Przestaniesz przegapiać zawiadomienia o odnowieniu i podwyżce czynszu, gdy będziesz prowadzić jeden rekord najmu dla każdego lokalu, pozwolisz AI czytać każdą umowę i z dużym wyprzedzeniem oznaczać każdy termin zawiadomienia, a także przygotowywać projekt zawiadomienia po arabsku i angielsku na podstawie umowy i obowiązujących zasad. Wskazana osoba sprawdza projekt względem indeksu czynszów, zatwierdza go i wysyła.
#Najważniejsze wnioski
- Przegapione zawiadomienie zwykle oznacza odnowienie na starych warunkach, więc koszt jest realny, nawet jeśli nikt go nie zauważa.
- Problemem rzadko są przepisy; są nim daty najmu rozproszone w plikach PDF, arkuszach i systemie do zarządzania nieruchomościami.
- AI czyta umowy, buduje kalendarz i przygotowuje zawiadomienia; człowiek sprawdza liczby i wysyła.
- Przy małym, uporządkowanym portfelu może wystarczyć dobrze prowadzony system do zarządzania nieruchomościami z alertami o odnowieniach.
- Mierz zawiadomienia wysłane na czas, odnowienia omyłkowo przedłużone na starych warunkach i spory zgłaszane przez najemców.
#Dlaczego zawiadomienia o odnowieniu są przegapiane?
Data zakończenia najmu jest w pliku PDF. Rekord w Ejari lub Ejar zawiera kolejną kopię. System do zarządzania nieruchomościami ma trzecią, wprowadzoną przez kogoś, kto już odszedł. Zespół najmu pracuje na arkuszu, który ostatnio porządkowano, zanim portfel się rozrósł. Odnowienia kumulują się w tych samych tygodniach, a termin na zawiadomienie mija, gdy zespół jest zajęty wprowadzaniem nowych najemców.
Pomnóż to przez kilkaset lokali kilku właścicieli, a w każdym cyklu część zawiadomień wyjdzie za późno. W Dubaju kolumny odpowiadające na pytania najemców, takie jak The National, kwiecień 2023, wyjaśniają, że zmiany przy odnowieniu trzeba przekazać na piśmie z dziewięćdziesięciodniowym wyprzedzeniem; spóźnione zawiadomienie osłabia pozycję wynajmującego przy tym odnowieniu.
#Co musi zawierać ważne zawiadomienie?
Zasady zależą od emiratu lub kraju i się zmieniają, więc ustala je twój doradca prawny, a nie AI. W Dubaju proponowana podwyżka musi też mieścić się w granicach dopuszczonych przez indeks czynszów, jak wyjaśnia The National, czerwiec 2024. W Arabii Saudyjskiej umowy najmu mieszkań przechodzą przez platformę Ejar; Arab News, styczeń 2024 podał, że płatności czynszu za lokale mieszkalne muszą przechodzić przez Ejar.
Przebieg pracy potrzebuje tych zasad spisanych raz, dla każdej jurysdykcji: okres wypowiedzenia, forma, sposób doręczenia, co musi zostać podane i jaki dowód doręczenia trzeba zachować.
#Plan działania dla odnowień i zawiadomień
- Zbuduj jeden rekord najmu dla każdego lokalu: strony, daty rozpoczęcia i zakończenia, warunki odnowienia, klauzule waloryzacyjne, klauzule o zawiadomieniach, numer rejestracji.
- Pozwól AI czytać podpisane umowy i wypełniać rekord; za pierwszym razem człowiek sprawdza każde pole, a później każde pole, które AI oznaczy jako niepewne.
- Spisz z doradcą prawnym zasady zawiadomień dla każdej jurysdykcji, a dla każdej nieruchomości instrukcje właściciela.
- Wygeneruj kalendarz odnowień z każdym terminem zawiadomienia i z dużym wyprzedzeniem oznaczaj każdą umowę dla koordynatora najmu.
- Pozwól AI przygotować projekt zawiadomienia po arabsku i angielsku na podstawie rekordu najmu, zasad i instrukcji właściciela; koordynator sprawdza pozycję względem indeksu czynszów i zatwierdza.
- Wysyłaj w sposób, który zasady uznają za skuteczny, i dołączaj dowód doręczenia do rekordu najmu.
Mierz odsetek zawiadomień wysłanych przed terminem, odnowienia omyłkowo przedłużone na starych warunkach i spory z najemcami. O wychwytywaniu klauzul waloryzacyjnych w istniejących umowach przeczytasz w tekście przykład wychwytywania pominiętych waloryzacji czynszu.
#Kiedy wystarczy system do zarządzania nieruchomościami?
Jeśli dane o najmie są już czyste i kompletne w jednym systemie do zarządzania nieruchomościami, a zespół faktycznie pracuje z jego alertami o odnowieniach, może wystarczyć biblioteka szablonów zawiadomień. Popraw dane i nawyki, zanim cokolwiek dodasz.
Przebieg pracy ma sens, gdy warunki najmu są zapisane w plikach PDF, z których nikt nie wyciągnął danych, właściciele dają różne instrukcje, zawiadomienia wychodzą w dwóch językach, a nikt nie potrafi pokazać dowodu doręczenia zawiadomień z poprzedniego cyklu.
#Gdzie w tym wszystkim jest Stennir?
Stennir zaczyna od doradztwa AI: audyt możliwości AI szereguje pięć przebiegów pracy w obszarze najmu i zarządzania nieruchomościami, każdy z kosztami i uzasadnieniem zwrotu, i rekomenduje jedną budowę z zakresem i regionem hostingu. Następnie w ramach wdrożeń AI budujemy rekord najmu, kalendarz i dwujęzyczne przygotowywanie zawiadomień w twoim systemie do zarządzania nieruchomościami, a koordynator zatwierdza każde zawiadomienie.
Szkolenia z AI obejmują pracę z zespołem najmu na prawdziwej kolejce odnowień. Każde działanie jest rejestrowane wraz z tym, kto je zatwierdził, zgodnie z nadzorem ludzkim opisanym w ramach zarządzania ryzykiem AI NIST, styczeń 2023.
We are
Stennir buduje przebieg odnowień, w którym każde zawiadomienie powstaje na podstawie podpisanej umowy i twoich spisanych zasad, jest zatwierdzane przez wskazaną osobę i rejestrowane wraz z dowodem doręczenia.
We aren't
Stennir nie jest kancelarią prawną i nie decyduje, jaki czynsz możesz pobierać ani czego wymaga twój regulator.
#Co powinien teraz zrobić kierownik najmu?
Wypisz wszystkie umowy kończące się w najbliższym cyklu i sprawdź, przy których termin zawiadomienia jest gdziekolwiek zapisany. Luki to twoje uzasadnienie. Zobacz AI dla zespołów operacyjnych, a potem wypełnij bezpłatną ocenę gotowości albo umów 30-minutową rozmowę.
#Najczęstsze pytania
Czy AI decyduje o nowym czynszu?
Nie. AI przygotowuje zawiadomienie na podstawie rekordu najmu, spisanych przez ciebie zasad i instrukcji właściciela. Koordynator sprawdza pozycję względem indeksu czynszów i kwotę, a następnie zatwierdza, zanim cokolwiek zostanie wysłane. Decyzja o warunkach zostaje u właściciela i twojego zespołu, a każde zatwierdzenie jest rejestrowane.
Czy czyta umowy najmu po arabsku?
Tak. Arabski i angielski są w pełni obsługiwane, także dwujęzyczne umowy i skany. Stennir najpierw testuje ekstrakcję na próbce twoich własnych umów. Pola, co do których AI nie ma pewności, są oznaczane do sprawdzenia przez człowieka, zamiast być wypełniane na domysł, a oryginalna strona jest podlinkowana przy każdym polu.
Czego potrzebujecie od nas?
Dostępu do podpisanych umów i twojego systemu do zarządzania nieruchomościami, zasad zawiadomień zatwierdzonych przez twojego doradcę prawnego, instrukcji właścicieli dotyczących odnowień oraz jednego wskazanego koordynatora, który zatwierdza zawiadomienia. Numery rejestracji z Ejari lub Ejar pomagają przypisać umowy do lokali. Nic nie zostaje podłączone, zanim nie uzgodnimy uprawnień do odczytu i zapisu.
Gdzie zostają dane najemców?
W regionie, którego wymagają twoje zasady. Imiona i nazwiska najemców, dane kontaktowe i warunki najmu to dane osobowe w rozumieniu przepisów o ochronie danych ZEA i Arabii Saudyjskiej, więc Stennir hostuje przebieg pracy i uruchamia model tam, gdzie wskazują te przepisy. Konta, dane i wyłącznik należą do ciebie, a przechowywane są tylko dane potrzebne do działania przebiegu pracy.
