AI może przeczytać każdy mail od dostawcy w jego własnym języku, przypisać go do typu (potwierdzenie, opóźnienie, zmieniona ilość), dopasować do otwartego zamówienia zakupu i zaproponować aktualizację w ERP. Kupiec widzi podsumowanie po angielsku lub arabsku obok oryginału oraz szkic odpowiedzi w języku dostawcy. Kupiec zatwierdza jedno i drugie, zanim cokolwiek się zmieni.
#Najważniejsze wnioski
- Skrzynka zakupów to miejsce, do którego zmiany w zamówieniach trafiają najpierw, i często na tym się kończy.
- Większość maili od dostawców należy do kilku powtarzalnych typów; zacznij od ich nazwania.
- AI czyta, sortuje, dopasowuje do otwartego zamówienia i przygotowuje szkice; kupiec zatwierdza każdą zmianę w ERP i każdą odpowiedź.
- Prośbami o zmianę danych bankowych AI nigdy się nie zajmuje; trafiają od razu do człowieka i wymagają weryfikacji telefonicznej.
- Przy małej liczbie maili w dwóch językach wystarczą reguły Outlooka i narzędzie do tłumaczenia.
#Jak wygląda wielojęzyczna skrzynka zakupów?
Dystrybutor kupuje od producentów z kilku krajów. Na wspólną skrzynkę zakupów przychodzą potwierdzenia zamówień ze zmienionymi ilościami, informacje o przesunięciu wysyłki, nowe faktury proforma, prośby o dokumenty i od czasu do czasu reklamacje. Część jest po angielsku, część po arabsku, część po chińsku lub turecku, a kluczowa informacja często kryje się w załączonym PDF-ie.
Koordynatorka wkleja każdy mail do tłumacza, szuka numeru zamówienia, otwiera ERP, aktualizuje oczekiwaną datę, jeśli ma czas, i odpowiada. W pracowity dzień zmiany w ogóle nie trafiają do ERP, więc planowanie, sprzedaż i magazyn pracują na datach, które już są nieaktualne.
#Które maile od dostawców może obsłużyć AI, a które zostają u ludzi?
Zacznij od nazwania typów. W większości skrzynek zakupów sprowadza się to do krótkiej listy:
- Potwierdzenie zamówienia, ze zmianą ilości, pozycji lub daty albo bez niej.
- Informacja o opóźnieniu lub wysyłce częściowej.
- Aktualizacja wysyłki z załączonymi dokumentami.
- Prośba dostawcy o informacje lub dokumenty.
- Reklamacja, spór lub cokolwiek dotyczącego płatności.
- Prośba o zmianę danych bankowych.
AI może sortować cztery pierwsze typy, wyciągać numer zamówienia, pozycje, ilości i daty, dopasowywać je do otwartego zamówienia i proponować aktualizację w ERP z zaznaczonym wierszem źródłowym. Przygotowuje szkic odpowiedzi w języku dostawcy wraz z tłumaczeniem dla kupca. Kupiec zatwierdza, poprawia lub odrzuca każdą z nich.
Reklamacje, spory i wszystko, co dotyczy płatności, trafiają do człowieka wraz z podsumowaniem. Zmiany danych bankowych nigdy nie są przetwarzane na podstawie maila: zostają oznaczone, a dział finansów weryfikuje je telefonicznie pod numerem, który już jest w kartotece.
#Jakie ryzyka wiążą się z czytaniem maili od dostawców przez AI?
Maile od dostawców to dane z zewnątrz. Tekst w mailu lub załączniku może próbować sterować modelem, co OWASP top 10 dla aplikacji LLM wymienia jako prompt injection, ryzyko numer jeden. Obroną jest projekt: przebieg pracy może proponować tylko zmiany z ustalonej listy, nie może płacić ani dodawać dostawców, a każdą zmianę zatwierdza człowiek.
Drugim ryzykiem jest pewne siebie błędne odczytanie, na przykład daty w odwrotnym formacie. Pokazuj oryginał obok każdego wyciągniętego pola i prowadź dziennik zmian. Budowę też trzymaj w prostocie: Anthropic, grudzień 2024 radzi zaczynać od najprostszego podejścia i dodawać złożoność tylko wtedy, gdy jest potrzebna. Tutaj stały przebieg pracy z jasnymi krokami sprawdza się lepiej niż agent bez ograniczeń.
#Kiedy wystarczą reguły Outlooka i narzędzie do tłumaczenia?
Jeśli maili jest niewiele, większość dostawców pisze w jednym lub dwóch językach, które znacie, a zmiany w zamówieniach są rzadkie, wystarczą reguły w Outlooku lub Gmailu oraz tłumacz wbudowany w Microsoft 365 albo narzędzie takie jak DeepL. Jeśli dostawcy mogą potwierdzać zamówienia w portalu dostawców waszego ERP, najpierw kierujcie ich tam.
AI ma sens, gdy maili jest stale dużo, języki się mieszają, kluczowe informacje kryją się w załącznikach, a ERP ciągle nie nadąża za skrzynką.
#Jak prowadzi to Stennir?
Stennir buduje to w ramach wdrożeń AI: typy maili, wyciąganie danych, dopasowanie do otwartych zamówień w waszym ERP i szkice odpowiedzi, na waszych własnych kontach, a kupiec zatwierdza każdą zmianę i każdą odpowiedź. Arabski i angielski są w pełni obsługiwane; inne języki, takie jak chiński czy turecki, są dostępne na życzenie i najpierw testowane na waszej prawdziwej skrzynce.
Jeśli nie masz pewności, czy skrzynka to właściwy pierwszy przebieg pracy, w ramach doradztwa AI prowadzimy audyt szans AI, który wskazuje pięć przebiegów pracy w kolejności, każdy z kosztem i uzasadnieniem zwrotu. Po uruchomieniu zarządzane operacje AI śledzą odrzucone propozycje i naprawiają powtarzające się błędne odczyty, a odpowiada za to wskazany właściciel. O dokumentach wysyłkowych przeczytasz w tekście AI dla firm logistycznych: dokumenty i poczta.
We are
Stennir buduje sprawdzony przebieg pracy, który czyta maile od dostawców, proponuje aktualizacje w ERP i przygotowuje odpowiedzi, a kupiec zatwierdza każdą z nich.
We aren't
Stennir nie jest klientem poczty ani biurem tłumaczeń, a jego przebiegi pracy nigdy nie zmieniają danych bankowych ani nie płacą dostawcom.
#Co powinien teraz zrobić kierownik zakupów?
Wyeksportuj próbkę ostatnich maili od dostawców i ręcznie przypisz je do powyższych typów. Policz, ile z nich zmieniło zamówienie i ile z tych zmian trafiło do ERP. Zobacz AI dla operacji, a potem wypełnij bezpłatną ocenę gotowości albo umów 30-minutową rozmowę.
#Najczęstsze pytania
Czego potrzebujecie od nas?
Dostępu do skrzynki zakupów, dostępu do odczytu otwartych zamówień zakupu w waszym ERP i próbki prawdziwych maili od dostawców w każdym języku, w jakim je otrzymujecie. Potrzebujemy też kupców, którzy zatwierdzają zmiany, oraz waszych zasad, jakie aktualizacje można proponować. Całość działa na waszych kontach.
Jakie języki obsługuje?
Arabski i angielski są w pełni obsługiwane, także w mailach łączących oba języki i w załącznikach w każdym z nich. Inne języki, takie jak chiński, turecki czy francuski, są dostępne na życzenie i przed użyciem testowane na mailach od waszych dostawców. Kupiec zawsze widzi oryginał obok tłumaczenia.
Czy mail od dostawcy może go oszukać?
Jest zaprojektowany tak, by nawet przy takiej próbie nie mógł wyrządzić wiele szkody. Może proponować tylko zmiany z ustalonej listy, nie może płacić, dodawać dostawców ani zmieniać danych bankowych, a każda propozycja wymaga zatwierdzenia przez kupca. Nietypowe polecenia w mailu są oznaczane do przeczytania przez człowieka.
Gdzie zostaje nasza korespondencja z dostawcami?
Tam, gdzie wymagają wasze zasady. Hosting uzgadniamy na piśmie przed rozpoczęciem budowy: w waszej chmurze, w waszym kraju albo w waszym obecnym systemie pocztowym. Maile, propozycje i dzienniki zostają na waszych kontach, wyłącznik jest u was, a wy decydujecie, co może przechowywać dostawca modelu.
