Szkolenia z AI dla finansów: czego uczyć przed zamknięciem miesiąca?

Przed zamknięciem miesiąca naucz zespół finansów czterech rzeczy: korzystania z pomocy przy formułach w Excelu i przygotowaniu danych, pisania szkiców komentarzy do odchyleń na podstawie już sprawdzonych liczb, wyjaśniania różnic w uzgodnieniach i sprawdzania pól wyodrębnionych z faktur. Wszystko obejmuje jedna zasada: AI nigdy nie staje się źródłem liczby. Każda wartość prowadzi z powrotem do ERP lub skoroszytu.

#Najważniejsze wnioski

• Zespoły finansów zyskują na AI najwięcej przy pisaniu i przygotowaniach wokół liczb, a nie przy samych liczbach.
• Bezpieczna kolejność to pomoc w Excelu, komentarze do odchyleń, wsparcie uzgodnień, a potem wyodrębnianie danych z faktur i wyciągów.
• Każda liczba w szkicu AI musi prowadzić do ERP, pliku bankowego lub skoroszytu.
• Nieopublikowane wyniki, listy płac i dane bankowe nie trafiają do żadnego narzędzia, które nie jest do nich zatwierdzone.
• Bezpłatny kurs wystarczy do podstawowej pomocy w Excelu; szkolenie dla roli ma sens, gdy zmieniają się prace zamknięcia i mechanizmy kontroli.

#Jak wygląda zamknięcie miesiąca w zespole finansów z AI?

Praca przechodzi przez Excel, ERP, np. SAP, Odoo lub Oracle, portale bankowe i wspólną skrzynkę. Analitycy eksportują księgę zobowiązań, pobierają wyciągi od dostawców i je porównują, wyjaśniają różnice w uzgodnieniach bankowych, księgują rozliczenia międzyokresowe i piszą komentarze do odchyleń w raporcie zarządczym. Do tego dochodzą prośby audytorów. Większość wysiłku to przygotowywanie i wyjaśnianie liczb, a nie ich liczenie.

AI pomaga w tych przygotowaniach: napisze formułę wyszukiwania, oczyści eksport, przygotuje akapit wyjaśniający, dlaczego zmieniły się wydatki na podróże, albo streści wątek e-mailowy z dostawcą. Problemy pojawiają się, gdy model wykonuje obliczenia, których nikt nie kazał mu sprawdzać, zaokrągla sumę albo wymyśla przyczynę odchylenia, której nikt nie potwierdził. Drugim ryzykiem jest poufność: listy płac i nieopublikowane wyniki wklejone na prywatne konto.

#Czego zespoły finansów powinny uczyć się najpierw i w jakiej kolejności?

1. Excel i przygotowanie danych: formuły, kroki Power Query i czyszczenie eksportów z ERP, sprawdzone ze znaną sumą.
2. Komentarze do odchyleń: szkic wyjaśnienia na podstawie tabeli zbudowanej i zweryfikowanej przez analityka, a potem redakcja.
3. Wsparcie uzgodnień: opis prawdopodobnych przyczyn różnicy i dowodów, których należy szukać, bez księgowania czegokolwiek.
4. Wyodrębnianie danych z faktur i wyciągów: pobieranie pól z faktur i wyciągów od dostawców, a człowiek sprawdza każde pole, zanim trafi do ERP.
5. Później: szkice odpowiedzi na pytania o zasady i od audytorów oraz streszczenia długich umów dla kontrolera finansowego.

Zaczynanie od Excela buduje zaufanie, bo odpowiedź można sprawdzić od razu: formuła działa albo nie. Komentarze są następne, bo liczby są już ustalone. Wyodrębnianie danych jest na końcu, bo dokładność na prawdziwych fakturach, w tym arabskich, jest wystarczająca dopiero wtedy, gdy etap przeglądu przez człowieka stanie się rutyną.

#Na jakich prawdziwych zadaniach powinno opierać się szkolenie?

Na zamknięciu z poprzedniego miesiąca. Każdy analityk przynosi jeden eksport, który czyścił ręcznie, jedno odchylenie, które musiał wyjaśnić, jedną różnicę w uzgodnieniu i niewielką partię faktur. Wykonuje każde zadanie ponownie w zatwierdzonych narzędziach i porównuje wynik z tym, co złożył. To porównanie pokazuje zespołowi, gdzie AI oszczędza wysiłek, a gdzie wymaga sprawdzania.

#Co lider finansów powinien mierzyć przed szkoleniem i po nim?

• Ile czasu według analityków zajmują komentarze i uzgodnienia, na podstawie krótkiej ankiety przed i po.
• Liczbę otwartych pozycji uzgadniających przy każdym zamknięciu.
• Uwagi z przeglądu do komentarzy i wyodrębnionych pól: co musiał poprawić kontroler finansowy.
• Korzystanie z zatwierdzonego narzędzia według ról, na podstawie jego dzienników.

Mierzenie poprawek jest tak samo ważne jak mierzenie szybkości. Ramy zarządzania ryzykiem AI NIST, styczeń 2023 traktują nadzór człowieka i odpowiedzialność jako część zarządzania ryzykiem AI, a w finansach tym nadzorem jest istniejący już przegląd. Szkolenie powinno ten przegląd ułatwiać, a nie go usuwać.

#Jakie są zasady bezpiecznego korzystania z danych finansowych?

• AI przygotowuje słowa i formuły; liczby są w ERP i skoroszycie.
• Nieopublikowane wyniki, listy płac, dane bankowe i dokumenty podatkowe zostają wyłącznie w zatwierdzonych narzędziach.
• Nic, co wyodrębniła AI, nie jest księgowane w ERP bez sprawdzenia przez wskazaną osobę.
• Przechowuj skoroszyt, prompt i ostateczny szkic razem, aby audytor mógł prześledzić ścieżkę.
• Dane osobowe pracowników podlegają przepisom o ochronie danych, takim jak ustawa ZEA o ochronie danych osobowych.

#Kiedy wystarczy warsztat albo bezpłatny kurs?

Jeśli zespół potrzebuje tylko pomocy w pisaniu formuł i porządkowaniu eksportów w zatwierdzonym narzędziu, takim jak Copilot w Excelu, wystarczy bezpłatny kurs dostawcy i wewnętrzna sesja prowadzona przez waszego najlepszego analityka. To realna opcja i wiele zespołów finansów powinno od niej zacząć.

Szkolenie dla roli jest potrzebne, gdy AI dotyka samego zamknięcia: komentarzy w raporcie zarządczym, dowodów do uzgodnień albo danych z faktur trafiających do ERP. To zmienia mechanizmy kontroli i etapy przeglądu, więc szkolenie musi obejmować to, kto co sprawdza, na waszych plikach, z mierzonymi wynikami.

#Jak prowadzi to Stennir

Stennir prowadzi szkolenia dla finansów jako grupę w Programie operatora AI, w ramach usługi szkoleń z AI. Trenerzy pracowali w operacjach finansowych i korzystają z waszych eksportów, odchyleń i faktur, po arabsku i angielsku. Użycie i odsetek poprawek są mierzone przed i po, a grupa kończy się raportem z wdrożenia dla dyrektora finansowego lub kontrolera.

#Co powinien zrobić lider finansów w następnej kolejności?

Spisz zadania z zamknięcia, przy których zespół poświęca najwięcej wysiłku na wyjaśnianie, a nie liczenie; to wasze pierwsze przypadki szkoleniowe. Następnie przeczytaj stronę AI dla finansów oraz przykład uzgodnień przy zamknięciu miesiąca krok po kroku. Gdy będziesz gotów, wypełnij bezpłatną ocenę gotowości albo umów 30-minutową rozmowę.

#Najczęstsze pytania