contracten in het Arabisch lezen?
Ja. Stennir bouwt het uitlezen voor Arabische, Engelse en tweetalige contracten, ook gescande exemplaren. Is een scan slecht of een clausule dubbelzinnig, dan wordt het contract voor een persoon gesignaleerd in plaats van gegokt. Andere talen worden op verzoek ondersteund en vóór gebruik getest op je eigen documenten.
Wat kan er misgaan?
Een verkeerd gelezen datum, een side letter die de looptijd wijzigt, of een wijziging die ergens anders is opgeslagen. Daarom citeert elke datum de clausule, keurt een persoon haar goed, en worden wijzigingen aan het origineel gekoppeld. Het register toont ook contracten zonder eigenaar, en daar zit vaak het echte risico.
Waar blijven onze contracten?
Waar je regels dat vereisen. De hosting wordt vóór de bouw schriftelijk vastgelegd, in je cloud, je land of je bestaande documentsysteem. De contracten, het register en de logs blijven in je accounts, en jij houdt de uitknop en beslist wat een modelleverancier mag bewaren.
