Een recruitmentteam houdt elke kandidaat op de hoogte door een bericht te koppelen aan elke fasewijziging in het ATS, AI een korte persoonlijke update te laten opstellen uit het kandidaatdossier, en een recruiter de reeks te laten goedkeuren voordat die de deur uitgaat. Antwoorden worden door AI gesorteerd en naar de juiste recruiter gestuurd, zodat niemand in stilte blijft wachten.
#Belangrijkste punten
- Kandidaten worden geghost omdat updates afhangen van het geheugen van een recruiter, niet omdat recruiters het niet belangrijk vinden.
- Elke fasewijziging in het ATS moet een conceptupdate opleveren, ook bij afwijzingen.
- AI schrijft de persoonlijke regel uit het dossier; een recruiter keurt de reeks goed en is eigenaar van de toon.
- Antwoorden worden gesorteerd in vragen, terugtrekkingen en wijzigingen in beschikbaarheid, en daarna naar een persoon gestuurd.
- Voor afwijzingen in een vroege fase bij grote aantallen zijn de eigen sjablonen van je ATS meestal genoeg.
#Waarom worden kandidaten geghost terwijl niemand dat wil?
Een recruiter heeft dertig of meer openstaande kandidaten over meerdere functies. De klant wordt stil na de gesprekken, de recruiter heeft niets nieuws te melden en zegt dus niets. Kandidaten jagen na via WhatsApp, LinkedIn en e-mail, en elke vraag wordt met de hand beantwoord, als dat al gebeurt.
In een enquête van Greenhouse, waarover UNLEASH berichtte naar aanleiding van het Greenhouse state of job hunting report, december 2024, zei 61% van de werkzoekenden na een sollicitatiegesprek te zijn geghost. Voor een bureau is elk van die kandidaten iemand die het volgend kwartaal misschien wil plaatsen, en een talentpool die zich genegeerd voelt, neemt de telefoon niet meer op.
#Hoe ziet een goede update eruit?
- Ze zegt duidelijk waar de kandidaat staat: nog bij de klant, gaat niet door, of door naar de volgende ronde.
- Ze zegt wat er hierna gebeurt en wanneer de kandidaat weer iets hoort, ook als het antwoord is ‘we wachten nog’.
- Ze heeft één persoonlijke regel uit het dossier, zoals de functie, de interviewer of iets wat de kandidaat vroeg.
- Ze is in de taal die de kandidaat met je gebruikte, Arabisch of Engels.
- Ze biedt een manier om te antwoorden die bij een persoon uitkomt.
#Hoe verloopt de updateworkflow?
- Koppel fases aan berichten: schrijf voor elke ATS-fase de update die een goede recruiter zou sturen, met de feiten die erin moeten staan.
- Start bij een wijziging: verandert een fase, of is een kandidaat langer stil dan je eigen drempel, dan stelt AI de update op uit het dossier.
- Keur goed in reeksen: de recruiter beoordeelt de concepten voor de eigen kandidaten in één keer, past ze aan en verstuurt ze.
- Sorteer antwoorden: AI labelt binnenkomende antwoorden als vraag, terugtrekking, wijziging in beschikbaarheid of iets anders, en stuurt elk antwoord naar de eigenaar.
- Log: het ATS toont wat er is verstuurd, wie het goedkeurde en wat er terugkwam.
Dit is een workflow, geen agent: de stappen liggen vast en het model schrijft concepten binnen elke stap. Anthropic, december 2024 raadt aan te beginnen met de eenvoudigste aanpak die werkt, en kandidaatupdates hebben zelden meer nodig.
#Wat mag een recruiter nooit aan AI overlaten?
Feedback die gelezen kan worden als een reden voor afwijzing op basis van leeftijd, gender, nationaliteit, gezondheid of gezinssituatie. Aanbiedingen en tegenaanbiedingen. Elk bericht aan een kandidaat die van streek is of heeft geklaagd. Het concept kan formuleringen voorstellen, maar een persoon schrijft en verstuurt die berichten, en het dossier laat dat zien.
#Wanneer zijn ATS-sjablonen genoeg?
Bestaat het grootste deel van je volume uit vroege afwijzingen voor functies met veel sollicitanten, dan doen de geautomatiseerde e-mails in Greenhouse, Workable of Bullhorn het werk al. Richt ze in, maak de formulering vriendelijk en specifiek, en je hebt het grootste deel van de stilte opgelost zonder nieuwe tools.
Opgestelde persoonlijke updates doen ertoe na het eerste gesprek, als kandidaten tijd hebben geïnvesteerd en verwachten dat je ze kent. Daar wint of verliest een bureau ook de volgende plaatsing.
#Waar past Stennir?
Stennir gebruikt AI-consulting om te toetsen of kandidaatupdates de juiste eerste workflow zijn ten opzichte van je andere administratie, zoals notities of voordrachten. AI-implementatie bouwt de fasetriggers, concepten en het sorteren van antwoorden in je ATS, e-mail en WhatsApp Business, in het Arabisch en Engels, met een recruiter die elke reeks goedkeurt.
AI-training draait daarna een groep voor recruiters over het snel goedkeuren van concepten zonder dat de toon wegzakt.
We are
Stennir bouwt het opstellen van updates en het sorteren van antwoorden op je ATS, met recruiters die elk bericht goedkeuren.
We aren't
Stennir is geen chatbot die zelfstandig met kandidaten praat, en beslist niet wie doorgaat.
#Wat doet een recruitmentlead nu?
Haal elke kandidaat op die voorbij het eerste gesprek is en tel hoeveel er sinds de laatste fasewijziging geen update hebben gehad. Dat aantal is je nulmeting. Lees AI voor operations en de gids over een WhatsApp-AI-agent in het Arabisch. Boek dan een gesprek van 30 minuten of doe de gratis gereedheidsscan.
#Veelgestelde vragen
Kunnen updates via WhatsApp worden verstuurd?
Ja, via het WhatsApp Business-platform met goedgekeurde berichtsjablonen en toestemming van de kandidaat om daar te worden benaderd. Veel kandidaten in de Golf geven er de voorkeur aan boven e-mail. Het ATS blijft het dossier, dus elk WhatsApp-bericht en elk antwoord wordt bij de kandidaat gelogd en raakt niet kwijt op de telefoon van een recruiter.
Weten kandidaten dat een bericht door AI is opgesteld?
De recruiter keurt elk bericht goed en verstuurt het, dus het is diens bericht. Wil je het opstellen met AI melden, voeg dan een regel toe aan je privacyverklaring voor kandidaten. Wat voor kandidaten telt, is dat de update klopt, vriendelijk is en wordt opgevolgd als ze antwoorden, en dat er een persoon achter staat.
Wat hebben jullie van ons nodig om te starten?
Een recruitmentlead die eigenaar is van het resultaat, toegang tot het ATS via de API of een sandbox, je huidige sjablonen, een lijst van fases en de feiten die elke update moet bevatten, en een selectie geanonimiseerde eerdere berichten die volgens recruiters goed gingen. Stennir vraagt ook hoe je omgaat met toestemming van kandidaten.
Wat kan er misgaan?
Een concept kan de verkeerde fase noemen als het ATS niet actueel is, of vrolijk klinken terwijl het nieuws slecht is. De verdediging bestaat uit fasedata die vóór het opstellen wordt gecontroleerd, toonregels per berichttype, goedkeuring van elke reeks door een recruiter, en een korte wekelijkse review van klachten en onbeantwoorde reacties.
