Tak, jako wczesne ostrzeganie, przy czym decyzję podejmuje twój dział kontraktów. AI może czytać polecenia z budowy, protokoły ze spotkań, odpowiedzi na zapytania RFI i pisma od klienta, oznaczać zdarzenia, które mogą być zmianą lub opóźnieniem, pilnować terminu na zawiadomienie wynikającego z umowy i przygotowywać projekt zawiadomienia wraz z dokumentacją. Kierownik kontraktu decyduje, czy zawiadomić, i nic nie zostaje wysłane bez jego podpisu.
#Najważniejsze wnioski
- Większość utraconych zmian zaczyna się od polecenia, w którym nikt nie rozpoznał zmiany, a nie od słabego argumentu.
- AI może obserwować dokumenty, w których kryją się zmiany: polecenia z budowy, protokoły, odpowiedzi na RFI, e-maile i rewizje rysunków.
- Każde oznaczenie powinno prowadzić do dokumentu źródłowego i klauzuli umowy, która określa wymóg zawiadomienia.
- Decyzja o zawiadomieniu i wycena handlowa zostają u kierownika kontraktu i kosztorysanta.
- Uporządkowany rejestr zawiadomień i nawyk cotygodniowego przeglądu warto wprowadzić jeszcze przed jakąkolwiek AI.
#Dlaczego wykonawcy przegapiają zawiadomienia o zmianach i roszczeniach?
Zmiany rzadko przychodzą opisane jako zmiany. Odpowiedź inżyniera na RFI dodaje szczegół, poprawiony rysunek przesuwa trasę instalacji, przedstawiciel klienta prosi o coś na spotkaniu koordynacyjnym, opóźniona akceptacja wstrzymuje jedną z branż.
Każde z tych zdarzeń może być zmianą lub zdarzeniem opóźniającym. Zespół na budowie jest zajęty budowaniem, a dział kontraktów dowiaduje się o tym później. Ramy zarządzania ryzykiem AI NIST, styczeń 2023 mówią to samo o każdym wyniku AI: za decyzję odpowiada wskazana osoba, więc AI oznacza, a decyduje człowiek w dziale kontraktów.
W większości standardowych warunków kontraktowych liczy się czas. Zgodnie z Czerwoną Księgą FIDIC z 2017 roku zawiadomienie o roszczeniu trzeba złożyć w określonym terminie od chwili, gdy strona dowiedziała się o zdarzeniu lub powinna była się o nim dowiedzieć, jak wyjaśnia ICC, marzec 2020.
#Czego AI może wypatrywać w dokumentach projektu?
- Polecenia i odpowiedzi na RFI, które dodają, usuwają lub zmieniają zakres w porównaniu z rysunkami kontraktowymi i specyfikacją.
- Rewizje rysunków, których zmiany dotyczą robót już wykonanych, zamówionych lub ujętych w harmonogramie.
- Protokoły ze spotkań i e-maile odnotowujące prośbę, opóźnioną akceptację lub ograniczenia dostępu.
- Raporty dzienne wspominające o przestojach, utrudnieniach lub pracy poza kolejnością.
- Terminy: okres na zawiadomienie z twoich warunków szczególnych, liczony od daty dokumentu źródłowego.
Dla każdego oznaczenia AI przygotowuje krótki zapis: co się stało, które dokumenty to pokazują, która klauzula może mieć zastosowanie i kiedy upływa termin na zawiadomienie. Kierownik kontraktu go potwierdza lub odrzuca.
#O czym zawsze powinien decydować człowiek?
O tym, czy zdarzenie w ogóle jest zmianą, czy zawiadomić, o treści wszystkiego, co trafia do klienta lub inżyniera kontraktu, oraz o wycenie. Te decyzje wymagają oceny handlowej i wyczucia relacji, których model nie ma. Zadaniem AI jest dopilnowanie, aby pytanie trafiło do właściwej osoby, póki jest jeszcze czas na działanie.
To samo podejście co w przeglądzie umów z pełną ścieżką audytu: AI czyta i oznacza, wskazana osoba decyduje, a każdy krok jest rejestrowany.
#Kiedy wystarczy rejestr i lista kontrolna?
Na pojedynczym projekcie z doświadczonym kierownikiem kontraktu, który bierze udział w każdym spotkaniu, rejestr zawiadomień w Excelu, cotygodniowy przegląd poleceń i protokołów oraz standardowy szablon zawiadomienia mogą pokryć większość ryzyka. Ogólny asystent AI pomoże streścić długie pismo.
To przestaje wystarczać przy kilku projektach, gdy rośnie liczba dokumentów, korespondencja jest dwujęzyczna, a dział kontraktów nie jest w stanie przeczytać wszystkiego. Wtedy przebieg pracy, który czyta każdy przychodzący dokument i aktualizuje rejestr, zarabia na siebie dzięki wychwyconym zawiadomieniom.
#Gdzie w tym wszystkim jest Stennir?
Współpraca w ramach doradztwa AI Stennir zaczyna się od audytu możliwości AI: mapuje on, którędy zmiany wchodzą do twoich projektów, i szereguje pięć przebiegów pracy, każdy z kosztami i uzasadnieniem zwrotu, w tym ocenę, czy śledzenie zawiadomień to właściwa pierwsza budowa. Raport należy do ciebie niezależnie od tego, czy budujesz ze Stennir.
Jeśli zdecydujesz się działać dalej, w ramach wdrożeń AI budujemy przebieg czytania i oznaczania na twoim systemie obiegu dokumentów i poczcie, a kierownik kontraktu zatwierdza każde zawiadomienie. Płacisz za gotową pracę. Szkolenia z AI uczą zespół budowy i dział handlowy rejestrowania zdarzeń tak, aby dało się je odnaleźć.
We are
Stennir buduje przebieg pracy, który czyta dokumenty projektu, oznacza możliwe zmiany i przygotowuje zawiadomienia do zatwierdzenia przez kierownika kontraktu.
We aren't
Stennir nie jest doradcą ds. Roszczeń ani kancelarią prawną, a AI nie decyduje o zasadności roszczeń ani nie wysyła zawiadomień.
#Co powinien teraz zrobić kierownik kontraktu?
Weź jeden zakończony projekt, wypisz zmiany i roszczenia zgłoszone za późno albo wcale i ustal, który dokument jako pierwszy pokazał każde z nich. Ta lista to twój zestaw testowy. Zobacz AI dla operacji, wypełnij bezpłatną ocenę gotowości albo umów 30-minutową rozmowę.
#Najczęstsze pytania
Czego potrzebujecie od nas?
Umowy i warunków szczególnych dla jednego projektu, twojego rejestru zawiadomień, próbki poleceń, protokołów i korespondencji oraz kierownika kontraktu, który będzie zatwierdzał oznaczenia. Stennir mapuje, którędy zmiany wchodzą do twoich projektów, i uzgadnia, które decyzje zawsze zostają w twoim dziale handlowym.
Czy czyta korespondencję po arabsku?
Tak. Arabski i angielski są w pełni obsługiwane, także dwujęzyczne pisma i protokoły. Jeśli umowa stanowi, że rozstrzygający jest tekst arabski, oznaczenie pokazuje arabskie brzmienie obok tłumaczenia, aby kierownik kontraktu przed decyzją przeczytał oryginał. Inne języki są dostępne na życzenie.
Czy AI udziela porad prawnych co do zasadności roszczeń?
Nie. Oznacza zdarzenia, łączy dokumenty źródłowe i przygotowuje dokumenty na podstawie twoich szablonów. Zasadność roszczeń, strategia zawiadomień i wszystko, co wymaga oceny prawnej, zostaje u kierownika kontraktu i twoich prawników. Przebieg pracy dba o to, by zobaczyli zdarzenie, póki jest jeszcze czas na działanie.
Co może pójść nie tak?
Zdarzenie pominięte, bo było w odręcznej notatce, fałszywe oznaczenie, które marnuje czas recenzenta, albo błędny termin wynikający ze źle odczytanych warunków szczególnych. Dlatego terminy potwierdza człowiek, każde oznaczenie prowadzi do źródła, a nic nie zostaje wysłane bez podpisu kierownika kontraktu.
