Tak, pod nadzorem człowieka. AI może przeczytać całą dokumentację przetargową, ująć każde wymaganie i każdy element oferty w matrycy zgodności, wskazać sprzeczności między specyfikacją, rysunkami i warunkami oraz przygotować pierwsze odpowiedzi na podstawie wcześniejszych ofert. Kierownik ofert sprawdza matrycę, kosztorysanci odpowiadają za ilości, a decyzje handlowe zostają u dyrektorów.
#Najważniejsze wnioski
- Najlepsze pierwsze zastosowanie AI w przetargach to czytanie dokumentacji i budowa matrycy zgodności, a nie pisanie całej oferty.
- Każde wymaganie w matrycy powinno wskazywać stronę i klauzulę, z której pochodzi, aby człowiek mógł je szybko sprawdzić.
- AI dobrze wychwytuje sprzeczności między specyfikacją, rysunkami i warunkami umowy; to człowiek decyduje, co zgłosić jako pytanie do zamawiającego.
- Kosztorysowanie, rezerwy na ryzyko i decyzja o złożeniu oferty pozostają w rękach twoich ludzi.
- Przy sporadycznym małym przetargu wystarczy dobrze przygotowany prompt w ogólnym asystencie; regularny wolumen przetargów wymaga przebiegu pracy na twoich własnych dokumentach.
#Jak naprawdę wygląda tydzień przetargowy zespołu ofertowego?
Dokumentacja pojawia się na platformie: warunki umowy, warunki szczególne, specyfikacja licząca setki stron, rysunki, przedmiary, formularze i lista dokumentów do złożenia. Ktoś ją pobiera, dzieli między członków zespołu w Excelu i każdy czyta swoją część, podczas gdy termin na pytania się zbliża.
Problemem rzadko jest pisanie. Problemem jest czytanie: obowiązkowy formularz ukryty w załączniku, specyfikacja materiałowa sprzeczna z rysunkiem, klauzula o karach umownych, której nikt nie oznaczył, wymóg listy zatwierdzonych podwykonawców, który wychodzi na jaw dopiero przy składaniu oferty. Szukanie to ukryta strata czasu; w badaniu blisko 600 liderów branży budowlanej przeprowadzonym przez PlanGrid i FMI, sierpień 2018 respondenci podali, że co tydzień spędzają około pięciu i pół godziny na samym szukaniu danych projektowych.
#Które części przetargu może przejąć AI?
- Czytanie i indeksowanie dokumentacji. Każdy dokument podzielony na klauzule, przeszukiwalny po arabsku i angielsku, z odwołaniami do stron.
- Matryca zgodności. Każde wymaganie, dokument do złożenia i formularz z klauzulą źródłową, osobą odpowiedzialną i statusem.
- Sygnały o sprzecznościach i lukach. Specyfikacja w porównaniu z rysunkami, przedmiar w porównaniu ze specyfikacją, warunki w porównaniu z twoimi standardowymi stanowiskami.
- Szkice pytań do zamawiającego. Lista pytań do klienta sformułowana tak, aby kierownik ofert mógł ją poprawić.
- Pierwsze szkice opisów metod realizacji i odpowiedzi opisowych. Oparte na twoich wcześniejszych ofertach i zatwierdzonych treściach, nigdy wymyślone.
To coś innego niż odpowiadanie na kwestionariusz z biblioteki odpowiedzi, o czym piszemy w tekście AI przy odpowiedziach na zapytania RFP. W budownictwie trudniejsze jest zrozumienie, czego wymaga dokumentacja, zanim ktokolwiek zacznie pisać.
#Co powinno zostać u kierownika ofert i kosztorysantów?
Ilości, stawki, rezerwy na ryzyko i decyzja, czy składać ofertę. AI może wskazać surową klauzulę, ale nie oceni, jaką część tego ryzyka twoja firma powinna ponieść. To samo dotyczy zobowiązań harmonogramowych i ofert podwykonawców, które za nimi stoją. Traktuj wynik AI jako dobrze uporządkowaną pierwszą lekturę, którą zatwierdza wskazana osoba.
Jedno ryzyko dotyczy wyłącznie dokumentów spoza firmy: tekst w pliku może zostać napisany tak, aby sterować AI. OWASP Top 10 dla aplikacji LLM wymienia wstrzykiwanie promptów jako pierwsze ryzyko, co jest kolejnym powodem, by matryca pozostawała szkicem, dopóki nie sprawdzi jej człowiek.
#Kiedy wystarczy ogólny asystent AI?
Jeśli co roku składasz kilka ofert w małych przetargach, pomoże firmowy plan ChatGPT, Claude lub Copilot, staranny prompt i szablon listy kontrolnej. Wgraj specyfikację, poproś o każde „należy” i „musi” z numerem klauzuli, a potem samodzielnie sprawdź to z dokumentacją. To mały krok, który uczy zespół, w czym AI się myli.
Przestaje to wystarczać, gdy wolumen przetargów jest stały, dokumentacje są obszerne i dwujęzyczne, a te same błędy się powtarzają. Wtedy matryca musi powstawać za każdym razem w ten sam sposób, być powiązana z wcześniejszymi ofertami, przechowywana tam, gdzie wymagają tego warunki poufności wobec klienta, i mieć właściciela po pierwszej budowie.
#Gdzie w tym miejsce dla Stennir?
Stennir zwykle zaczyna od doradztwa AI: audytu możliwości AI, który analizuje przetargi obok innych prac wymagających wielu dokumentów w twojej firmie i porządkuje pięć przebiegów pracy, każdy z kosztem i uzasadnieniem zwrotu. Jeśli czytanie dokumentacji przetargowej znajdzie się na szczycie, audyt określa jego zakres i region hostingu.
Wdrożenia AI budują następnie ten jeden przebieg pracy w twoich narzędziach, czy to SharePoint, Aconex, czy wspólny dysk, z kierownikiem ofert zatwierdzającym każdą matrycę i każdy szkic. Płacisz za ukończoną pracę. Szkolenia z AI uczą zespół ofertowy sprawdzać wyniki i rozpoznawać, kiedy nie należy im ufać.
We are
Stennir buduje przebieg pracy do czytania dokumentacji przetargowej na twoich własnych dokumentach, z kierownikiem ofert zatwierdzającym matrycę zgodności i każdy szkic, i przekazuje ci konta oraz wyłącznik.
We aren't
Stennir nie jest narzędziem do kosztorysowania i nie decyduje, czy składasz ofertę ani jakie ryzyko ponosisz.
Gartner, czerwiec 2025 ostrzegł, że wiele produktów sprzedawanych jako agenci AI to starsze narzędzia pod nową nazwą, dlatego zanim się zobowiążesz, poproś każdego dostawcę o przepuszczenie przez jego system twojej ostatniej dokumentacji przetargowej.
#Co powinien zrobić kierownik ofert w następnej kolejności?
Wybierz niedawny przetarg, który dobrze znasz, wypisz wymagania, które zespół prawie przeoczył, i użyj go jako przypadku testowego dla każdego narzędzia lub partnera. Zobacz AI dla operacji, wypełnij bezpłatną ocenę gotowości albo umów 30-minutową rozmowę.
#Najczęstsze pytania
Czego potrzebujecie od nas na start?
Dwóch lub trzech wcześniejszych dokumentacji przetargowych wraz z matrycami zgodności i pytaniami, które przygotował wasz zespół, dostępu do zatwierdzonych treści ofertowych oraz kierownika ofert, który będzie sprawdzał wyniki. Stennir porównuje to, co znajduje AI, z tym, co znalazł wasz zespół, aby luki były widoczne, zanim ktokolwiek zacznie na tym polegać.
Czy to działa na arabskich dokumentach przetargowych?
Tak. Arabski i angielski są w pełni obsługiwane, także w dwujęzycznych dokumentacjach, w których rozstrzyga tekst arabski. Stennir najpierw testuje wyodrębnianie danych na waszych dokumentach, bo zeskanowane formularze, pieczęcie i tabele bywają bardzo różne. Matryca pokazuje, z którego języka pochodzi każde wymaganie, aby osoba sprawdzająca mogła przeczytać oryginalną klauzulę.
Gdzie pozostają dokumenty przetargowe?
W regionie, którego wymagają warunki poufności wobec klienta i przepisy o ochronie danych. Stennir hostuje przebieg pracy i uruchamia AI tam, gdzie wskazują wasze zobowiązania, każde działanie trafia do dziennika, a konta, dane i wyłącznik należą do was. Dokumenty są przechowywane tylko tak długo, jak przewiduje wasza polityka przechowywania.
Co może pójść nie tak?
Wymaganie przeoczone, bo znajdowało się w zeskanowanym załączniku, oznaczona sprzeczność, która w rzeczywistości nie istnieje, albo szkic odpowiedzi przeceniający wasze doświadczenie. Dlatego każdy wiersz matrycy prowadzi do strony źródłowej, pozycje o niskiej pewności są oznaczone, a nic nie trafia do oferty bez zatwierdzenia przez kierownika ofert.
