Aby poprawić wykorzystanie Copilota, przestań szkolić wszystkich ze wszystkiego. Wybierz kilka ról, daj każdej jeden prawdziwy przebieg pracy, w którym Copilot wykonuje określony krok, zmierz korzystanie przed i po i postaw na trenerów, którzy sami wykonywali tę pracę. Licencje leżą nieużywane, bo nikt nie pokazał ludziom, gdzie narzędzie pasuje do pracy, którą już wykonują.
#Najważniejsze wnioski
- Niskie wykorzystanie Copilota to zwykle problem przebiegu pracy, a nie licencji czy funkcji.
- Copilot czeka, aż ktoś go poprosi, więc ludzie potrzebują konkretnego momentu w ciągu dnia, w którym prośba ma sens.
- Zacznij od kilku ról i jednego przebiegu pracy dla każdej, a nie od e-maila ogłaszającego start w całej firmie.
- Mierz korzystanie w podziale na role przed szkoleniem i po nim, aby decyzja o odnowieniu opierała się na liczbach.
- Jeśli kadra kierownicza nie korzysta z narzędzia w widoczny sposób, pracownicy odczytują to jako przyzwolenie, by je ignorować.
#Dlaczego nikt nie korzysta z kupionych licencji Copilot?
Najczęstszy powód podawany przez kupujących jest prosty: narzędzie nie wpisuje się samo w przebieg pracy, tylko czeka, aż ktoś je poprosi. Analityk finansowy zamykający miesiąc czy koordynator ścigający zatwierdzenia nie zatrzymuje się, by zastanowić się, co mógłby zrobić Copilot. Bez nawyku powiązanego z prawdziwym zadaniem przycisk pozostaje nieklikany, a licencja niewykorzystana.
Drugi powód jest taki, że ludzie mają już narzędzie, które lubią. Wielu pracowników nadal korzysta z ChatGPT na własną rękę, często z danymi firmy. Work Trend Index Microsoftu i LinkedIn, maj 2024 wykazał, że 78% użytkowników AI przynosi do pracy własne narzędzia AI, a tylko 39% użytkowników AI przeszło szkolenie z AI zapewnione przez firmę.
Trzeci powód leży na samej górze. Gdy kadra kierownicza sama nie korzysta z Copilota, zespoły uznają, że to opcjonalne. Wykorzystanie podąża za tym, co liderzy robią na spotkaniach, a nie za tym, co było w e-mailu ogłaszającym start.
#Co naprawdę zwiększa wykorzystanie Copilota?
Potraktuj to jako zestaw małych zmian w przebiegach pracy, a nie jako wdrożenie. Stennir prowadzi to w tej kolejności:
- Wybierz kilka ról, w których praca jest powtarzalna i oparta na tekście: finanse, HR, zakupy, kierownicy obsługi klienta.
- Dla każdej roli wybierz jeden przebieg pracy i nazwij dokładny krok, który wykonuje Copilot, na przykład szkic komentarza do odchyleń budżetowych lub streszczenie wątku z dostawcą.
- Przed rozpoczęciem szkoleń zapisz obecne wykorzystanie w podziale na role na podstawie raportów administracyjnych.
- Szkol każdą rolę jako osobną grupę, na jej własnych dokumentach, z trenerem, który wykonywał tę pracę.
- Zmierz wykorzystanie ponownie i porównaj, rola po roli.
Kolejność ma znaczenie. Krótka sesja na prawdziwym zadaniu wygrywa z długim, ogólnym kursem, a łączenie pewnych siebie użytkowników z niezdecydowanymi w tej samej grupie szerzy nawyk szybciej niż jakakolwiek prezentacja.
#Jak zdecydować, co zrobić przed odnowieniem licencji?
Odnowienie to moment, którego kupujący obawiają się najbardziej, bo nikt nie potrafi powiedzieć, czy licencje się opłaciły. Dlatego pomiar przed i po ma znaczenie. Jeśli wykorzystanie w danej roli rośnie, gdy dostaje ona przebieg pracy, zachowaj te licencje. Jeśli rola nadal nie korzysta z narzędzia, przenieś licencje lub z nich zrezygnuj, zamiast odnawiać je w nadziei na zmianę.
To nic niezwykłego. Gartner, lipiec 2024 przewidywał, że 30% projektów generatywnej AI zostanie porzuconych po etapie proof of concept, wymieniając wśród przyczyn niejasną wartość biznesową. Raport z wdrożenia w podziale na role daje jasną odpowiedź zamiast wrażenia.
We are
Stennir szkoli grupy według ról na jednym prawdziwym przebiegu pracy dla każdej, mierzy wykorzystanie przed i po i przekazuje ci raport z wdrożenia, z którego skorzystasz przy odnowieniu.
We aren't
Stennir nie jest odsprzedawcą licencji ani jednorazowym warsztatem uświadamiającym, który kończy się razem ze slajdami.
#Kto powinien prowadzić szkolenia?
Praktycy, a nie prezenterzy. Ludzie ufają trenerowi, który zamykał księgi albo prowadził kolejkę zgłoszeń i potrafi pokazać prompt, którego faktycznie używa. Ogólny trener potrafi objaśnić funkcje; praktyk potrafi pokazać, gdzie funkcja oszczędza krok w poniedziałkowy poranek.
Tak zbudowane są szkolenia AI: program operatora AI prowadzi grupy dobrane według ról na prawdziwym przebiegu pracy i kończy się raportem z wdrożenia. Perspektywę operacyjną znajdziesz w AI dla operacji.
#Co powinien zrobić kierownik HR lub IT w następnej kolejności?
Pobierz raport wykorzystania, wypisz role z najniższymi wynikami i wybierz tę, w której jeden przebieg pracy zrobiłby największą różnicę. Jeśli najpierw chcesz spojrzenia z zewnątrz, wypełnij bezpłatną ocenę gotowości albo umów 30-minutową rozmowę. Nasz poradnik jak wybrać firmę szkoleniową z AI opisuje, o co pytać każdego dostawcę.
#Najczęstsze pytania
Czego potrzebujecie od nas na start?
Stennir potrzebuje raportów wykorzystania Copilota z centrum administracyjnego, krótkiej listy kandydujących ról i po jednej osobie na rolę, która potrafi wyjaśnić przebieg pracy. Potrzebujemy też dostępu do przykładowych dokumentów dla każdej grupy, aby szkolenie odbywało się na twojej prawdziwej pracy, a nie na ogólnych przykładach.
Czy szkolenie z Copilota jest dostępne po arabsku?
Tak. Stennir prowadzi grupy po arabsku i po angielsku, a w innych językach na życzenie. Szkolenie wykorzystuje twoje własne dokumenty w języku, w którym pracują twoi pracownicy, i pokazuje, jak Copilot radzi sobie z promptami i odpowiedziami po arabsku, gdzie sprawdza się dobrze, a gdzie człowiek powinien sprawdzić wynik przed wysłaniem.
Co jeśli pracownicy nadal będą korzystać z ChatGPT?
Najpierw ustal dlaczego. Często ChatGPT to po prostu narzędzie, na którym ludzie się uczyli. Szkolenie pokazuje, gdzie Copilot pasuje lepiej, na przykład przy pracy na twoich własnych plikach, i ustala jasną zasadę, które narzędzia mogą mieć styczność z danymi firmy. Zasada bez lepszego nawyku rzadko zmienia zachowanie, więc potrzebne jest jedno i drugie.
Co zostaje u nas po szkoleniu?
Zachowujesz raport z wdrożenia, dane o wykorzystaniu w podziale na role, prompty i poradniki przygotowane dla każdego przebiegu pracy oraz materiały grup. Twoje licencje, środowisko i dane przez cały czas pozostają na twoich kontach. Stennir nie przejmuje żadnych uprawnień administracyjnych, a twój zespół może powtarzać szkolenia dla nowych ról.
