Warsztat strategii AI dla zarządu powinien skończyć się czterema spisanymi rzeczami: krótką listą przebiegów pracy, które warto zmienić, wskazanym właścicielem każdego z nich, otwartymi pytaniami o dane i hosting oraz jedną decyzją podjętą na sali. Jeśli kończy się slajdem o trendach i listą pomysłów, był to briefing, a nie sesja robocza.
#Najważniejsze wnioski
- Warsztat AI dla zarządu warto prowadzić, gdy kończy się decyzjami z przypisanymi nazwiskami, a nie listą pomysłów.
- Na sali powinny być osoby odpowiadające za budżety i procesy: dyrektor operacyjny, finanse, szefowie najbardziej obciążonych działów oraz osoba odpowiedzialna za IT i dane.
- Przygotowanie jest ważniejsze niż program: każdy członek zarządu przynosi zadania, które pochłaniają najwięcej godzin w jego zespole, i narzędzia, w których są wykonywane.
- Rezultaty to uszeregowana krótka lista przebiegów pracy, właściciel każdego z nich, otwarte pytania o dane i hosting oraz jedna pierwsza decyzja.
- Sam warsztat wystarczy, gdy pierwszy przebieg pracy jest oczywisty, a ktoś w firmie może go poprowadzić; w przeciwnym razie jest początkiem audytu.
#Kto powinien być na sali podczas warsztatu AI dla zarządu?
Osoby decyzyjne i ci, którzy wiedzą, gdzie odbywa się praca. W średniej firmie o intensywnych operacjach zwykle oznacza to dyrektora operacyjnego lub szefa operacji, lidera finansów, dwóch lub trzech szefów działów z największym obciążeniem pracą ręczną oraz osobę odpowiedzialną za IT, dane i bezpieczeństwo. Dostawców nie zapraszaj.
#Jak członkowie zarządu powinni przygotować się do warsztatu?
Poproś każdego członka zarządu, by z wyprzedzeniem odpowiedział pisemnie na te same pytania, aby sala zaczynała od faktów, a nie od opinii.
- Które trzy zadania w twoim zespole zajmują najwięcej godzin i jak często się powtarzają?
- W jakich systemach są wykonywane: SAP, Odoo, Microsoft 365, Excel, Salesforce, HubSpot, Zendesk, WhatsApp?
- Gdzie praca czeka, aż ktoś coś zatwierdzi, sprawdzi lub przepisze?
- Z jakich narzędzi AI twój zespół już korzysta, zatwierdzonych lub nie?
- Czego system AI nigdy nie powinien wysłać ani rozstrzygnąć bez sprawdzenia przez człowieka?
Work Trend Index Microsoftu i LinkedIn, maj 2024 wykazał, że 75% pracowników umysłowych korzysta z AI w pracy, a 78% z nich używa własnych narzędzi. Twój zarząd nie zaczyna od zera. Zaczyna od niekontrolowanego użycia.
#Jak wygląda przykładowy program?
Roboczy program ma pięć bloków i żadnego wystąpienia inspiracyjnego.
- Fakty: jednostronicowe podsumowanie przygotowań, pogrupowane według działów.
- Filtr: oceń każdy przebieg pracy pod kątem wolumenu, stopnia oparcia na regułach, kosztu błędu, dostępności danych i tego, kto zatwierdzałby wynik.
- Krótka lista: zawęź do trzech do pięciu przebiegów pracy, z nazwiskiem osoby odpowiedzialnej za każdy proces.
- Otwarte pytania: gdzie są dane, jakie zasady hostingu obowiązują i kto zatwierdza wynik AI.
- Decyzja: uzgodnij jeden następny krok z właścicielem, np. Audyt najwyżej ocenionego przebiegu pracy albo test narzędzia, które już macie.
#Co warsztat powinien dać na piśmie?
Cztery spisane rezultaty. Uszeregowaną krótką listę przebiegów pracy z powodem, dla którego każdy się na niej znalazł. Wskazanego właściciela każdego przebiegu pracy. Listę otwartych pytań o dane i hosting, np. Czy dane osobowe mogą opuścić kraj albo czy stary ERP ma użyteczne API. I jedną decyzję, którą zarząd podjął, a nie odłożył.
Kryteria wyboru pierwszego przebiegu pracy opisuje artykuł jak wybrać pierwszy proces do automatyzacji z AI. Jeśli rada nadzorcza będzie potem chciała pełnego planu, kolejny dokument opisuje artykuł co zawiera dobra mapa drogowa AI dla średniej firmy.
#Kiedy sam warsztat wystarczy?
Gdy pierwszy przebieg pracy jest oczywisty, dane są dostępne, a ktoś w firmie może skonfigurować istniejące narzędzie albo przeprowadzić pierwszą budowę. Wiele zespołów wychodzi z krokiem, który nie wymaga doradcy: włączenie funkcji, którą już mają, spisanie zasad korzystania albo przeszkolenie jednego działu.
Potrzebujesz więcej, gdy członkowie zarządu nie zgadzają się co do kolejności, gdy nikt nie potrafi powiedzieć, ile dziś kosztuje dany przebieg pracy, albo gdy zasady hostingu są niejasne. Gartner spodziewał się, że 30% projektów generatywnej AI zostanie porzuconych po etapie proof of concept, a wśród przyczyn wskazał niejasną wartość biznesową (Gartner, lipiec 2024).
#Jak Stennir prowadzi warsztat dla zarządu?
W Stennir warsztat dla zarządu jest częścią doradztwa AI. Zwykle wchodzi w skład audytu możliwości AI: najpierw rozmawiamy z osobami, które wykonują pracę, a potem przedstawiamy zarządowi uszeregowane przebiegi pracy, aby zweryfikować kolejność i ustalić właściciela każdego z nich.
Audyt daje pięć uszeregowanych przebiegów pracy, każdy z kosztem i uzasadnieniem zwrotu, oraz jedną rekomendowaną budowę z zakresem i regionem hostingu. Raport należy do ciebie niezależnie od tego, czy budujesz ze Stennir. Jeśli idziesz dalej, te same osoby przenoszą pierwszy przebieg pracy do wdrożeń AI.
We are
Stennir prowadzi sesję roboczą dla zarządu, która kończy się uszeregowaną krótką listą, wskazanymi właścicielami i jedną decyzją.
We aren't
Stennir nie prowadzi sesji inspiracyjnych o trendach w AI ani demonstracji dostawcy przedstawianych jako strategia.
#Co powinien zrobić dyrektor operacyjny w następnej kolejności?
Wyślij powyższe pytania przygotowawcze do zarządu i przeczytaj odpowiedzi. Aby szybko sprawdzić, gdzie jesteś, wypełnij bezpłatną ocenę gotowości. Typowe przebiegi pracy opisuje strona AI dla operacji; możesz też umówić 30-minutową rozmowę, aby omówić warsztat.
#Najczęstsze pytania
Czego od nas potrzebujecie przed warsztatem strategii AI?
Sponsora, który może podejmować decyzje, pisemnych przygotowań od każdego członka zarządu dotyczących najbardziej obciążających zadań i systemów, w których są wykonywane, oraz dostępu do kilku osób, które wykonują tę pracę na co dzień. Bez przygotowań sesja zbiera fakty, zamiast podejmować decyzje.
Czy prezes powinien uczestniczyć w całym warsztacie?
Niekoniecznie. Prezes jest najważniejszy w momencie decyzji, gdy uzgadniana jest krótka lista i właściciele. Wcześniejsze bloki wymagają osób, które znają pracę: operacji, finansów, szefów działów i IT. Obecność prezesa przy decyzji pozwala zachować uczciwość co do tego, co zostanie sfinansowane.
Czy warsztat może odbyć się po arabsku?
Tak. Stennir prowadzi sesje po arabsku i angielsku, a spisane rezultaty mogą być w jednym lub obu językach. Ważniejsze jest, by przebiegi pracy z krótkiej listy obejmowały arabskie dokumenty i wiadomości, z którymi faktycznie pracują wasze zespoły, bo tam często kryją się najtrudniejsze pytania o dane.
Co może pójść nie tak podczas warsztatu AI dla zarządu?
Typowa porażka to sesja, która kończy się entuzjazmem i brakiem właściciela. Inna to krótka lista ukształtowana przez tego, kto mówił najgłośniej, albo przez dostawcę, który miał prezentację. Zabezpieczeniem przed jednym i drugim są pisemne przygotowania, wspólny filtr oceny i jedna decyzja podjęta na sali.
